Наименование вида документа - указывается в соответствии с Уставом (положением) организации и требованиями УСОРД.

Для писем, как правило, не указывается.

7. Дата документа – указывается дата подписания или утверждения документа (для протокола – дата заседания, для акта – дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначается двумя парами арабских цифр, год – четырьмя:

• номер, 01.11.2005 или в последовательности: год, месяц, день, например, 2003,08,28. Кроме того допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 09 августа 2004 г.

Если документ разрабатывается несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании

7. Регистрационный номер документа – указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа.

7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа – указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Применяется только в исходящих ответных документах.

14 Указание на место составления (издания) документа – указываются в соответствии с принятым административно- территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений.

Указывается, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09.

15 Сведения об адресате – указываются наименования адресатов – организаций или структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже).

При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно.

16 Гриф утверждения документа – при утверждении должностным лицом – УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения.

При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т.д.) – УТВЕЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Располагается в правом верхнем углу документа

Приложение 1

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

• Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)

• Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве и т.д.).

• Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.).

• Инструкции (правила) – (должностные; по документационному обеспечению управления; технику безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.)

• Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

• Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

• Перечни (должностей работников с нормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения документов и т.д.)

• Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыска-тельских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии; научно-технического совета, ученого совета и т.д.)

• Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.)

• Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)

• Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

• Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

• Структура и штатная численность;

• Тарифные ставки;

• Формы унифицированных документов;

• Штатные расписания и изменения к ним.

17 Резолюция – указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата.

В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 Заголовок к тексту – включает в себя согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего (обычно – в предложном или родительном.

Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А₆, может не составляться падеже).

19 Отметка о контроле – указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль, - штампом «К» или «Контроль».

20 Текст документа – составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ).

Оформляется в виде таблицы, анкеты, связанного текста или сочетания вышеперечисленного.

21 Отметка о наличии приложения – при наличии приложений к документу – Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах.

Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация.

22 Подпись – включает в себя наименование должности, личную подпись, её расшифровку (инициалы и фамилию).

Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица.

23 Гриф согласования документа – при согласовании должностным лицом – СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, её расшифровка, дата согласования. При согласовании другим документом – СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа.

24 Виза согласования документа – указываются должность, личная подпись визирующего, её расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: «Замечания прилагаются». Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма).

При необходимости согласования с 4 и более должностными лицами оформление виз производится на «Листе согласования». Замечания прилагаются на отдельном листе.

25 Печать – ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи.

Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П. – место печати.

Приложение 2

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать*

• Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполнения работ; списания; экспертизы и т.д.).

• Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

• Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

• Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

• Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

• Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;

• Исполнительные листы;

• Командировочные удостоверения;

• Нормы расходов на драгоценные материалы;

• Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

• Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

• Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты; на импорт и т.д.);

• Положения о министерствах (ведомствах);

• Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.);

• Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк);

• Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);

• Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

• Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

• Титульные списки;

• Штатные расписания и изменения к ним.

* В коммерческих организациях, не имеющих гербовой печати, ставится фирменная круглая печать.

26 Отметка о заверении копии – указывается – «Верно», должность, личная подпись лица, заверяющего копию, расшифровка подписи, дата заверения.

При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются.

27 Отметка об исполнителе – указываются инициалы, и фамилия исполнителя, номер его телефона.

Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – указываются ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо отметка «В дело такое-то», личная подпись исполнителя и дата исполнения.

Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

29 Отметка о поступлении документа в организацию – указываются порядковый номер и дата поступления документа.

В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа.

30 Идентификатор электронной копии документа – указываются наименования файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа.

Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа.

ГОСТ 6.30 – 2003

Схема 1

Схемы расположения реквизитов документов

20 73 88 10

│<----->│<---------------->│ │<----------------->│<->│

────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

/\ │ │ /\

3 │ │ │ │

\/ │ │ │

────│ ────┌──────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ │

/\ │ /\ │01 02 │ │ 16 19 │ │ │

│ │ 17 │ │ 03 │ │ │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │ │ │

│ │ ────├──────────────────┤ ├───────────────────┤ │ │

51 │ │ │08 09 10 │ │ 15 │ │ │

│ │ │04 05 06 07 │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │

/\ │ │11 12 │ │ 17 │ │ │

│ │ │13 │ │ │ │ │

22 │ │ │14 │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │

/\ │ │18 │ │ │ │ │

18 │ │ │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┴─┴───────────────────┤ │ │297

│ │ │ │ │

│ │20 │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │21 22 25 │ │ │

20 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │23 24 26 │ │ │

│ │ │27 │ │ │

│ │ │ │ │ │

40 │ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │28 30 29 │ │ │

│ │ 16 │ │ │ │ │

\/ │ \/ │ │ │ │

────│ ────└────────────────────────────────────────┘ │ │

/\ │ │ │

20 │ │ │ │

\/ │ │ \/

────└────────────────────────────────────────────────────┘───

│ 210 │

│<-------------------------------------------------->│

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

ГОСТ 6.30 – 2003

Схема 2

20 10

│<----->│ │<->│

────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

/\ │ │ /\

3 │ │ │ │

\/ │ │ │

────│ ────┌────────────────────────────────────────┐ │ │

/\ │ /\ │01 02 03 16 19 │ │ │

│ │ 17 │ │ │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │08 09 10 │ │ │

│ │ 20 │ │ │ │ │

73 │ │ │ │04 05 06 07 │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │11 12 15 │ │ │

│ │ 10 │ │ │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ │13 14 │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │18 17 │ │ │

18 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │297

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ │ │ │

│ │20 │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │21 22 25 │ │ │

20 │ │ │ │ │ │

\ │ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │23 24 26 │ │ │

│ │ │ │ │ │

│ │ │27 │ │ │

40 │ │ --- ├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │28 30 29 │ │ │

│ │ 16 │ │ │ │ │

\/ │ \/ │ │ │ │

────│ --- └────────────────────────────────────────┘ │ │

/\ │ │ │

20 │ │ │ │

\/ │ │ \/

────└────────────────────────────────────────────────────┘───

│ 210 │

│<-------------------------------------------------->│

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Тема: Понятие делопроизводства, его составные части, формы и значение.

По ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения -

• Делопроизводство (документационное обеспечение) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Составные части:

1. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

2. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

Этапы документооборота:

Формы делопроизводства:

• Централизованная – предусматривает, что все основные операции с документами от регистрации до формирования дел осуществляются одной структурной частью или одним лицом.

• Смешанная – закрепляет такое положение, при котором часть операций по делопроизводству производится в одном месте – в канцелярии или в общем отделе, а другая – в структурных частях учреждения.

• Децентрализованная – сводится к тому, что все виды работ с документами производятся в структурных частях.

Выбор формы зависит от характера учреждения и объема работы. При повышении уровня механизации в будущем господствующее место займет централизованная форма. Сейчас распространена смешанная форма.

Значение делопроизводства:

• оперативная обработка документов;

• устранение волокиты в выдаче документов;

• равномерно загружаются работой структурные подразделения организаций и должностные лица;

• повышается эффективность управленческого труда.

Тема: Организационно-распорядительная документация.

• ОРД – это документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности законодательной и исполнительной власти.

Группы ОРД:

1. Организационная – в нее входят положения, уставы, инструкции, правила.

2. Распорядительная – в нее входят постановления, распоряжения, приказы, указания, решения.

3. Информационно-справочная – в нее входят справки, акты, протоколы, списки, перечни, докладные и объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, электронная почта.

4. Документация по личному составу – приказы по личному составу, заявления, анкета, резюме, трудовые контракты, трудовые книжки, личные карточки по форме Т-2.

5. Документы по работе с заявлениями, жалобами, предложениями – жалобы, заявления, предложения, регистрационно-контрольные карточки

Организационная группа документов – это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятий, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

• Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере исполнительной власти, хозяйственной или иной деятельности.

Формуляр: наименование организации;

наименование вида документа;

дата, регистрационный номер;

место составления;

заголовок;

гриф утверждения;

текст;

подпись;

виза (внутреннее согласование)

Образец

• Положение – нормативный акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства

Составляется для вновь организованных учреждений (структурных подразделений). Утверждается вышестоящей организацией, вводится в действие приказами или постановлениями. Датой положения является дата его утверждения.

Формуляр: наименование ведомства;

наименование вида документа;

дата, регистрационный номер;

место составления;

заголовок;

гриф утверждения;

текст;

подписи;

отметка о согласовании.

Образец

• Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-техни-ческие, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

Формуляр: наименование организации;

наименование вида документа;

дата, регистрационный номер;

место составления;

заголовок;

гриф утверждения;

текст;

подпись;

виза.

Заголовок должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются её требования.

Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты, обозначаемые арабскими цифрами, начинается с «общих положений», в которых указывается цель издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера.

Инструкция – документ постоянного или длительного действия, содержит четкие формулировки со словами от третьего лица или в безличной форме. Распорядительная часть содержит слова: должен, следует, необходимо, имеет право, не допускается, рекомендуется, запрещается.

Инструкция оформляется на общем бланке, утверждается специальным распорядительным актом, в котором устанавливается срок введения в действие.

Если срок не указан, то сроком введения считается день подписания или регистрации.

Образец

Распорядительные документы – это документы, создаваемые в процессе распорядительной деятельности органов законодательной и исполнительной власти.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

• Постановление – нормативный акт, издаваемый высшими органами законодательной и исполнительной власти, в котором раскрываются хозяйственные, политические и организационные вопросы.

Постановление – результат коллегиальной деятельности, утверждают нормативные документы.

Стадии подготовки:

• изучение существа вопроса;

• подготовка проекта документа;

• согласование документа;

• подписание;

• обсуждение и принятие на заседании коллегиального органа.

Формуляр: герб;

наименование организации;

наименование вида документа;

дата, регистрационный номер;

место составления;

заголовок;

текст;

подпись;

виза.

Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Основную нагрузку несет распорядительная часть; излагается в повелительной форме: ПОСТАНОВЛЯЕТ: - прописными буквами от левого поля, двоеточие. Пункты – арабскими цифрами. Содержат исполнителя, предписываемые действия, срок исполнения.

Образец

ГЕРБ РФ

Государственный комитет РФ по стандартам

(Госстандарт)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

00.00.0000 № _______

Москва

Об утверждении и введении в действие изменений в госу- дарственные стандарты

Государственный комитет

по стандартам

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить и ввести в действие изменения в государственные стандарты согласно перечня:

Председатель госстандарта подпись В.В. Бойцов

Управляющий делами подпись И.И. Иванов

Визы:

• Приказ – правовой акт, издаваемый министерством или руководителем организации, действующем на основе единоначалия в целях разрешения важнейших оперативных вопросов.

Приказы издаются во исполнение нормативных документов вышестоящих органов или в инициативном порядке для руководства внутренней деятельностью организации. Приказывают по основной деятельности и по личному составу, регулируется отдельно

Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ:»

Все мероприятия отражаются в пунктах, пронумерованных арабскими цифрами.

Каждый пункт начинается с предписываемого действия, затем фамилии конкретного исполнителя, и срок исполнения.

Подписывает руководитель организации и проставляет дату.

Визирует заместитель директора или юрисконсульт.

Последний пункт всегда оговаривает контроль

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?», например: «О реорганизации предприятия», «06 изменении оплаты отпусков» и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ начальника управления».

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой час­ти, констатирующей, указываются основания издания приказа. Осно­ванием для издания приказа является:

• нормативные документы государственных органов (правовая, налоговая инспекции и др.);

• производственная необходимость.

