3. Разработка базы данных для автоматизации учета движения товарно-материальных ценностей

Основное предназначение учета - формирование базиса данных о состоянии предприятия. При этом речь идет не только об учете товаров, но и о состоянии всех данных, характеризующих предприятие (количество товара на складе, в пути, сколько товара заказано, оплачено, выписано, разрешено к отпуску, сколько отпущено, отпущено в кредит, за наличную оплату, сколько возвращено по рекламациям и т. д.). И этот далеко не полный перечень относится к товарам, а ведь есть еще основные средства, производственные запасы, договорные отношения с обязательствами, отношения с персоналом, с представителями бюджета, частные отношения руководителя фирмы. Все аспекты производственной деятельности, находят отражение в бухгалтерии предприятия.

Учет - одна из наиболее трудоемких, но необходимых функций управления. Она состоит в наблюдении, измерении, регистрации и группировке учитываемых явлений. В показателях учета раскрываются количественная и качественная стороны хозяйственных процессов, характеризующие факторы хозяйственной жизни.

Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей и рутинность работы по их формированию. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета.

Эти виды учета органически связаны между собой, взаимно дополняют друг друга, хотя и отличаются сферой их применения, назначением и способом осуществления.

Основной целью хозяйственного учета является формирование качественной, полной, достоверной и современной информации о финансовой и хозяйственной деятельности предприятия, необходимой для управления и становления рыночной экономики.

Статистический учет применяется при изучении массовых социально-экономических объектов в области экономики, культуры, науки, здравоохранения и т. д. Статистика собирает и обобщает информацию о состоянии экономики, движении рабочей силы, складывающихся ценах на региональных рынках труда, товаров, ценных бумаг и др., численности и составе населения с целью анализа и прогнозирования социально-экономического развития общества. Статистике присущи особые методы сбора и обработки первичных данных: статистическое наблюдение (сплошное и выборочное), сводка и группировка данных статистического наблюдения, исчисление средних индексов.

Для получения первичных учетных данных статистика использует бухгалтерские документы и данные специальных статистических наблюдений.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех хозяйственных операций. Бухгалтерский учет дает наиболее важную и достоверную информацию, систематизирует и обрабатывает разрозненные данные, после чего они становятся основой для принятия управленческих решений.

Оперативный учет используется для наблюдения, регистрации, обработки и контроля отдельных явлений финансово-хозяйственной деятельности организации. Чаще всего он ограничивается рамками одного предприятия и организуется на местах совершения хозяйственных операций (участок, цех, склад, отдел).

Его отличительная особенность - быстрота обеспечения данных, которые могут быть получены по телефону, телефаксу, в устной беседе, в виде извещения по почте. Данные оперативного учета используются для повседневного, текущего руководства и управления деятельностью предприятия (учет выработки, выпуска продукции, оказанных услуг, выполнения договоров, отгрузки и реализации, наличия материальных запасов, явки на работу, поступления товаров от поставщиков, состояние покупательного спроса и т. д.)

Особенностью ведения учета на предприятии является большая динамика изменений в этой сфере, что требует внесения частых изменений в существующие базы данных хранения информации. Следовательно, при учете операций важна оперативность обновления информации.

Два подхода к автоматизации деятельности предприятия. Проблемы создания эффективной системы управления предприятием: Современное предприятие, независимо от формы собственности, представляет собой саморазвивающийся организм, существование и дееспособность которого в конечном итоге обеспечивается преобладанием доходной части его бюджета над расходной. Отсюда целью любого предприятия является создание условий, которые обеспечивали бы получение максимальных доходов от его деятельности при одновременной минимизации расходов.

Наиболее оптимальный путь достижения указанной цели - это создание эффективной системы управления движения ТМЦ. Это, в свою очередь, подразумевает решение целого ряда стоящих перед предприятием проблем, среди которых следует выделить следующие как наиболее основные:

• стратегическое планирование;

• оптимизация управления технологическими процессами;

• управление человеческими ресурсами (персоналом);

• повышение эффективности деятельности предприятия;

• экономия средств и минимизация затрат.

Современный уровень развития науки и техники позволяет успешно решать весь спектр указанных проблем наиболее эффективным образом, а именно - с использованием передовых компьютерных и информационных технологий, позволяющих автоматизировать деятельность организаций.

Одна из неизбежных проблем, встающих перед предприятием при переходе на автоматизированные средства управления, - внедрение.

Проблемы внедрения возникают тогда, когда персонал вынужден применять средства автоматизации для выполнения основной работы. В отличие от вспомогательных средств (назовем их инструментальными), решение об использовании которых принимается персоналом, орудийные средства должны внедряться независимо от желания персонала. Во всяком случае, внедрение орудийных средств влечет за собой некоторое изменение технологии, необходимость обучения и отладки взаимодействия персонала в новых условиях.

Средства автоматизации будут жизнеспособны, если обеспечат возможность плавного перехода от сложившейся технологии к модернизированной. Такой переход предполагает, что эти средства на первых порах будут играть роль вспомогательных (например, они должны давать возможность быстро печатать накладные, платежки и счета и вести их учет). Любой человек быстро осваивает те средства, которые помогают или освобождают его от необходимости выполнять несложную, но рутинную работу. По мере освоения простых операций станут, видны способы исполнения более сложных операций на базе средств автоматизации.

