3 Комплексная информационная система .1 Состав обеспечивающих информационных технологий
Кис "Больничная аптека" кис "Розничная аптека"
Кис "Аптечный склад"
КИС "Больничная аптека" - информационная система управления, призванная облегчить и повысить эффективность каждодневной работы персонала больничной аптеки.
Система обеспечивает эффективное хранение и использование комплекса данных о лекарственных средствах, находящихся в учреждении. Данные заносятся в базу в течение всего процесса работы, от момента поступления в аптеку и до расходования. Вся информация о лекарственных средствах хранится в системе в режиме on-line. При этом каждый пользователь имеет возможность получить необходимую для себя информацию. Отделения - о наличии лекарств в аптеке, аптека - заказы на медикаменты, бухгалтерия - данные, необходимые для отчетности и выписки счетов, администрация - статистические и аналитические данные, сведения для проведения стратегического планирования. Система обеспечивает защиту информации, что означает контроль доступа к меню и отдельным функциям системы для каждого пользователя или групп пользователей.
КИС "Больничная аптека" является открытой и масштабируемой, что означает возможность подключения к системе различных типов рабочих мест и возможность наращивания количества рабочих мест без ущерба для производительности.
Система построена по модульному принципу, что позволяет использовать только тот функциональный набор (те модули), которые Вам необходимы, и наращивать систему в соответствии с меняющимися потребностями Вашего учреждения.
Система обеспечивает:
-Количественный посерийный учет
-Учет по статьям финансирования
-Учет экстемпоральных форм
-Аналитико-статистические обзоры по группам данных за произвольный период
-Контроль состояния лекарственного обеспечения (для администрации стационара)
В системе осуществляется:
-Формирование приходных документов, возврат и списание товара
-Формирование требований отделений на медикаменты
-Формирование расходных накладных на отпуск препаратов на отделения на основании требований
-Проведение инвентаризации
-Автоматическая выгрузка данных в бухгалтерскую систему
-Электронный заказ медикаментов поставщикам, прием электронных накладных от поставщиков
-Формирование и печать отчетно-финансовой документации по результатам деятельности: сличительная ведомость, таксировочная ведомость, дефектурная ведомость, акт приема, ведомость выборки, отчет аптеки. Отчеты формируются по задаваемым пользователем условиям, параметры отчетов настраиваются индивидуально по требованиям заказчика. Разрабатываются необходимые печатные формы.
Все модули системы могут быть расположены на одном компьютере (в аптеке) либо разнесены функционально. В случае наличия компьютерных рабочих мест на отделениях больницы, модуль формирования требований отделения в аптеку устанавливается на компьютере отделения.
На компьютере отделения, кроме того, может быть установлен программный комплекс "Отделение", обеспечивающий ведение карточки пациента, учет врачебных назначений, контроль за расходованием препаратов. В таком случае, требования на медикаменты могут формироваться автоматически.
В любом случае, сформированные требования поступают в аптеку в электронном виде по локальной сети, либо на магнитных носителях (дискеты, CD, flash), что освобождает заведующего аптекой от повторного ввода информации.
Передача данных в бухгалтерию осуществляется также либо автоматически по локальной сети, либо на магнитных носителях.
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ СОСТАВ
Базовый вариант состоит из следующих модулей:
1. Ведение Нормативно-Справочной Информации (НСИ).
Модуль регистрации, ввода, хранения, систематизации и обработки общих сведений и всей совокупности специальной информации, фигурирующей в аптечном подразделении.
2. Работа с документами.
В этом модуле осуществляется оформление приходных накладных от поставщиков, формирование требований отделений, расходных документов на передачу препаратов в отделения, акты списания, возврат поставщику.
3. Контроль состояния остатков.
В этом разделе содержатся сведения о наличии препаратов в аптеке. По каждому наименованию можно получить сведения о поступлении (дата и номер документа поставщика), движении и текущему количеству на складе, произвести перерасчет остатков. Кроме того, здесь оперативно доступна информация об изготовителе, сроке годности, сертификате продукта. Возможен поиск и фильтрация информации по различным критериям.
4. Формирование и печать отчетно-финансовой документации по результатам деятельности аптеки.
Модулями расширения и дополнительными сервисными функциями системы являются:
1. Ведение экстемпоральных форм
2. Инвентаризация
3. Передача данных в систему бухгалтерского учета
4. Прием и обработка электронных накладных от поставщиков
5. Экспорт данных во внешние справочники и программы
6. Контроль сроков годности
7. Контроль минимального запаса
КИС "АПТЕЧНЫЙ СКЛАД"
КИС "Аптечный склад"- охватывает всю хозяйственную деятельность: снабжение, сбыт, управление материальными потоками, учет кадров, бухгалтерский учет.