Koнстатирующую часть приказа опускают, если причина изда­ния приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

По второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «Приказываю», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки его окончания).

Если поручение исполнителю дается постоянно, то срок испол­нения в приказе может отсутствовать.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте ука­зывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее издан­ные документы (приказы, решения), которые данным приказом отме­няются.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставит­ся: «Приложение к приказу начальника «Управления пенсионного обеспечения» от 00.00.0000 №____». После составления текста приказа необходи­мо провести его согласование и подписание.

Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалте­ром, юристом или другими должностными лицами предприятия. Та­кое согласование оформляется в виде визы.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено это право. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Секретарь или ответственное лицо по кадрам после изучения приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его со­держанием. Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявле­ний, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется озна­комление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходи­мости подписанный приказ копируется секретарем и раздается ис­полнителям для работы.

Образец

Герб рф наименование организации приказ

17.11.2003 № 136

Для проведения проверки знаний «Правил эксплуатации теплопотребляющих установок и тепловых сетей потребителей» и правил техники безопасности при эксплуатации теплопотребляющих установок и тепловых сетей потребителей».

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе:

- . . . . . .

- . . . . . .

- . . . . . .

2. Комиссии провести проверку знаний до 25.11.2003.

Начальник АГУПС подпись О.Н. Поляк

Визы

• Решение – нормативный документ, издаваемый коллегиальным органом по важнейшим вопросам или для введения новых норм, положений.

Решения принимают органы местного самоуправления, коллегии

Формуляр: герб;

наименование организации или коллегиального органа;

вид документа;

дата, регистрационный номер;

место составления;

заголовок;

текст;

подписи: председателя и секретаря;

виза: юрисконсульта и финорганов.

В решениях чаще всего штамп – продольный.

Распорядительная часть текста начинается словом: РЕШАЕТ: В тексте перечисляются предписываемые действия, перечень сроков их осуществления и лиц, ответственных за их проведение.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам и специальным требованиям суда, прокуратуры, органов здравоохранения.

В организациях должен быть перечень должностных лиц, визирующих распорядительные документы.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовящее проект.

На первом экземпляре проекта ставят визу. При несогласии с текстом прилагают мотивированное заключение.

Если требуется доработка текста, то требуется повторное согласование.

Постановления и решения подписывают 2 человека: председатель и секретарь.

Образец

ГЕРБ РФ

ОРГАНЫ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

РЕШЕНИЕ

от 00.00.0000 № 000__

Москва

О ............

Структура текста

• Констатирующая часть

• Постанавливающая часть

Глава администрации подпись Расшифровка

подписи

Секретарь подпись Расшифровка

подписи

Информационно-справочная группа – содержит документы с информацией о фактическом положении дел в организациях, которая служит основанием для принятия решения.

• Справка – документ, содержащий текстовую или табличную обобщенную информацию по какому-либо вопросу о состоянии дел; описание и подтверждение фактов и событий.

Существует две группы справок:

1. справки с информацией о фактах и событиях служебного характера;

2. справки, выданные заинтересованным гражданам и организациям, удостоверяющие какой-либо юридический факт

Формуляр информационной справки:

08 – наименование организации

10 – наименование вида документа

11 и 14 – место составления

12 – дата и регистрационный номер

15 – адресат

18 – заголовок

20 – текст; в тексте – таблица; отражает индивидуальные ситуации, составляются по запросам, в установленные сроки;

– основание выдачи

22 – подпись

Образец

СПРАВКА

00.00.0000 № ____

Москва

О закупке мебели и оборудования

В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в I квартале 2003 г. были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:

Справка составлена на основании . . . . . . . . . . . . . . . . .

Главный бухгалтер подпись В.П. Медведев

Формуляр справки, удостоверяющий юридический факт:

наименование организации

справочные данные об организации

наименование вида документа

дата

регистрационный номер

заголовок

текст; начинается с фамилии, имени, отчества в именительном падеже

основание выдачи

куда дана

подпись

печать.

Образец

Челябинский

металлургический

техникум

Реквизит 07

СПРАВКА

16.03.2003 № 17

Об учебе

Шорохов Николай Петрович, 20.02.77 года рождения, учится в Челябинском металлургическом техникуме с 01.09.97. Окончание учебы 20.07.2001. Форма обучения – очная.

Основание: приказ о зачислении от 25.08.1997 № 97.

Справка дана для предъявления в управление пенсионного обеспечения Металлургического района г. Челябинска.

Директор техникума подпись Л.И. Тихомиров

печать

• Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений по собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов

Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания.

Если стенографируется ими магнитная запись, то протокол составляется после их расшифровки.

Протокол оформляется в форме общего бланка.

Формуляр: наименование организации или учреждения;

вид документа;

дата, регистрационный номер;

место составления;

гриф утверждения;

заголовок;

текст;

подписи: председателя и секретаря.

В реквизите «Дата» проставляется дата заседания, а не дата окончательного оформления. Если заседание длится несколько дней, то проставляется дата начала и конца заседания: 11 – 13.03.2003.

В реквизите «Регистрация» проставляется порядковый номер заседания в течение года.

В реквизите «Место составления» указывается город.

Заголовок должен формулироваться в родительном падеже

Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа.

Протокол педсовета

Текст – состоит из 2 частей

1 – вводная

2 – основная, фиксирующая ход заседания

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

• СЛУШАЛИ:

• ВЫСТУПИЛИ:

• ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.

Протокол подписывается председателем и секретарем. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров и комиссий должны быть подписаны всеми присутствующими на заседании.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться в архивное хранение.

Образец

Наименование предприятия протокол

00.00.0000 № 00

собрания трудового коллектива

Председатель ________________ Ф.И.О.

Секретарь ___________________ Ф.И.О.

