52) . Доповідна записка?

Доповідна записка - це документ, адресований керівнику організації або вищому органу управління. Вона містить викладення якогось питання з висновками та пропозиціями щодо його вирішення.

Доповідна записка складається тоді, коли є необхідність довести до відома керівника про наявні факти, події, про виконану роботу.

Зразок доповідної записки

Директору фірми "Альфа" Григор'єву Ю.М.

Доповідна записка

03.06.01 р.

Про додаткове фінансування замовлення № 506____ .

Доводжу до Вашого відома, що ціни на поліграфічні послуги у III кварталі 2001 р. зросли на 10 %, а калькуляція витрат на замовлення № 506 передбачає витрати за старими цінами.

У зв'язку з цим прошу виділити додатково     грн. для завершення робіт за вказаним замовленням.

Начальник відділу реклами                               підпис                       Сич Ч.П.

 

Зразок службової записки, написаної агентом з продажу у рекламне агентство

Дата                                             Кому:                    Від кого:

Заголовок: Планування рекламної компанії

Початок нашої рекламної кампанії припадає на другу половину січня 2002 року. Це зобов'язує нас дотримуватись визначеного графіка.

З 10 по 15 серпня нам необхідно прийняти остаточний план рекламної кампанії і визначити джерело фінансування. Пропоную призначити загальну нараду 11 серпня о 10 годині і провести її у моєму офісі. На протязі першого тижня вересня ми повинні надати наші плани для розгляду представникам кожного із шести регіонів.

Жирнов A.M. узгодить дати з усіма регіонами і до 1 серпня повідомить Вам про результати.

Якщо у Вас виникнуть якісь питання з приводу наших планів, телефонуйте нам.

Підпис                                                 Сич Ч.П.

53. Пояснювальна записка?

Пояснювальна записка — це документ, в якому:

- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного до­кумента, в якому пояснюється зміст окремих йо­го положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особис­тими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Службова пояснювальна записка містить такі рекві­зити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізитами:

1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

3. Назва документа.

4. Текст.

5. Дата.

6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Приклад службової пояснювальної записки

Відділ капітального                                                                              Проректорові з адміністративно-

будівництва                                                                                             господарської роботи ДДУ

Литовченку Г. О.

Пояснювальна записка

12.11.2008 р.

№ 22-1/18

Про тимчасове припинення електропостачання.

11.11.2008 р. о 18.30 було припинено електропостачан­ня в гуртожитках № 3, 5, 12, 14 по вул. Миру в зв’язку з тим, що шквальним вітром було зламано дерево в районі підстанції № 2, яке впало й пошкодило лінію електропе­редач. Подачу електроенергії було терміново припинено. Пошкодження було усунено протягом наступних двох го­дин. Електропостачання було повністю відновлене о 20.35.

Інженер-електрик                                                     (підпис)                                                 Р. О. Шведов

Приклад особистої пояснювальної записки

Деканові факультету іноземних

мов ЛДУ проф. Дацишину А.П.

студента курсу факультету

іноземних мов гр. 11-АМ

Чернавського Олега Вікторовича

Пояснювальна записка

Я не відвідував заняття з 24.10 до 28.10.2008 р. у зв’язку з перебуванням у лікарні за місцем проживання батьків. Довідка додається.

29.10.2008 р.                                                      (підпис)                                         О.В. Чернавський

54. Звіт?

Звіт - це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання будь-якої роботи.

Залежно від характеру виконаної роботи звіти бувають прості та складні.

Є дві групи звітів: статистичні й текстові.

Статистичні звіти виконуються на бланках, текстові – на звичайному папері за встановленою формою.

Як правило, звіти складають про роботу, виконану протягом певного часу (день, тиждень, квартал, півріччя тощо). Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.

Звіт про результат виконання одноразових завдань в органах внутрішніх справ затверджується керівником установи: зазначається назва посади, спеціальне звання, прізвище керівника, дата (праворуч угорі на першій сторінці документа).

Реквізити: назва документа (ЗВІТ), період, за який складається звіт, назва установи, текст, підпис, дата складання звіту, індекс документа, гриф затвердження (підпис, дата).