Локальная вычислительная сеть предприятия включает более 100 компьютеров, 3 сервера. Единая база данных, система "электронный заказ" - телекоммуникационная связь с покупателями (более 400 аптек и больниц).
Автоматизированы функции приема, учета, отгрузки товара по сериям, снабжения и сбыта, анализа и статистики, кадрового учета. Обеспечена комплексная система бухгалтерского учета, соответствующая бизнес-задачам предприятия (сетевая версия, более 20 рабочих мест в сети).
Проект обладает гибкой архитектурой; технологией использования, доступной всем специалистам предприятия; регулярно актуализируется в соответствии со стратегией и целями предприятия; обеспечивает логическую целостность; обладает корпоративными качествами.
Реализация задач на административном уровне позволяет получать срез информации о работе предприятия за произвольный период времени, оптимизировать работу с клиентами, строить ценовую и товарную политику в соответствии с меняющейся конъюнктурой рынка.
Cистема обеспечивает:
-автоматизацию работы всех структурных подразделений и служб склада;
-интеграцию информационных потоков предприятия;
-доступность деловой информации в реальном масштабе времени;
Система позволяет:
-получать ежедневные и ежемесячные отчетные документы;
-вести ежедневный учет состояния товарных запасов в количественном и суммовом выражении, получать справки о движении товара, поставщиках, покупателях, задолженности за произвольный период времени;
-контролировать исполнение договоров с поставщиками;
-организовать оптимальное распределение лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечную сеть и ЛПУ;
-проводить инвентаризацию в отделах склада;
-исключить ручной ввод данных первичных документов для бухгалтерских задач;
-формировать баланс предприятия;
-поддерживать и пополнять справочные массивы данных;
-передавать прайс-листы и принимать заказы на товары с использованием модемной связи;
-КИС формирует отчетные документы склада в виде реестров, оборотных и сальдовых ведомостей, товарных отчетов, актов, справок о состоянии товарных запасов и т.д.
Система включает комплексы программ:
-Приемка товара: Ввод документов. Формирование отчетов. Штрих-кодирование льготных препаратов. Оформление претензий.
-Учет движения товара в отделах хранения: Ввод и корректировка документов. Формирование отчетов. Просмотр остатков.
-Отгрузка товара (экспедиция): Отметка об отгрузке. Формирование отчетов.
-Реализация: Формирование прайс-листа. Регистрация телефонной заявки. Регистрация модемной заявки. Годовая заявка (распределение льготы). Формирование справок. Анализ фармацевтического рынка.
-Бухгалтерский учет: Банк. Касса. Зарплата, депонент, штатное расписание. Учет материальных ценностей. Сводные отчеты. Расчеты с поставщиками. Расчеты с покупателями. Главная книга. Формирование книги покупок и книги продаж.
-Контрольно-аналитическая лаборатория: Ведение журнала сертификатов. Учет движения товара по сертификации.
-Администрация: Справки по препаратам. Справки по клиентам. Справки о поступлении товара. Справки по реализации. Справки по задолжникам. Наличие товара на складе. Анализ поставок. Движение товара и динамика продаж.
-Снабжение: Учет договоров, контроль за их исполнением и оплатой. Контроль лицензий. Планирование закупок на основании анализа продаж за прошлые годы, договоров на текущий, наличия товара на складе.
-Учет кадров.
КИС "Розничная аптека"
КИС "Розничная аптека"- это специализированный комплекс программно-аппаратных средств, позволяющий автоматизировать весь технологический цикл работы розничной аптеки, начиная с момента получения медикаментов от поставщиков и распределения по отделам вплоть до розничной реализации с использованием различных вариантов кассового оборудования и выпуска отчетно-финансовой документации по результатам деятельности.
Система позволяет автоматизировать такие функции как оприходование и расценка товара, печать этикеток и ценников, распределение по отделам и списание, возврат поставщику и переоценка. При наличии электронной связи с поставщиками, система обеспечивает формирование электронного заказа и прием электронных накладных, что значительно сокращает время на ввод и обработку информации.
Кассовый модуль фиксирует розничную продажу медикаментов. Данные о реализации, поступающие с кассового модуля, оперативно влияют на состояние остатков системы и являются основой для анализа продаж.
Программный комплекс позволяет контролировать сроки годности препаратов, отслеживать минимальный запас, рассчитывать потребность по ассортименту и планировать закупки.
В системе ведется контроль состояния остатков, отслеживается движение каждой партии препаратов с момента поступления до реализации.
Кроме того, система обеспечивает проведение полной и выборочной (по условию) инвентаризации, передачу данных в бухгалтерскую систему.