Присутствовали: _______________________________________________________

(Должности, фамилии, инициалы)

Приглашенные: ________________________________________________________

(Должности, фамилии, инициалы)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.________________________________

2. ________________________________

1. Слушали:

________________ - ______________________________________________________________

^{(Ф.И.О., должность) (содержание выступления основного докладчика)}

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

________________ - ______________________________________________________________

^{(Ф.И.О.) (содержание выступления в прениях)}

_________________________________________________________________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1.2.____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Слушали: ... (п.2 оформляется так же, как п.1)

Председатель подпись И.О. Фамилия

Секретарь подпись И.О. Фамилия

• Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т. д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назна­ченной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указывают­ся должности, фамилии и инициалы присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о прило­жении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его со­ставлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопро­сам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью пред­приятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность кото­рых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка («С актом ознакомлены: должности, подписи, расшиф­ровки подписей и даты»).

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспорти­ровки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Образец

АОЗТ «ХРОНОМЕТР»

АКТ УТВЕРЖДАЮ

Директор завода

25.01.2003 № 81/501-3 Авралов а.А. Авралов

25.01.2003

Москва

О вскрытии посылки

Основание: приказ директора завода от 25.01.2003 № 13

Составлен комиссией в составе:

Председатель: начальник отдела снабжения В.А. Мешков

Члены комиссии: 1. Инженер завода В.Н. Павлов

2. Зав. складом завода М.М. Малкина

24.01.2003 г. в адрес завода прибыла посылка с завода-поставщика. При вскрытии ящика не оказалось корпусов для часов марки «Ракета», 12 (двенадцати) штук, числящихся по накладной; 187522 от 10.01.03.

Комиссия пришла к выводу: потребовать от завода-поставщика досылки недостающего числа корпусов для часов марки «Ракета»

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. – заводу-поставщику;

2-й экз. – заводу № 1;

3-й экз. – в дело.

Председатель комиссии Мешков В.А. Мешков

Члены комиссии: Павлов В.Н. Павлов

Малкина М.М. Малкина

• Докладная записка - документ, адресованный руководителю пред­приятия (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение како­го-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внут­ренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, ко­торые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с из­ложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составите­лем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет (статья 51 «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». – М., 1989)

Образец

ОАО «КОЛОРИТ» Директору ОАО «КОЛОРИТ»

Отдел рекламы А.В. Гущину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000

Резолюция__

О дополнительном финансировании

заказа №174/15

В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 0000 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно_______________ ___

тысяч руб. для завершения работ по заказу № 174/15.

Начальник отдела Подпись И.Р. Логинов

Отметка об исполнении

• Служебные письма - обобщенное название большой группы управ­ленческих документов, которые служат средством общения с учреж­дениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных опе­ративных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует об­ратить внимание на обоснованность составления этой группы доку­ментов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда не­возможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, кон­троль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, ес­ли с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излага­ются в одном письме только в случае их взаимообязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившихся основанием составления письма. Во второй части излагается основ­ная часть документа, ради которой он составлялся:

• выводы,

• просьбы,

• предложения,

• замечания и т.д.

Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомится работникам управ­ленческого аппарата, для активизации восприятия информации письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок из­ложения текста, письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состо­ять из одной основной части, без пояснений. Например: «Просим вы­делить 15 пишущих машинок для конкурса секретарей-машинисток».

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, до­казать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и крат­костью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть обьективны, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным. Рекомендуется избегать в письме категорических возражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты ти­па: «Тщательно изучив Ваши замечания», «Внимательно рассмотрев Ваши предложения».

Несмотря на многообразие вопросов отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обме­на», «В порядке исключения», «В связи», «В соответствии», и т.п.

Причины принятия решений также формулируется с помощью дее­причастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внима­ние», «рассматривая», «руководствуясь» и т.п.

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в са­мом бланке.

ГОСТ Р 6.30-2003 унифицирует оформление писем. Они со­ставляются на специальном бланке для писем. Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписы­вающего, свою фамилию и номер телефона (реквизит составителя), оформить реквизит, проверить наличие приложений (если они есть). Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы: - инициативные и ответные.

Если письмо является ответом, состави­тель указывает дату и номер инициативного документа, на который отвечает. Этот реквизит переносится в бланк при окончании оформ­ления письма. При машинописном оформлении письма машинистка руководствуется соответствующим разделом ГОСТ Р 6.30-2003. По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей. Классификация деловых писем:

1. По содержания и назначению

• информационные,

• рекламные;

• письма-запросы;

• письма-извещения,

• письма с заявлениями и заказами;

• рекламационные,

• сопроводительные,

• письма-подтверждения.

2. По функциональному признаку

3. По признаку адресата

• обычные,

• циркулярные.

4. По структурным признакам

• регламентированное, т.е. по стандарту;

• нерегламентированное

5. По характеру исполнения

• исходящие;

• входящие

6. По структуре текста письма

• простые;

• сложные

Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить при­чину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.

Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и так далее, указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа.

Обычно текст сопроводительного письма очень короток, уменьшает­ся на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Например:

Направляем Вам на рецензирование рукопись "Программы кур­са "Организация делопроизводства". Программа предполагается как типовая для всех техникумов по делопроизводству. Отзыв просим прислать до 12 ноября 2001 года.

Приложение. На 24 листах в 1 экз.

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составлять­ся.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресовываться как кон­кретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Письмо-извещение - по своему стилю близко к письмам приглашени­ям и информационным письмам. Составляется для конкретного адре­сата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность», и далее изла­гаются какие-либо факты.

Письмо-подтверждение - содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, това­ров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ оста­ется в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действия, телефонный разговор. На­чинается эта разновидность письма словами, образованными от гла­гола «подтверждать».

Направление таких писем является обязательной частью дело­вых отношений. Своевременность их отправлений позволяет адресату снять вопрос с контроля и. исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или исте­чение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и со­держать одну заключительную часть. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «Напоминаем».

Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая ка­тегория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) и адре­сату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика их не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана, и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, восполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументиро­ван.

Образец

УГЛОВОЙ ШТАМП 115422, Москва

Наименование организации ул. Зеленая, д.5, кв.38

Справочные данные

М.П. Панову

00.00.0000 №____

Заголовок

Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Кимплинского р-на Ивановской области за 1934 - 1935 года в архив на хранение не поступали, в связи с тем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.

Директор Госархива подпись Н.К. Крымина

Документация по личному составу

Особую группу документов в делопроизводстве составляют до­кументы по личному составу на работников организаций, характери­зующие их правовую, трудовую, служебную деятельность.

Документы по личному составу создаются в результате общественно – трудовых отношений, возникающих между двумя сторонами, работодателем и работником.

Все кадровые службы все чаще пользуются автоматизированны­ми системами подготовки документации по личному составу.

Еще больше возросло значение разработки унифицированных форм документов, ориентированных на компьютеризованную обра­ботку данных.

Учитывая возросшую значимость учета труда и его оплаты в но­вых экономических условиях, Правительство Российской Федерации 8 июля 1997г. издало постановление № 835 «О первичных учетных до­кументах».

Реквизиты документа (заявления)

• адресат (получатель заявления),

• автор заявления (ФИО),

• пол­ный домашний адрес,

• вид документа,

• дата,

• текст,

• приложения,

• под­пись.

Заявление является личным документом, оформляется рукопис­но по следующей форме после заключения трудового договора:

Начальнику отдела кадров

Министерство сельского

строительства РФ

Э.В. Лепинской

Беловой Татьяны Ивановны

ЗАЯВЛЕНИЕ 180540, Москва, ул. Павлова, 15

00.00.0000 корп.3 кв.5, тел. 360-00.01

Прошу принять меня на должность начальника бюро по учету корреспонденции. В 1991 я окончила Московский государственный институт, историко-архивный факультет. До марта 1996 года работала в научно-исследовательском институте документоведения и apxивнoro дела инспектором по учету и регистрации корреспонденции.

Приложение: 1. Личный листок по учету кадров,

2. Трудовая книжка,

3. Копня диплома.

4. Две фотографии.

Подпись

Заявление может быть оформлено на бланке, изготовленном по об­разцу:

Оформление личных дел для сотрудников.

Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Личные дела заводятся на всех работников предприятия.

При оформлении личного дела документы следует располагать в определенном порядке:

• внутренняя опись документов дела;

• дополнения к личному листку по учету кадров, дополнения к анкете;

• анкета - резюме;

• копии документов oб образовании;

• рекомендательные письма;

• заявление о приеме на работу;

• копия приказа о приеме на работу.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных (копия свиде­тельства о браке), аттестационные листы, отзывы, предоставления о назначении на должность, копии приказов о переводе на другую ра­боту, поощрения и т.д. Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке и свое отражение находят в «Дополнении к личному листку по учету кадров».

Личный листок и автобиографию работник заполняет сам от ру­ки, при поступлении на работу. Какие либо зачеркивания, сокраще­ния. прочерки, исправления не допускаются.

Особое внимание необходимо обратить при заполнении лично­го листка на графу «ОБРАЗОВАНИЕ». Здесь нужно указывать полное наименование факультета, специальности по диплому, № диплома.

В графе «Семейное положение» сначала указывается: женат (замужем), холост (не замужем), вдова(eц), а затем перечисляются члены семьи с указанием степени родства (муж, жена, дочь, сын...), проживающие совместно с работником. При этом указывается ФИО, год рождения (для детей число и месяц) каждого члена семьи. Со­трудник, ответственный за документальное обеспечение кадровой деятельности должен проверять полноту личного листка по учету кадров, сверив с предъявленными документами.

Наряду с личным листком по учету кадров используется в на­стоящее время и другая форма «АНКЕТА». Она содержит те же графы, что и личный листок. Только в состав анкеты входят некоторые дополнительные сведения (например, вопрос о изменении фамилии, графа № 12 - сведения о близких родственниках). В отличие от личного листка по учету кадров, анкета подписывается не только самим поступающим на работу, но и работником кадровой службы.

Личные дела сотрудников хранятся как документы строгой отчетности. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию, а где нет самостоятельных кадровых служб, на начальников отделов Пенсионного фонда.

Для их хранения используются сейфы или конторские шкафы. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся 75 лет. При увольнении работников личные дела на руки им не выдаются.

Образец

Наименование организации

ПРИКАЗ

от 00.00.0000 № _____

Об изменении графика работы

В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записи начальника отдела Орловой В.И. от 08.01.2003

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику отдела автоматизации Волкову М.И. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.2003 по 10.02.2003.

2. Главному бухгалтеру Словину О.Б. подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 15.01.2003.

3. Заместителю начальника Соловьевой Г.И. организовать контроль за исполнением приказа

Начальник управления подпись П.П. Белов

Трудовой договор

00.00.0000 Г. Челябинск №_______

Управление пенсионного обеспечения в лице начальника Управ­ления, действующего на основании Положения, Именуемое в даль­нейшем «Работодатель» и Соколова Анна Ивановна именуемый(ая) в дальнейшем «Работник», заключили настоящий договор о нижесле­дующем:

1. «Работник» Соколова Анна Ивановна______________________________________

^(Ф.И.О.)

принимается на работу в отдел организации доставки Управления пенсионного обеспечения на должность__________________________________________________

2. Договор является: договором по основной работе договором по совместительству

3. Вид договора: договор заключен на неопределенный срок_____________________

4. Срок испытания не установлен установлен____________

5. Работник должен выполнять следующие обязанности: выполнять функции указанные в положении отдела организации доставки, выпол­нять обязанности согласно должностной инструкции отдела органи­зации доставки_________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. «Работодатель» обязан организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопас­ности, своевременно выплачивать обусловленную договором зара­ботную плату _______________________________________

7. Особенности режима рабочего времени ______полный рабочий день________________

8. «Работнику» устанавливается должностной оклад __ восемьсот__ рублей в месяц

надбавка ______% от должностного оклада.

