Раздел 4. Словарь основных терминов (глоссарий)

Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Администратор БД — лицо или группа лиц, реализую­щих управление банком данных.

АИС — информационная система, использующая вычис­лительную технику, средства связи и коммуникации, а также современные информационные технологии.

База данных — совокупность специально организованных и логически взаимосвязанных элементов фактографической и (или) документальной информации, представленных на ма­шиночитаемых носителях. БД — информационная модель ПО.

Банк данных — взаимосвязанная совокупность языковых, логических, программных, информационных, технических и организационных средств ввода, переработки, хранения, по­иска и выдачи специально организованной и логически взаи­мосвязанной информации. БД — это часть автоматизирован­ной информационной системы (АИС), представляющая со­бой динамическую модель предметной области.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирую­щих автора официального письменного документа.

Вид письменного документа — принадлежность письмен­ного документа к системе документации по признакам содер­жания и целевого назначения.

Виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ — официальный документ, не вы­ходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ; поступивший документ — документ, поступивший в учреждение.

Генератор (источник) информации — отдельное лицо, коллектив, машинная или человеко-машинная система, со­здающая сообщения в ходе (или в результате) выполнения той или иной деятельности.

Гриф согласования — реквизит официального докумен­та, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содер­жанию.

Данные — зарегистрированные на любых носителях све­дения об объекте (реальном или вымышленном) независимо от того, дошли они до какого-либо пользователя (потребите­ля информации) и интересуют ли они его.

Дата официального документа — реквизит официально­го документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, со­гласования, опубликования.

Дело — совокупность документов или документ, относя­щихся к одному вопросу или участку деятельности, поме­щенных в отдельную обложку.

Делопроизводство; документационное обеспечение управ­ления — отрасль деятельности, обеспечивающая документиро­вание и организацию работы с официальными документами.

Доверенность — письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому.

Документ; документированная информация — зафикси­рованная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения испол­нения или отправления.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинни­ка документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия документа — копия документа, на ко­торой в соответствии с установленным порядком проставля­ют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок дела — краткое обозначение сведений о соста­ве и содержании документов в деле.

Заголовок официального документа — реквизит докумен­та, кратко излагающий его содержание.

Защита данных — предупреждение несанкционированно­го или случайного доступа к данным, их изменения или раз­рушения со стороны пользователей (обеспечение секретности данных); предупреждение изменения или разрушения дан­ных при сбоях аппаратуры и программных средств, а также в результате ошибок в работе сотрудников групп эксплуата­ции (обеспечение безопасности данных).

Индекс дела; номер дела — цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индексирование — процесс перевода основного смысло­вого содержания документа и запроса на информационно-поисковый язык.

Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-рас­порядительным документом организации или резолюцией.

Инструкция — правой акт, утверждаемый или издавае­мый в целях установления правил, регулирующих организа­ционные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Интерфейс — связующее звено между пользователем и компьютером, выполняющим программу. Интерфейс включа­ет средства задания внешнего вида экрана, средства распреде­ления функций по клавишам, способ, которым пользователь разъясняет программе, что он задумал выполнить, и т. д.

Информатика — комплексная наука, изучающая движе­ние, структуру и свойства семантической информации.

Информационная потребность (ИП) — совокупность эле­ментов информации/данных, необходимая и достаточная для эффективного выполнения определенной работы (решения задачи) субъектом основной деятельности. ИП зависит от степени подготовленности СОД к выполнению заданной ра­боты, его знаний, умений, наличия уже собранной информа­ции/данных, а также от трудоемкости и сложности заданной работы, ее внутреннего многообразия и взаимосвязей с внеш­ней средой.

Информационная система — взаимосвязанная совокуп­ность информационных элементов ввода, обработки, перера­ботки, хранения, поиска, вывода и распространения инфор­мации, находящихся в отношениях и связях между собой и составляющих определенную целостность, единство, цель функционирования которой состоит в информационном обес­печении эффективной деятельности организационной систе­мы, подсистемой которой она является.

Информационно-поисковый язык — специальное языко­вое средство представления информации, позволяющее од­нозначно описывать основное смысловое содержание доку­ментов и запросов.

Информационные запросы — запросы пользователей к информационной системе, отражающие их информационные потребности.

Информационные технологии — современные виды ин­формационного обслуживания, организованные на базе средств вычислительной техники и средств связи. Информа­ционная технология — система методов и средств реализации информационных процессов, а также способов использова­ния этих средств.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Исходящий документ; отправляемый документ — офи­циальный документ, отправляемый из учреждения.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Копия документа — документ, полностью воспроизводя­щий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими сред­ствами.

Наименование документа — обозначение вида письмен­ного документа.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наи­менований дел, заводимых в организации, с указанием сро­ков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативно-правовой акт — правовой акт, изданный в установленном порядке уполномоченным на то органом госу­дарственной власти, органом местного самоуправления или должностного лица, устанавливающий правовые нормы (пра­вила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действую­щие независимо от того, возникли или прекратились конк­ретные правоотношения, предусмотренные актом.

