Использование полей Word

Кроме полей слияния, определяющих используемые при слиянии поля источника данных, можно вставлять в основной документ поля Word, обеспечивающие дополнительные возможности по автоматизации документа. Например, с их помощью можно вставить в документ рисунки, номера страниц, текущую дату, время и другие дополнительные сведения.

Для вставки поля Word необходимо выполнить следующие действия.

1. Установить курсор в требуемое место основного документа.

2. Нажать кнопку Добавить поле Word на панели инструментов «СЛИЯНИЕ» (рис. 4). Появится список полей Word.

3. Выбрать поле Word, вставляемое в документ.

4. При вставке большинства полей Word, требуется задать его параметры в соответствующем диалоговом окне.

Список полей Word состоит из: ASK и FILLIN, IF (If...Then...Else...), SET, MERGEREC, MERGESEQ, NEXT.

Поля ASK и FILLIN, выводят запрос, который заполняется при слиянии каждой записи данных с основным документом (рис. 7).

Рис. 7. Окно поля Fillin

В поле СООБЩЕНИЕ вводится вопрос, поясняющий назначение вводимого текста. «Ответ по умолчанию» позволяет ввести типовой текст. Флажок «Только один раз» определяет режим вывода окна диалога только один раз, а введенный текст вставляется во все документы составного письма.

Ответы записываются в документ, полученный в результате слияния с записью данных. Например, требуется вывести запрос для ввода времени визита, отличающегося для каждого клиента. Поле { FILLIN "Введите время визита, назначенное { MERGEFIELD ИмяКлиента }:"} выводит окно диалога (рис.8). Для добавления поля ИмяКлиента сначала необходимо вставить поле FILLIN в основной документ, а затем добавить поле слияния ИмяКлиента в код поля, т.е. в режиме пока кодов полей, который устанавливается сочетанием клавиш ALT + F9.

Рис. 8. Окно запроса поля FILLIN, выводимого при слиянии

Поле IF (If...Then...Else...) выводит сведения только при выполнении указанных условий (рис. 9). «Поле» – задает поле слияние, в зависимости от значения которого выводится определенный текст сообщения. «Оператор» – позволяет выбрать операцию сравнения: равно, меньше, больше и.т.д. «Значение» – задает текст, с которым будет выполнено сравнение. «Вставить следующий текст» – требует ввода текста, который следует вставить в случае выполнения условия. «В противном случае вставить следующий текст» – требует ввода текста, который следует вставить в случае не выполнения условия.

Рис. 9. Окно диалога поля IF

Например, поле IF можно использовать, чтобы послать поздравительные письма, меняя обращение в зависимости от того, кому они отправляются: другу или подруге. Для достижения этой цели можно использовать поле Пол (рис. 10).

Рис. 10. Пример окна поля IF

П

оле SET (установка закладки), позволяют присвоить текст, число или другие данные закладке. В итоговых составных документах эти сведения можно использовать несколько раз. Если эти сведения будут изменены, достаточно будет изменить один раз поле SET, а не искать по всему документу и изменять каждое вхождение. При вставке поля отображается окно диалога (рис. 11).

Рис. 11. Окно поля SET

«Закладка» – требует ввода имени новой или уже созданной ранее закладки, «Значение» – используется для ввода значения, подлежащего вставке в документ. Например, изменить название товара, введя новое в виде поля SET.

Поля MERGEREC, MERGESEQ вставляют в основной документ номера записи данных, число записей данных, успешно слитых с основным документом.

Поле NEXT, означает переход к следующей записи данных, не начиная новый составной документ.

Поле NEXTIF. В случае истинности результата сравнения двух выражений переходит к следующей записи данных, не начиная новый составной документ (рис. 12). Поля слияния, следующие после поля NEXTIF в основном документе, заменяются значениями полей из следующей (а не из текущей) записи данных. В случае ложности результата переходит к следующей записи данных и начинает новый составной документ.

Рис. 12. Окно поля NEXTIF

Поле SKIPIF. В случае истинности результата сравнения двух выражений переходит к следующей записи данных и начинает новый составной документ (рис. 13). В случае ложности результата переходит к следующей записи данных, не начиная новый составной документ.

Рис. 13. Окно поля SKIPIF