Вопрос 48

Телеграма ? – це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки “не”). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки “-” (мінус), “+” (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа – переважно словами, багатозначні – цифрами.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назву виду документа, категорію телеграми, вид телеграми, телеграфну адресу одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочену назву підприємства, що надсилає телеграму, посаду особи, яка підписала

телеграму; поштову адресу та назву підприємства – відправника телеграми, підпис, дату підписання телеграми, відбиток печатки підприємства - відправника.

місцеві - такі, що приймаються та доставляються оператором або підприємством поштового зв'язку в межах одного населеного пункту.

За категоріями внутрішні телеграми поділяються на телеграми "поза категорією", "позачергова", "Президент України", "вища урядова", "урядова", "термінова", "звичайна".

Позначка про категорію ставиться в телеграмі перед адресою.

До телеграм категорії "позачергова" належать телеграми з позначкою:

повна адреса;

прізвище адресата (у телеграмах, адресованих у сільську місцевість, крім прізвища адресата, необхідно зазначати також його ім'я та по батькові);

текст телеграми;

підпис відправника (за бажанням);

у нижній частині телеграфного бланка зазначаються повна адреса, номер відділення зв'язку і найменування відправника.

Замість своєї адреси відправник може поставити позначку "до запитання" або "проїздом" та своє прізвище.

Виправлення в телеграмі, зроблені відправником або на його прохання оператором, відправник засвідчує в нижній частині бланка.

Зазначені в нижній частині бланка відомості, що стосуються адреси відправника, в рахунок слів не включаються, каналами електрозв'язку не передаються і відправником не оплачуються.

Кількість слів у телеграмі не може перевищувати трьохсот.

Знаки, втому числі розділові, в телеграмах можна подавати як відповідними позначками, так і словами, повністю або скорочено (за бажанням відправника):

Телефонограма – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.

Вопрос 49

Рекламний лист ?це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропанує діяльність закладу чи установи.

50. Службовий лист. Скласти службовий лист-відповідь?

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні. Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів. В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину. Службові листи можна починати такими зверненнями: “Шановний Іване Васильовичу!”, “Пане Гарат!”, “Шановний пане Гуцуляк!”, “Шановні панове!”. Продовжують більшість листів такими словами: “У зв'язку з...”, “Відповідно до ...”, “Як відомо...”, “Прошу...”. Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5. Реквізити службового листа: дата (проставляють у день підписання); індекс (проставляють у день підписання); посилання на індекс і дату вхідного документа (у листах-відповідях); гриф обмеження доступу до документа (у разі потреби); адресат; резолюція; заголовок до тексту; позначка про контроль; текст; позначка про наявність додатка; підпис; гриф погодження; візи; відбиток печатки; прізвище виконавця та номер його телефону; позначка про виконання документа і направлення його до справи; позначка про перенесення даних на машинний носій; позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

Листи-відповіді - це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них.