Державна статистична та оперативна звітність у сфері праці
Комплекс звітної та звітно-довідкової документації концентрує в узагальнюючому вигляді зведені, підсумкові та аналітичні інформаційні показники, що відображають ефективність виконання функцій управління персоналом за певний період часу. Звітна документація характеризується чіткою періодичністю представлення її адресатам (річна, піврічна, квартальна і т.д.) та наявністю в більшості випадків однакових уніфікованих або типових форм, затверджених органами функціонального управління. Це, перш за все, звітна документація, що подається до органів статистики і вищі органи управління. Відповідно до ієрархії управлінських структур звітні документи набувають зведеного характеру (зведених таблиць підсумків).
У роботі кадрових служб значне місце займає малоформалізована, внутрішня звітно-довідкова документація (довідки, зведення, переліки і тп.), необхідна керівництву організації або функціональним підрозділам. Кількість різновидів цієї документації нараховує до 40-50 змінних найменувань. Отже, комплекси документів, які забезпечують виконання функцій управління персоналом в установах, організаціях, підприємствах і фірмах, характеризується досить чіткою структурою і змістом у відповідності з цільовим призначенням, складом і ієрархією показників, що включаються в них - персональних даних.
Ділові партнери та державні органи потребують достовірної і неупередженої інформації з питань, що їх цікавлять. Отримання такої інформації забезпечується шляхом подання звітів установленої форми та змісту.
Звітність - це періодичне складання суб'єктами господарювання звітів про свою діяльність, які подаються до державних органів.
Звітність є: фінансова, податкова, статистична, оперативна та інша, в залежності від особливостей суб'єкта господарювання та потреб одержувача звітної інформації.
З питань праці та її оплати, зайнятості, використання робочого часу складається статистична звітність, яка узагальнюється по регіонах та по країні в цілому, що дає можливість судити про зайнятість населення, про безробіття та попит на робочу силу, про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів, про зайнятість молоді, про стан умов праці, про номінальну та реальну заробітну плату, про середньомісячну заробітну плату, продуктивність праці тощо.
Мета складання звітності - надання повної та неупередженої інформації користувачам для прийняття рішень.
Статистична звітність регулюється Законом України „Про державну статистику України".
Закон регулює права та обов'язки органів статистики та респондентів (тих, що надають інформацію).
Респонденти мають право знати, які первинні дані про них збираються у процесі статистичних спостережень, як, ким і з якою метою будуть використовуватися.
Респонденти зобов'язані безкоштовно подавати органам статистики у повному обсязі, за встановленими формами та у визначені терміни достовірну статистичну інформацію, у тому числі з обмеженим доступом.
Для того, щоб інформація, яка надається органам статистики, не була використана на шкоду респондентів, закон передбачає захист конфіденційної інформації.
Законом передбачено, що „первинні дані, отримані органами статистики від респондентів під час проведення статистичних спостережень є конфіденційною інформацією, яка використовується виключно для статистичних цілей у зведеному знеособленому вигляді" (наприклад, відомості про звільнення, прийняття на роботу, про заробітну плату тощо).
Поширення статистичної інформації, за якою можна визначити конфіденційну статистичну інформацію щодо конкретного респондента, законом заборонено.
Працівники кадрових служб готують та подають до органів статистики статистичну звітність з кадрів за різними формами. Розрізняють місячну, квартальну і річну статистичну звітність. Станом на 01.01.2012р., зі змінами та доповненнями, державна статистична звітність, затверджена відповідними нормативними документами, включає нижченаведені форми.