- •Часть II
- •1 Предмет изучения
- •2 Правила оформления делового письма
- •3 Основополагающие принципы работы над текстом делового письма
- •Процесс обдумывание текста.
- •Процесс написания текста.
- •4 Процесс обдумывания текста
- •Пример работы над планом делового письма
- •Процесс написания текста
- •Особенности эпистолярного этикета
- •Памятка для составления делового письма
- •5 Классификация деловых писем
- •Письма, связанные с распространением информации
- •Письма, связанные с выражением внимания и участия
- •Письма, связанные с обращениями по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг
- •Письма-ответы
- •Письма претензионного характера
- •Образцы текстов писем служебные (административные) деловые письма
- •Коммерческие письма Инициативные коммерческие письма
- •Образцы синтаксических конструкций, используемых в текстах писем-рекламаций
- •Образцы текстов писем-рекламаций
- •Коммерческие письма-ответы
- •Рекламное письмо об открытии фотостудии
- •Рекламное письмо о товарах
- •Рекламное письмо о компании
- •Этикетно-имиджевые письма Образцы текстов
- •Поздравительные письма в адрес российских партнеров
- •Поздравительные письма в адрес зарубежных партнеров
- •Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества
- •Письмо-ответ иа предложение о встрече
- •Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества
- •Образцы синтаксических конструкций, используемых в рекомендательных письмах
- •6 Практикум по оформлению и составлению деловых писем
- •1.1Исправьте ошибки в оформлении письма, композиции текста, отредактируйте текст.
- •1.2Исправьте ошибки в оформлении письма, композиции текста, отредактируйте текст.
- •1.3Исправьте ошибки в оформлении письма, композиции текста, отредактируйте текст.
- •2Контрольные работы Вариант 1
- •Вариант 2
- •Вариант 3
- •Вариант 4
- •Вариант 5
- •Вариант 6
- •Вариант 7
- •Вариант 8
- •2.1Ведение коммерческой переписки
- •2.2. На основе ситуаций, приведенных ниже ведите с соседом по аудитории деловую переписку
- •Список литературы
Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества
Информируем Вас о том, что господин ... может посетить офис Вашей фирмы днем после обеда (дата). Этот визит позволил бы нам обсудить вопросы, представляющие взаимный интерес, и изучить возможности дальнейшего развития наших деловых отношений.
Господин ... уполномочен вести дела от имени нашей компании. Мы хотели бы получить от Вас подтверждение даты встречи. Если эта дата Вас не устраивает, сообщите нам, пожалуйста, другую дату.
Письмо-ответ иа предложение о встрече
Благодарим Вас за извещение относительно визита господина ... в наш офис___________. Рады будем встретить его и готовы обсудить с ним наши взаимные
(дата)
деловые интересы и перспективы сотрудничества.
Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества
Во время работы Нижегородской ярмарки Вы посетили наше представительство и проявили интерес к нашим новым товарам, в частности, к стоматологическому оборудованию.
Я был бы рад обсудить с Вами возможность продажи медицинской техники в Вашем регионе и, таким образом, установить связи с Вашей компанией. Мы могли бы встретиться в нашем центральном офисе в Москве или, по вашему усмотрению, в офисе Вашей компании в Новосибирске.
Рассчитываю на скорую встречу с Вами.
Рекомендательное письмо. Целью любого рекомендательного письма является предоставление объективной всесторонней информации о конкретном человеке (физическом лице) или организации, предприятии, учреждении (юридическом лице). Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с ручательством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю.
Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от лица юридического.
Оформление. Рекомендательное письмо представляет собой одну из разновидностей деловых писем, поэтому все правила оформления деловых писем полностью распространяются и на рекомендательные письма. Формально рекомендательное письмо пишется в произвольной форме, без обращения к конкретному адресату. Однако если адресат известен, то желательно указать его реквизиты. Если рекомендация исходит не от частного лица, а от организации (юридического лица), предпочтительнее, чтобы оно было написано на бланке организации. Рекомендуемый объем письма - одна страница машинописного текста.
Структура письма
Заголовок. Если письмо исходит от юридического лица (оформлено на бланке организации), то в соответствии с правилами оформления деловых официальных писем в нем указываются реквизиты отправителя (угловой штамп с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов), а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если адресат известен, то в правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.
Ниже реквизитов в середине страницы указывается название документа: Рекомендательное письмо.
Для рекомендательных писем от частных лиц заголовок ограничивается лишь названием документа.
Текст письма. Текст рекомендательного письма начинается с красной строки и должен содержать следующие основные пункты:
Подтверждение факта и сроков работы в организации, краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях (для рекомендательного письма от частного лица в данном пункте указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого). Из перечня обязанностей должна быть видна квалификация рекомендуемого.
Если рекомендуемый занимал различные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обязанностях указываются для каждого временного интервала. Например: Сидоров Владимир Александрович работал в компании "Вектор" с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г., в том числе с 12 марта 1998 г. по 1б марта 2002 г. - в должности менеджера торгово-закупочного отдела, с 17 марта по 25 ноября 2002 г. - в должности старшего менеджера того же отдела.
Его обязанности в должности менеджера состояли в организации поставок комплектующих изделий, в должности старшего менеджера — в организации взаимодействия между фирмами-поставщиками комплектующих изделий и производством,
Краткая характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств рекомендуемого и достигнутых им успехов за время работы в организации. Следует отказаться от таких общих слов, как надежный, компетентный, добросовестный и т. д., а ориентироваться на конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств, умения справляться с выполнением определенных задач. Здесь можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний и трудолюбие при исполнении основных обязанностей, умение справляться с нестандартными задачами, изобретательность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации в различных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидерские качества (например: самостоятельно освоил программное обеспечение, самостоятельно и успешно проводил деловые переговоры, эффективно руководил подчиненными и т. п.). Здесь же можно дать примерное сравнение работы рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично.
Причины изменения места работы (ухода из организации, перехода на другое место). Это может быть изменение профиля организации, закрытие подразделения, кадровые изменения в организации, смена места жительства и т. п.
Выводы: краткая и конкретная оценка компетентности, деловых качеств рекомендуемого, его творческого потенциала и возможно карьерного роста. Рекомендации к занятию конкретной должности или должностей. (В ряде случаев здесь желательно указать степень, до которой вы рекомендуете человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете). Например: Сидоров Владимир Александрович в совершенстве владеет технологией... (или ...имеет большой опыт работы с серверным программным обеспечением... или ...может самостоятельно работать с корпоративными клиентами... и т. п.). Считаю, что г-н Сидоров может эффективно исполнять обязанности руководителя подразделения, работая в должностях начальника отдела, заместителя начальника вычислительного отдела предприятия среднего звена.
Контактные координаты лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных частными лицами, поскольку вполне возможно, что новый работодатель, прочитав рекомендательное письмо, захочет уточнить некоторые детали.
Подпись. Указываются должность, фамилия, имя, отчество лица, подписывающего письмо.
Если письмо написано частным лицом, то ниже подписи указывается дата составления рекомендации. Формально подпись не требует заверения печатью организации