Росздрав

Государственное образовательное учреждение

«ЧЕЛЯБИНСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Учебно-методическое пособие

Специальности: 0201 «Правоведение»

0202 «Право и организация социального обеспечения»

0603 «Финансы»

Челябинск,

2004 год

Пособие по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Рассмотрено на заседании ЦК специальных дисциплин № ____

от «___» ____________ 2004г.

Одобрено Методическим советом техникума

Авторы: Жакова Л.П. – преподаватель юридического техникума

Белоусова Н.В. – преподаватель юридического техникума

Редактор Прусова В.Д. – председатель специального цикла.

Рецензент Дерина В.Н. – начальник пенсионного управления Пенсионного Фонда РФ по Металлургическому району г. Челябинска

Пояснительная записка

Методическое пособие по дисциплине «Документационное обеспечение управления» составлено в соответствии с программой по требованиям стандарта подготовки выпускников по специальностям: 0201 «Правоведение», 0202 «Право и организация социального обеспечения» и 0603 «Финансы».

Данное пособие переработано в соответствии с новым ГОСТом Р6.30-2003 и дополнено новыми образцами документов и пополнено содержание теоретических знаний..

Учебно-методическое пособие составлено для студентов юридического техникума и предусматривает дистанционное обучение для студентов заочного обучения.

Приложение 1

Д О К У М Е Н Т Ы:

Типология и основные характеристики Словарь нормативных терминов и определений

Любая сфера научно-практической деятельности предполагает наличие профессионального языка, основанного на специфической терминологии. Более того, нормативно установленная терминология напрямую отражает степень развития данной научно-практической области. Все это относится и к информационно-документационной сфере деятельности.

Настоящий словарь содержит термины и определения документа, его основных категорий, свойств, а также форм организации работы с документами. Его цель – раскрыть основные понятия данной сферы деятельности в удобной для специалистов форме. Словарь составлен на основе нормативной терминологической базы, которая на данный момент представлена, в основном, в государственных стандартах.

При работе над словарем были использованы:

• Федеральный Закон об информации, информатизации и защите информации, 20 февраля 1995г.;

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения;

• ГОСТ 7.0-84. Библиографическая деятельность: Основные термины и определения;

• ГОСТ 7.9-95. Реферат и аннотация: Общие требования;

• ГОСТ 7.27-80. Научно-информационная деятельность: Основные термины и определения;

• ГОСТ 7.48-90. Консервация документов: Основные термины и определения;

• ГОСТ 7.60-90. Издания. Основные виды. Термины и определения;

• ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83). Аудиовизуальные документы: Основные термины и определения.

Термины, представленные в словаре приведены в алфавитном порядке. Указания на тематически и логически связанные термины, определения которых также даны в настоящем словаре, сделаны в форме перекрестных ссылок. Термины, на которые сделаны ссылки (за исключением часто используемых терминов «Документ» и «Информация») выделены курсивом. В некоторых случаях для более детальной характеристики понятий после определений даны в круглых скобках примеры.

Формулировки терминов и определений полностью соответствуют тексту первоисточников. Лишь в редких случаях были допущены незначительные редакционные отклонения, не искажающие научное и юридическое толкование.

АННОТАЦИЯ – краткая характеристика документа, его части или группы документов с точки зрения назначения, содержания, формы и других особенностей. См. также: библиографическая запись.

АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий изобразительную, звуковую, а также текстовую информацию. См. также: видеодокумент, кинодокумент, текстовой документ.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ – элемент библиографической информации, содержащий организованные по определенным правилам сведения о документе, его части или группе документов, и зафиксированный в документальной форме. См. также: аннотация, библиографическое описание, реферат.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ – информация о документах, создаваемая в целях оповещения о документах, их поиска, рекомендации и пропаганды. См. также: библиографическая запись, вторичный документ, информация.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ – совокупность конкретных сведений о документе, приведенных по установленным правилам и предназначенных для его идентификации и общей характеристики. См. также: библиографическая запись.

ВИД ДОКУМЕНТА – принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. (Инструкция по делопроизводству, листок по учету кадров, приказ по личному составу и др.)

ВИДЕОГРАММА ДОКУМЕНТА – изображение документа на экране монитора.