9. «Работнику» устанавливается ежегодный отпуск продолжитель­ностью:

основной 30 календарных раб. дней

дополнительный ________раб. дней

10. Дополнительные условия договора. ______________________________________

________________________________________________________________________

11. Юридические адреса и подписи сторон.

«Работодатель» «Работник»

________________________________ ___________________________________

________________________________ ___________________________________

________________________________ паспорт ____________________________

________________________________ ___________________________________

Начальник подпись

управления Ф.И.О.

Государственный комитет РФ по профессионально-техническому

образованию

Управление кадров

ПРИКАЗ

00.00.0000 № 8 л|с

Москва.

По личному составу

ПРИНЯТЬ:

Александрову Нину, Анатольевну на должность старшего бух­галтера с I февраля 2003 года с месячным испытательным сроком. Оклад по штатному расписанию.

Основание: заявление Александровой Н.А. от 12.01.2003

ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК:

1. Гавриковой Александре Ивановне, секретарю-машинистке, с 28 марта по б апреля с.г.

Основание: заявление Гавриковой А.И.

2. Тихоновой Александре Ивановне, стенографистке секретариата, с 29 марта по 20 апреля с.г.

Основание: заявление Тихоновой А.И.

УВОЛИТЬ:

Казакова Андрея Ивановича от обязанности старшего бухгалтера в связи с уходом на другую работу с 16 апреля 2003г.

Основание: заявление Казакова А.И. от 13.03.2003

Начальник управления подпись С.С. Сытник

С приказом ознакомлен: подпись, дата

• Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в инофирму

Резюме содержит название вида документа, дату, указание фа­милии, имени, отчества, должности и почтового адреса претендента, телефона, текст и подпись.

Текст резюме состоит из следующих разделов:

• персональные данные

• цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент)

• образование (перечисление в обратной хронологической последова­тельности, начиная с последнего места учебы)

• опыт работы (краткое описание характера работы с указанием зани­маемых должностей и дат)

• дополнительная информация (иностранные языки, конкретные на­выки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных ор­ганизациях и т.д.)

• рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Образец

РЕЗЮМЕ

Орлов Игорь Иванович

11.03.60 г. р.

АДРЕС: 127322, г. Москва, ул. Лескова, д. 7, кв. 11.

ТЕЛ.: 210 3318 (Р), 972 7611 (Д)

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею дочь.

ЦЕЛЬ: Получение должности начальника отдела информационного обеспечения.

ЖЕЛАЕМАЯ ЗАРПЛАТА: От 4 до 6 тыс. рублей в месяц.

ОБРАЗОВАНИЕ: 1977 – 1982 – Московский институт стали и сплавов по специальности ЭЛЕКТРОННЫЕ ВЫЧИСЛМТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присвоением квалификации.

ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК

1967 – 1977 – средняя школа № 27 (г. Москва). По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: С 1992г. – до настоящего времени – начальник отдела информатики в финансовой компании «ФИН-ТРАНС» (обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники).

С 1982 по 1992г. – инженер НИИ приборостроения, с 1985г. начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы).

С 1980 по 1982г. – старший техник в Московском статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами, базами данных, электронной почтой, Интернетом.

Имею ряд публикаций в специальном журнале «Домашний компьютер».

Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем).

По требованию могу представить необходимые рекомендации.

Подпись И.И. Орлов

• Анкета – резюме. В настоящее время все чаще встречается такой документ, как анкета – резюме, в которой присутствуют основные элементы и анкеты, и резюме

Образец

Анкета – резюме

Ф.И.О. ______________________________________________________________________________

Желаемая должность __________________________________________________________

Предполагаемая заработная плата ______________________________________________

Контактный телефон и время для связи __________________________________________

Дата и место рождения __________________________________ пол ___________________

Гражданство _____________________ Прописка ___________________________________

Ближайшая станция метро ______________________________________________________

Семейное положение ____________________________________________________________

Образование ___________________________________________________________________

(Годы учебы, полное название учебного заведения, специальность, квалификация согласно диплому)

Знание иностранного языка ______________________________________________________

Степень владения иностранным языком __________________________________________

Знание компьютера на уровне ____________________________________________________

(Пользователя, программиста, администратора)

Знание программ _______________________________________________________________

Наличие водительских прав категории____________________________________________

Наличие личного автомобиля ____________________________________________________

Трудовая деятельность (два последних места работы) ______________________________

Дополнительные сведения _______________________________________________________

Дата заполнения _______________________________ Подпись ________________________

• Рекомендации (рекомендательное письмо)

С приходом на наш рынок западных компаний получил распространение такой документ, как рекомендательные письма. При поступлении на работу претендента просят предоставить рекомендацию с прежнего места работы либо указать координаты бывшего руководителя. Зная о месте вашей предыдущей работы, работодатель обращается туда с запросом о получении сведений относительной вашей квалификации, отношения к работе, личных качеств и т.д. Подобная информация пересылается конфиденциальным письмом. Некоторые работники, преступая к поиску нового места работы, предпочитают получить рекомендательные письма заранее и в резюме сообщают о наличии таких документов.

Образец

Рекомендательное письмо

Компания «Сонера» рекомендует Вам Петрашевского Валентина Борисовича.

Валентин Петрашевский два года работал системным администратором одного из структурных подразделений нашей компании и зарекомендовал себя грамотным специалистом. В период работы в компании он стремился повышать уровень своей квалификации. Постоянно следил за новинками из области сетевых технологий. В 1998 году успешно прошел обучение на курсах IBM и получил сертификат системного администратора. Был увлечен работой, серьезно и ответственно относился к выполнению поручений. При общении с коллегами по работе, сотрудниками компании проявил себя внимательным, дружелюбным человеком.

