Министерство Образования республики беларусь
БЕЛОРУССКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РАБОТА С СИСТЕМОЙ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS
Методическое пособие для студентов
специальностей 25.01.07 «Экономика и управление на предприятии», 26.02.02 –«Менеджмент»
по курсам «Компьютерные информационные технологии»,
«Информационные технологии»
Монич Ю.И.
Минск
Содержание
Раздел 1. Введение в Microsoft Access 3
Раздел 2. Работа с базами данных в Microsoft Access 4
Создание базы данных 4
Упражнение 1. Мастер таблиц 4
Упражнение 2. Таблицы 7
Конструктор таблиц 8
Упражнение 3. Структура таблицы 8
Упражнение 4. Список подстановки 9
Упражнение 5. Связь таблиц 12
Упражнение 6. Параметры поля 15
Упражнение 7. Индекс 18
РАЗДЕЛ 3. Подбор требуемых данных 22
Запросы 22
Упражнение 1. Мастер запросов 22
Упражнение 2. Конструктор запросов 24
Упражнение 3. Условие отбора 26
Упражнение 4. Итоговый запрос 27
Упражнение 5. Запрос действия 30
Фильтры 33
Упражнение 6. Установка фильтра 33
Упражнение 7. Преобразование в запрос 34
РАЗДЕЛ 4. Формы и отчеты 36
Форма 36
Упражнение 1. Мастер форм 36
Упражнение 2. Конструктор форм 37
Упражнение 3. Элементы управления 41
Упражнение 4. Заголовок и примечание 44
Отчет 47
Упражнение 5. Мастер отчетов 48
Упражнение 6. Конструктор отчетов 50
Упражнение 7. Группировка и сортировка 54
Вывод результатов 56
Упражнение 8. Предварительный просмотр 57
Упражнение 9. Печать таблиц и запросов 57
Упражнение 10. Файловые операции 58
Раздел 1. Введение в Microsoft Access
Программа Microsoft Access – это интерактивная оболочка базы данных (БД), позволяющая не только работать с информацией, но и оперативно изменять структуру таблиц, форм и отчетов. С помощью системы управления базами данных (СУБД) Microsoft Access можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты. Access обеспечивает одновременный доступ к данным десяткам пользователей.
База данных (БД) – это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.
Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы, например, в таблице со списком товаров могут храниться ссылки на справочник производителей товаров с их адресами и другими реквизитами. При этом записи, касающиеся разных товаров, могут указывать на одного и того же производителя. Такое взаимодействие таблиц называется связью.
Другие модули базы данных предназначены для обработки информации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов производится выборка данных, отвечающих определенным условиям. Формы предназначены для форматированного ввода и восприятия информации. Отчеты обеспечивают вывод (как правило, на принтер) красочно оформленного списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.
СУБД – программное средство, предназначенное для создания и обслуживания БД.