ВИДЕОДОКУМЕНТ – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную посредством видеозвукозаписи.

ВНЕШНИЕ ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления. См. также: оформление документа.

ВТОРИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, являющийся результатом анализа и обобщения одного или нескольких первичных документов. См. также: библиографическая информация.

ГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВ-ЛЕНИЯ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. См. также: организация работы с документами.

ДОКУМЕНТ (ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

ДОКУМЕНТ НА МИКРОФОРМЕ – фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует увеличения при помощи микрографической техники. (Микрокарта, микрофильм, микрофиша).

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – запись информации на различных носителях по установленным правилам. См. также: делопроизводство, оформление документа.

ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. См. также: организация работы с документами.

ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ – один из экземпляров копии документа.

ДУБЛИКАТ ДОКУМЕНТА – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

ИЗДАНИЕ – документ, предназначенный для распространения содержавшийся в нем информации, прошедшей редакционно-издательскую обработку, полученный печатанием или теснением, полиграфически самостоятельно оформленный, имеющий выходные сведения.

ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта. См. также: графический документ, фотодокумент, кинодокумент.

ИНФОРМАЦИЯ – сведения о лицах, предметах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. См. также: библиографическая информация, документ (документированная информация).

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ – применение содержащейся в документах информации в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. См. также: организация работы с документами.

КИНОДОКУМЕНТ – изобразительный или аудиовизуальный документ на пленочном носителе, содержащий зафиксированные посредством кинематографической техники предметы в виде последовательно расположенных фотографических изображений (кадров), а в звуковом кинофильме – также звуковую информацию.

КИНОФИЛЬМ – кинодокумент, представляющий собой последовательность фотографических изображений (кадров), объединенных общим сюжетом и предназначенных для воспроизведения на экране при помощи проецирования.

КОНФИДИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, доступ к которому ограничивается в соответствии с законодательством.

КОПИЯ ДОКУМЕНТА – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. См. также: дублетный документ, заверенная копия документа.

МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ – материальный объект, используемый для закрепления на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет. См. также: хранение документов.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, созданный юридическим и физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. См. также: делопроизводство, служебный документ.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

ПЕРВИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий исходную информацию. См. также: вторичный документ.

ПИСЬМЕННЫЙ ДОУМЕНТ – текстовый документ, содержащий информацию, зафиксированную любым типом письма. См. также: машинописный документ, рукописный документ.

ПОВРЕЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА – частичная утрата эксплуатационных свойств при нарушении режима хранения и правил использования документа. Для сравнения: старение документа.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА – первый или единичный экземпляр официального документа. См. также: подлинный документ, дубликат документа.

ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Для сравнения: копия документа. См. также: подлинник документа.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – обязательный элемент оформления официального документа. См. также: оформление документа. (Автор, наименование, заголовок, текст, подпись и др.).

РЕФЕРАТ – краткое изложение содержания документа или его части, включающее основные фактические сведения и выводы, необходимые для первоначального ознакомления с документом и определения целесообразности обращения к нему. См. также: библиографическая запись.

РУКОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТА – состояние документа, характеризуемое степень удержания эксплуатационных свойств. См. также: обеспечение сохранности документов, унифицированная система документации.

СТАРЕНИЕ ДОКУМЕНТА – изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов. Для сравнения: повреждение документа.

ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированный любым типом письма или любой системой звукозаписи. См. также: аудиовизуальный документ, письменный документ, фонодокумент.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию необходимую для управления в определенной сфере деятельности. (Унифицированная система организационно-распорядительной документации и др.).

УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ – установление количества и состава документов и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству. См. также: обеспечение сохранности документов.

ФОНОДОКУМЕНТ – документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию. См. также: аудиовизуальный документ, текстовой документ.

ФОТОДОКУМЕНТ – изобразительный документ, содержащий информацию, зафиксированную посредством фотографической техники, предметы в виде отдельных фотоизображений.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – обеспечение рационального размещения и сохранности документов. См. также: обеспечение сохранности документов, организация работы с документами.

ЦЕННОСТЬ ДОКУМЕНТА – свойство документа, обуславливающее его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

ЭКСПЛУАТАЦИОННЫЕ СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА – совокупность свойств, характеризующих пригодность документа для использования и постоянного хранения.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.