Надеемся, сто профессионализм, опыт и личные качества Валентина Петрашевского будут по достоинству оценены Вашей компанией.

С уважением

Начальник отдела компании «Сонера» подпись А.Д. Гладилин

• Анкета – помимо Личного листка по учету кадров в кадровой практике используется другая учетная форма – анкета, которая в основном одержит те же графы, что и личный листок по учету кадров. В содержание анкеты входят некоторые дополнительные вопросы, отсутствующие в личном листке (например, вопрос об изменении фамилии, имени, отчества и др.). Ответы на вопросы анкеты формулируются аналогично ответам в личном листке. Однако анкета подписывается не только самим поступающим на работу, но и принимающим его работником кадровой службы после соответствующей сверки внесенных в анкету сведений.

Образец

11. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.)

При заполнении данного пункта необходимо именовать учреждения, организации и предприятия так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности и номера военной части.

12. Ваши близкие родственники (жена, муж, дети, отец, мать, бритья, сестры)

* Если родственники изменили фамилии, имена, отчества, то необходимо указать их прежние фамилии, имена, отчества

13. Имеется ли у Вас или жены (мужа) родственники, постоянно проживающие за границей (укажите их фамилию, имя, отчество, год рождения, степень родства, место жительства, с какого времени он проживают за границей) __________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _____________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________

15. Домашний адрес и номер телефона ______________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

16. Паспорт или документ, его заменяющий _________________________________________

____________________________________________________________________

^{(номер, серия, кем и когда выдан)}

17. Дополнительные сведения (государственные награды, участие в выборных представительных органах, а также другая информация, которую оформляемый желает сообщить о себе) ____________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________ 200__г. Подпись ___________________________

^{(дата заполнения)}

Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе

М.П.

_______________________________

^{(подпись, фамилия работника кадровой службы)}

_________________ 200__г.

Новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров утверждены Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001г. № 26 и вводятся в действие с 06.04.2001.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 6 апреля 2001 г. № 26

г. Москва

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

Государственный комитет Российской Федерации по статистике постанов­ляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федера­ции, Министерством экономического развития и торговли Российской Федера­ции, Министерством труда и социального развития Российской Федерации прилагаемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

1.1. По учету кадров:

№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу». № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», № Т-2 «Личная карточка работника», № Т-2ГС «Личная карточка государственного служащего», № Т-3 «Штатное расписание», № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», № Т-7 «График отпусков», № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками», № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», № Т-10 «Командировочное удостоверение». № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», № Т-11а «Приказ (распоряже­ние) о поощрении работников»;

1.2. По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№ Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы», № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени», № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-51 «Расчетная ведомость». № Т-53 «Платежная ведомость», № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», № Т-54 «Лицевой счет», № Т-54а «Лицевой счет (свт)», № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником», № Т-73 «Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы».

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документа­ции, указанные в п. 1.1 настоящего постановления, на юридические лица всех форм собственности, в п. 1.2 — на юридические лица всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных в п. 1 настоящего постановления унифицирован­ных форм первичной учетной документации признать утратившим силу постановление Госкомстата России от 30.10.97 № 71а в части утверждения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Председатель Государственного комитета Российской Федерации по статистике

В. СОКОЛИН

Перечень форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

1. По учету кадров Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № т-1) Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № т- 1а)

Применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц. принимаемых на работу в организацию.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытатель­ный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместитель­ству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику (ам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Личная карточка работника (форма № т-2) Личная карточка государственного служащего (форма № т-2гс)

Заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряже­ния) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельст­ва о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотрен­ных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими

классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих,

должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы № Т-2 указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

п. 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «команд­ный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);

п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначе­ние (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например «113194А»);

п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; строка б) — на граж­дан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

п. 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;

п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производит­ся на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (скорма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 формы № Т-2.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Штатное расписание (форма № т-3)

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № т-4)

Применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

В п. 4 «Послевузовское профессиональное образование» указывается наименование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения.

П. 5 «Ученая степень» заполняется на основании представленных документов (дипломов), включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников.

В п. 6 «Ученое звание» сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (форма № Т-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № т-5) Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу

(форма № Т-5а)

Применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписывают­ся руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (формы № Т-2 или

№ Т-2ГС), лицевом счете (формы № Т-54 или № Т-54а), вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

(форма № Т-6)

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам

(форма № Т-6а)

Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальны­ми нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом).

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № т-2 или № Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма № т- 7)

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельнос­ти организации и пожелания работников.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителя­ми структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответст­вующие изменения.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора

(контракта) с работником (форма № Т-8)

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора

(контракта) с работниками (форма № Т-8а)

Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Заполняют­ся работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку.

На основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

(форма № Т-9}

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку

(форма № Т-9а)

Применяются для оформления и учета направлений(я) работников(а) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(и) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № т-10)

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время выбытия из него (них).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчет­ным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов подтверждающих произведенные расходы.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № т-10а)

Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т- 9а).

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (4юрма № т- 11) Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № т-11а)

Применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работннку(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» реквизита «в сумме ___ руб. ___ коп.». .

Лицевой счет (форма № т-54) Лицевой счет (сет) (форма № т-54а)

Применяются для отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику.

Заполняются работником бухгалтерии.

Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержании из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Форма № Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники (свт) и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для печатания кодов видов оплат и удержаний.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № т-60)

Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период, согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № т-61)

Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта). Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользован­ный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе.3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетным период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество (календарных) рабочих дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № т- 73)

Применяется для оформления и учета приемки-сдачи работ, выполненных работником по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы.

Является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Составляется работником, ответственным за приемку выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитаю­щейся суммы.