Программный комплекс формирует:
-книгу поступлений товара
-реестры приходных и расходных документов
-оборотные и сальдовые ведомости за произвольный период времени
-товарные отчеты по отделам
-документы инвентаризации
-статистику по реализации
-аналитические отчеты
Эргономичный удобный интерфейс обеспечивает максимальный комфорт в работе.
-Использование КИС "Розничная аптека" обеспечивает высокую упорядоченность технологических и бизнес-процессов аптечного учреждения, способствует оптимизации товарной политики предприятия, приводит к снижению затоваренности и высвобождению дополнительных оборотных средств, обеспечивает прозрачность товарно-денежных процессов.
-Возможность формирования необходимых статистических и аналитических отчетов позволяет оптимизировать процесс бизнес-планирования в аптеке.
Реализация
-Система реализована по современной технологии "Клиент-сервер".
-Кроме того, мы реализуем решения по автоматизации аптечных сетей.
-Разработанные автоматизированные информационные системы могут обеспечивать как СУММОВОЙ учет движения медикаментов, так и ПРЕДМЕТНО-КОЛИЧЕСТВЕННЫЙ, базирующийся на технологии штрихового кодирования товара. Учет товара может проводиться с использованием внутренних и заводских штрих-кодов.
-Работа по автоматизации начинается, прежде всего, с анализа технологических процессов предприятия и составления проекта автоматизации.
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ СОСТАВ
Базовый вариант (СУММОВОЙ учет) состоит из следующих модулей:
1. Ведение Нормативно-Справочной Информации (НСИ).
Модуль регистрации, ввода, хранения, систематизации и обработки общих сведений и всей совокупности специальной информации, фигурирующей в аптечном учреждении.
2. Работа с документами.
В этом модуле осуществляется оформление приходных накладных от поставщиков, расходных документов на передачу препаратов в отделы, акты списания, возврат поставщику, работа с итоговыми документами розничной торговли.
3. Ввод сведений о розничной реализации.
4. Формирование и печать отчетно-финансовой документации по результатам деятельности аптеки (завозная книга, реестры приходных и расходных документов, товарный отчет, реестр розничных продаж, оборотная ведомость, сведения о наличии, отчеты о движении тары и вспомогательных материалов, журнал учета сильнодействующих средств, сальдовая ведомость, товарооборот).
Базовый вариант (ПРЕДМЕТНО-КОЛИЧЕСТВЕННЫЙ учет) состоит из следующих модулей:
1. Ведение Нормативно-Справочной Информации (НСИ).
Модуль регистрации, ввода, хранения, систематизации и обработки общих сведений и всей совокупности специальной информации, фигурирующей в аптечном учреждении.
2. Работа с документами.
В этом модуле осуществляется оформление приходных накладных от поставщиков, расходных документов на передачу препаратов в отделы, акты списания, возврат поставщику, работа с итоговыми документами розничной торговли.
3. Контроль состояния остатков.
В этом разделе содержатся сведения о наличии препаратов в аптеке, о текущем состоянии остатков. По каждому наименованию можно получить сведения о поступлении (дата и номер документа поставщика), движении и текущему количеству на складе, произвести перерасчет остатков. Кроме того, здесь оперативно доступна информация об изготовителе, сроке годности, сертификате продукта. Возможен поиск и фильтрация информации по различным критериям.
4. Формирование и печать отчетно-финансовой документации по результатам деятельности аптеки (завозная книга, реестры приходных и расходных документов, товарный отчет, реестр розничных продаж, оборотная ведомость, сведения о наличии, отчеты о движении тары и вспомогательных материалов, журнал учета сильнодействующих средств, сальдовая ведомость, ведомость розничной продажи, товарооборот).
Функции кассового модуля:
-ввод информации о лекарственных средствах и изделиях медицинского назначения средствами сканирования штриховых кодов, выбором из справочников или способом набора на клавиатуре;
-получение справочной информации о наличии лекарств в аптеке, стоимости, сроках годности и пр.;
-обслуживание покупателей, в т.ч. по предоставляемым ими льготным рецептам, дисконтным картам и пр.;
-возврат товара (отказ от покупки);
-формирование и печать чеков;
-формирование и печать сведений о продаже на подкладных документах;
-дифференцированные сбор, накопление и учет данных по розничной реализации медпрепаратов и сопутствующих товаров;
-формирование документов отчетности: по кассовым операциям за смену (день), по каждому кассиру;
-формирование статистики;
-сервисные функции.
Модулями расширения являются:
1. Инвентаризация
2. Передача данных в систему бухгалтерского учета.
3. Формирование электронного заказа, прием и обработка электронных накладных от поставщиков.
4. Передача данных во внешние справочники и программы.