Вопрос 45

Етикет ділового листування ?

1. Золоте правило ведення ділової кореспонденції – це ввічливість, тактовність, аргументованість.

2. Лист має бути лаконічним, якщо ситуація не вимагає іншого. Інформація, викладена чітко та по суті, без зайвих слів, показує, що ви не зловживаєте чужим часом й увагою, досконало володієте мистецтвом письмового спілкування.

3. Писати треба коротко й просто, конкретно й повно викладаючи важливу інформацію чи факти, що безпосередньо стосуються справи. Уникайте багатозначності та надміру іншомовних слів. Уживання прикметників та прислівників допоможуть позбавитися непотрібної сірості, невиразності стилю, при потребі зробити офіційний лист дещо теплішим, навіть дружнім. Ввічливою, але холодною й нейтральною буде фраза: «Мені прикро, що наша зустріч не відбулася». Інакше вона буде сприйматися, якщо додати кілька прикметників і прислівників: «Мені дуже прикро, що наша довгоочікувана й така важлива зустріч не відбулася».

4. Викладайте думки логічно й послідовно, слідкуйте за способом їх втілення на папері. Наявність у тексті листа смислових абзаців значно полегшить його сприймання тим, кому він адресований. Основну увагу присвячуйте найсуттєвішому, а згодом при необхідності переходьте до другорядного.

Вопрос 46

Факс ?— це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Вопрос47

Лист ?

Службові листи (офіційна кореспонденція). Є два види:

а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Службовий лист це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів. Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді - запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги.

2. Не потребують відповіді - відповіді, попередження, розпорядження, відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа («про...»).

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада; звання; ранґ; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Договірний лист - різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення.

Гарантійний лист - документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов'язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахуикових зобов'язань і має підвищену правову функцію.

Рекламний лист це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування - це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов'язань або проведення заходів.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття особи чи групи, виконання певних дій.

Міністерство освіти і науки України

Харківський державний технічний університет

будівництва та архітектури

61040, Харків-40, вул. Сумська, 42,

тел. 402-911, 402-10

№ 01-6/24 11.01.2002

Міністерство у справах молоді та спорту

Оргкомітет спартакіади 2003 п. Семибрату В. Г.

про умови проведення спартакіади серед вищих навчальних закладів

Просимо надіслати пакет документів щодо умов проведення загальнодержавної спартакіади серед вищих навчальних закладів 2003 го року.

Додатки на 10 с. в 1 пр.:

1) характеристика та стан спортивної бази;

2) перелік і характеристика спортивних секцій;

3) список студентів-спортсменів, розрядників, призерів.

Із повагою завідувач навчально-виховною

роботою проф (підпис) В. С. Микитенко