Носитель документированной информации — материаль­ный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Объем документооборота — количество документов, по ступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Операционная система — совокупность программных средств, обеспечивающих управление аппаратными ресурса­ми вычислительной системы и взаимодействие программных процессов с аппаратурой, другими процессами и пользовате­лем. Операционная система выполняет следующие действия: управление памятью, управление вводом-выводом, управле­ние файловой системой, управление взаимодействием про­цессов, диспетчеризацию процессов, защиту, учет использо­вания ресурсов, обработку командного языка. Основными частями ОС являются файловая система — система организа­ции, хранения и доступа программ, данных, тестов; програм­мы управления внешними устройствами (драйверы); команд­ный язык.

Организационно-распорядительный документ — вид пись­менного документа, в котором фиксируют решение админис­тративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, орга­низаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами — организация до­кументооборота, хранения и использования документов в те­кущей деятельности учреждения.

Официальный документ — документ, созданный юриди­ческим или физическим лицом, оформленный и удостоверен­ный в установленном порядке.

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соот­ветствии с установленными правилами.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Панель — информация, сгруппированная и расположен­ная на экране определенным способом.

Переменная часть реквизита документа — изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Пертинентность — характеристика степени соответствия сообщения информационной потребности.

Письменный документ — текстовой документ, информа­ция которого зафиксирована любым типом письма.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа.

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают дос­товерности его происхождения.

Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Поисковый образ документа — основное смысловое со­держание документа, выраженное на информационно-поис­ковом языке.

Поисковый образ запроса (поисковое предписание)— основное смысловое содержание запроса, выраженное на ин­формационно-поисковом языке.

Постоянная часть реквизита документа — неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке докумен­та, наносимая при его изготовлении.

Потребитель (приемник) информации — отдельное лицо, коллектив, машинная или человеко-машинная (организаци­онная) система, использующие информацию/данные в це­лях выполнения определенной работы в процессе основной деятельности.

Правила документирования — требования и нормы, ус­танавливающие порядок документирования.

Предметная область АИС — ПО— область применения конкретного БД; ПО — результат целенаправленного отра­жения фрагмента реального мира с позиций интересов пользо­вателей АИС.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Фе­дерации, субъектов Российской Федерации, органов местно­го самоуправления в пределах компетенции, определенной законом, нормативно-правовыми актами. Распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов. Рас­порядительный документ, издаваемый органами государствен­ного управления, руководителями организаций, учреждений и предприятий по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления, а также по производ­ственным, хозяйственным и административным вопросам.

Регистрационный индекс документа — регистрационный номер документа: цифровое или буквенно-цифровое обозна­чение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документа — запись учетных данных о до­кументе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Резолюция — развернутое решение коллегиального орга­на (собрания, конференции, съезда, организации).

Резолюция документа — реквизит, состоящий из надпи­си на документе, сделанной должностным лицом и содержа­щей принятое им решение.

Реквизит документа — обязательный элемент оформле­ния официального документа.

Релевантность — характеристика степени соответствия со­общения информационному запросу.

Рукописный документ — письменный документ, при со­здании которого знаки письма наносят от руки.

Система документации — совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система управления базами данных (СУБД) — комплекс языковых, логических и программных средств, предназначен­ных для описания, ввода, переработки, ведения, хранения и выборки- специально организованных и логически взаимосвя­занных данных (жестко структурируемой информации) в це­лях их многоаспектного коллективного использования.

Служебный документ — официальный документ, исполь­зуемый в текущей деятельности организации.

Срок исполнения документа — срок, установленный нор­мативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Структурированность — свойство информации, позволяю­щее полно (без искажений) выделять ее из полученных в про­цессе обмена сигналов (при этом сигнал рассматривают как носитель информации в пространстве и времени). Данное свой­ство особо значимо при использовании автоматизированных средств ее сбора, хранения, анализа, обработки и передачи.

Табель унифицированных форм документов — перечень разрешенных к применению унифицированных форм доку­ментов.

Тезаурус — нормативный словарь-справочник сложной гипертекстовой структуры, в узлах которой размещены по­нятия некоторой предметной среды, а дуги соответствуют от­ношениям между понятиями.

Текст официального документа — информация, зафик­сированная любым типом письма или любой системой звуко­записи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Унифицированная система документации; УСД — систе­ма документации, созданная по единым правилам и требова­ниям, содержащая информацию, необходимую для управле­ния в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа; УФД — совокуп­ность реквизитов, установленных в соответствии с решаемы­ми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Фактографические АИПС (БД) — взаимосвязанная со­вокупность языковых, логических, программных, информа­ционных, технических организационных средств ввода, пе­реработки, хранения, поиска и выдачи жестко структуриро­ванной информации.

Формирование дела — группирование исполненных до­кументов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систе­матизация документов внутри дела.

Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной пос­ледовательности .

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным поряд­ком оформления.