При приеме на работу администрация вправе потребовать от посту­пающих документы, предусмотренные законодательством:

• заявление,

• документ об образовании

• трудовую книжку.

• военный билет (от военнообязанных).

• анкету - резюме

• автобиографию, резюме.

• фотографию.

Администрация организаций со своей стороны также совершает документальные действия, а именно:

• на заявление гражданина о приеме на работу пишет резолюцию о согласовании или несогласовании принять на работу;

• затем издается приказ о приеме на должность

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 06.04.2001 № 26

^{наименование организации}

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)	Номер документа	дата

О приеме работника на работу

		Дата
Принять на работу	с
	по

^{Фамилия, имя, отчество}

в______________________________________________________________________

^{наименование структурного подразделения}

^{наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации}

^{условия приема на работу, характер работы}

с окладом (тарифной ставкой) _________________________ руб. _________ коп.

надбавкой _________________________ руб. _________ коп.

с испытательным сроком ________________________________________ месяцев

О с н о в а н и е:

Трудовой договор (контракт) от «___»______________ 20 ___ года № __________

Руководитель организации _______________ ____________ ___________________

^{должность подпись расшифровка подписи}

С приказом (распоряжением) ознакомлен ______________________

^{подпись работника}

« ___» ___________________ 20 ___ года

Унифицированная форма № Т-1а

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 06.04.2001 № 26

	Код
Форма по ОКУД	0301015
___________________________________________________________________________________________________________________ по ОКПО

наименование организации

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)	Номер документа	дата

О приеме работников на работу

Принять на работу:

Руководитель организации _________________ ___________________ ______________________

^{должность подпись расшифровка подписи}

Унифицированная форма № Т-2

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 06.04.2001 № 26

наименование организации

Личная карточка работника

1. Общие сведения

Трудовой договор (контракт)	номер
	дата

1. Фамилия___________________________ имя __________________ отчество__________________________

2-я страница формы № Т-2

8. Стаж работы (по состоянию на « ___» ________________20 ___ года):

Общий ___________ дней _____________ месяцев ____________ лет

Непрерывный ___________ дней _____________ месяцев ____________ лет

10. Состав семьи:

11. Паспорт ________________ № ___________________ Дата выдачи «____» _________________ ________ года

Выдан ____________________________________________________________________________________

^{наименование органа, выдавшего паспорт}

12. Адрес места жительства:

Дата регистрации по указанному месту жительства «____» ___________________ _______ года.

Номер телефона ________________________

Работник кадровой службы _________________ ____________________ _________________________

^{должность подпись расшифровка подписи}

Работник ____________________

^{подпись}

«____» __________________ 20 ___ года

3-я страница формы № Т-2

III. Прием на работу и перевод на другую работу

IV. Аттестация

V. Повышение квалификации

VI. Профессиональная переподготовка

4-я страница формы № Т-2

Х. Дополнительные сведения

XI. Основания увольнения _________________________________________________________________

Приказ (распоряжение) № _____ от «____» __________________ 20__ года

Работник кадровой службы ___________________ ____________________ _______________________

^{должность подпись расшифровка подписи}

Работник _______________________

^{подпись}

«____» __________________ 20 ___ года

Унифицированная форма № Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 06.04.2001 № 26

^{наименование организации}

УТВЕРЖДАЮ

Приказ от «___»___________ 20___г. № ______

Штат в количестве __________________ единиц

с месячным фондом заработной платы

______________________________________ руб.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ	Номер документа	Дата

На «_____»____________________ 20 ___ года

Руководители структурных подразделений __________________ ________________________ _____________________________

^{должность подпись расшифровка подписи}

__________________ ________________________ _____________________________

^{должность подпись расшифровка подписи}

__________________ ________________________ _____________________________

^{должность подпись расшифровка подписи}

Главный бухгалтер ________________________ _____________________________

^{подпись расшифровка подписи}

Унифицированная форма № Т-5

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 06.04.2001 № 26

^{наименование организации}

О переводе работника на другую работу

		Дата
Перевести на другую работу	с
	по

^{фамилия, имя, отчество}

О с н о в а н и е:

изменение к трудовому договору (контракту) от «___» ______________ 20___ года № ________

Руководитель организации ________________ ___________________ ______________________

^{должность подпись расшифровка подписи}

С приказом (распоряжением) ознакомлен ________________________

^{подпись работника}

«_____» _____________________ 20____ года

Унифицированная форма № Т-5а

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 06.04.2001 № 26

^{наименование организации}

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)	Номер документа	Дата

О переводе работников на другую работу

Перевести на другую работу:

Руководитель организации ________________________ ___________________ ____________________

^{должность подпись расшифровка подписи}

Унифицированная форма № Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 06.04.2001 № 26

^{наименование организации}

О предоставлении отпуска работнику

Вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и др.)

за период работы с «___» _______________ 20___ года по «___»__________________ 20___ года

с «___» _______________ 20___ года по «___» __________________ 20___ года

Руководитель организации _______________ ___________________ ________________________

^{должность подпись расшифровка подписи}

С приказом (распоряжением) ознакомлен _______________________

^{подпись работника}

«____» ____________________ 20 ___ года

Унифицированная форма № Т-6а

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 06.04.2001 № 26

^{наименование организации}

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)	Номер документа	Дата

О предоставлении отпуска работникам

Руководитель _________________________ _____________________ __________________________

^{должность подпись расшифровка подписи}

Унифицированная форма № Т-7

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 06.04.2001 № 26

^{наименование организации}

^{СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ}

Председатель профсоюзного органа Руководитель ________________________________

^{должность}

_______________________ ___________________________ _________________________ __________________________________

^{подпись расшифровка подписи подпись расшифровка подписи}

Протокол заседания «___»__________________ 20___ года

«___» ______________ 20 ___ года № _______

ГРАФИК ОТПУСКОВ	Номер документа	Дата составления	год