Создание серийного письма Общие сведения
Серийные письма (составные документы)— это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. Команда Сервис– Слияние позволяет автоматически объединять текст документа с именами, адресами и другой информацией для создания персонализированных писем, почтовых наклеек и другой печатной продукции.
Чаще всего эта команда используется для создания писем, конвертов и почтовых наклеек. Тем не менее, поскольку поля могут быть вставлены в любой текстовый документ, и документы можно форматировать в соответствии с конкретными потребностями, ее можно использовать для создания каталогов, заказов, телефонных списков и многих других документов.
Для создания составного документа необходимо наличие двух объектов:
Основного документа, содержащего подлежащий распространению текст, а также поля слияния, указывающие на места подстановки данных из второго документа — Источника данных,
Источника данных, содержащего имена, адреса и другую информацию, подлежащую вставке в документ. Источник данных представляет собой таблицу, первая строка которой — имена полей слияния. Остальные строки, называемые записями, включают информацию, которая будет отличать одно письмо от другого. Источниками данных могут быть файлы Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft OutLook и файлы многих других типов
При выполнении слияния эти два объекта объединяются, формируя составные документы, отличающиеся для каждого из адресов или других записей в источнике. Создается по одной копии документа для каждой записи, содержащейся в файле источника данных, другими словами, количество составных документов определяется количеством строк в источнике данных.
Если не требуется создавать отдельные документы для каждой из записей источника данных, перед выполнением слияния можно выполнить сортировку или применить фильтр к данным источника.
Принципы работы функции слияния
Открыть окно документа, на основе которого будет создан основной документ.
Задать команду Сервис – Слияние. Отображается диалоговое окно «Слияние» (рис. 1).
Нажать кнопку Создать для создания основного документа. На этом этапе можно выбрать тип создаваемого документа или использовать активный документ. Этот выбор влияет на способ создания составного документа.
Нажать кнопку Получить данные для выбора источника данных. На этом этапе можно создать новый или открыть созданный ранее источник данных.
Добавить поля слияния к основному документу, а затем добавить или изменить текстовую или графическую информацию в нем для придания ему законченного вида.
Выбрать и отсортировать записи источника данных, предназначенные для создания составных документов.
Проверить составные документы на наличие ошибок.
Объединить источник данных с основным документом.
Рис. 1. Окно мастера Слияния
Технология создания основного документа
Существует два способа создания основного документа.
Предварительное создание документа (например, бланка) с последующим выбором его в качестве основного документа в окне диалога «Слияние».
Создание пустого документа с помощью окна диалога «Слияние» для использования его в качестве основного документа.
Рассмотрим первый способ.
Открыть документ, содержащий введенную ранее текстовую или графическую информацию.
Выбрать команду Сервис – Слияние.
В диалоговом окно «Слияние» нажать кнопку Создать и выбрать тип создаваемого документа, при этом отобразится запрос, требуется ли создать новый документ или использовать в качестве основного активный документ.
Выбрать соответствующую кнопку, после чего создается основной документ или преобразуется активный документ в основной и на экране снова окно диалога «Слияние».
Различают следующие типы основного документа.
Документ на бланке используется при необходимости создать письмо, приглашение, счет или любой другой документ, который необходимо распечатать по одной копии для каждой записи источнику данных.
Наклейки выбираются при создании наклеек или документов, содержащих повторяющиеся блоки данных, размещаемые на одной странице документа (например, бейджи).
Конверты предназначены для создания конвертов, по одному для каждой записи источнику данных.
Каталог предназначен для создания списков или каталогов телефонных номеров, заказчиков, сотрудников и т.д.
Примечание. Тип основного документа слияния можно изменить на любом этапе работы с ним, кроме того, допустимо и преобразование его в обычный документ. При проведении преобразований содержимое документа не меняется.