С развитием торговли и торговых отношений очевидным стал вопрос об автоматизации учета движения товарно-материальных ценностей. Наличие большого количества бумаг, накладных и другой документации, во многих случаях совершенно не систематизированного, невозможность предоставления необходимой информации руководству и т.д. указало на необходимость создания средств для автоматизации данной области деятельности предприятий.

Системы автоматизации учета движения ТМЦ обычно внедряются, чтобы решать задачи, стоящие перед организацией, такие как:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.

• исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Результатами внедрения систем автоматизации учета движения ТМЦ являются:

• надежное хранение документов - значительно снижается вероятность потери документа или доступа к нему лиц, не имеющих на это права;

• быстрый поиск документов;

• повышение уровня обслуживания покупателей за счет снижения времени выполнения работы и уменьшения количества ошибок;

• автоматизация типовых процедур (проведения изменений, построения различных отчетов и т.п.).

Преимущества от автоматизации этого вида деятельности бесспорны, однако при принятии решения руководством предприятия о начале автоматизации остро встает проблема выбора средств их разработки и создания. К этому вопросу нельзя подойти однозначно и прежде чем выбрать средство разработки, следует определить ее цель. Что надо создать: заказную уникальную систему или программный продукт для рынка? Будет ли это прикладная программ или инструментальная система? Какой предполагается срок жизни программы? Придется ли ее сопровождать (т. е. вносить изменения в нее по желанию заказчика) или только исправлять ошибки? Есть еще много вопросов, ответ на которые в какой-то мере влияет на выбор средств.

Существуют два подхода к осуществлению автоматизации.

При первом подходе создается уникальная система по заказу. Данный подход используется в основном мелкими предприятиями и обуславливается экономической выгодой. Преимущество такого варианта состоит в том, что программы пишутся строго под конкретную организацию, учитываются ее особенности. Однако создание большого автоматизированного комплекса данным способом невозможно, поскольку требует больших материальных затрат и высокой квалификации специалистов. В основном при данном подходе создаются программные комплексы, помогающие выполнять рутинную работу, при этом неважно, на сколько быстро они будут выполнять свои функции, лишь бы работали быстрее, чем человек. Такие системы следует создавать на программных средствах, позволяющих просто и быстро создавать прикладные программы, отвечающие текущим потребностям. Собственно, для таких задач и создаются интегрированные пакеты типа MS Access, Clarion или Fox Pro.

Суть второго подхода состоит в том, что, если фирма действительно серьезно подходит к системе автоматизации или хочет автоматизировать не только конкретную область своего функционирования, а деятельность нескольких направлений, то необходим анализ соответствующих программных продуктов, имеющихся на рынке.

Следует отметить, что для эффективной работы системы автоматизации деятельности предприятия должны базироваться на передовых технологиях. Можно с уверенностью сказать, что самым распространенным на сегодняшний день решением в этом случае является применение технологии клиент-сервер. Об этом свидетельствует и большое число представленных на рынке продуктов.

Выбор СУБД при построении системы автоматизации во многом определяет такие ее параметры, как производительность, масштабируемость, защищенность и надежность. Все СУБД, используемые в системах автоматизации, можно разделить на две группы: работающие по технологии файл-сервер и по технологии клиент-сервер.

Файл-серверная система имеет следующие недостатки:

• большая нагрузка на сеть и повышенные требования к ее пропускной способности (при большом числе пользователей и значительных объемах обрабатываемой информации несоблюдение этих требований может привести к неработоспособности системы);

• повышенные требования к ПК ввиду того, что обрабатываются данные на рабочем месте пользователя;

• невозможность одновременной работы с данными;

• невозможность соблюдения безопасности данных.

Клиент-серверная технология практически от всех перечисленных недостатков свободна, в первую очередь благодаря тому, что в ней вся обработка перенесена на сервер баз данных, а на рабочем месте пользователя только формируются запросы и отображаются результаты. Выбор конкретной СУБД определяется многими параметрами, среди которых можно назвать надежность и устойчивость, быстродействие, наличие средств разработки приложений, совместимость с другими платформами и ОС, поддержка компании-производителя.

Среди разработчиков систем автоматизации деятельности предприятий наиболее популярны СУБД Oracle и Microsoft SQL Server, InterBase и некоторые другие.

При автоматизации не отдельных направлений, а всей деятельности организации в целом целесообразным является применение систем комплексной автоматизации. Учет движения ТМЦ является одной из составляющих бухгалтерского учета на предприятиях торговли, поэтому необходимо провести анализ существующих пакетов прикладных программ бухгалтерского и оперативного учета.

Среди представленных на современном рынке систем автоматизации торговли можно отметить предложения фирм «1С».

Автоматизация учета движения ТМЦ позволяет увеличить скорость обслуживания покупателей, гарантирует отсутствие ошибок при вводе данных, оперативно отслеживает наличие и движение товарно-материальных ценностей и делать своевременные заказы.

Использование данного решения позволяет идентифицировать поступившие на предприятие товарно-материальные ценности по штрих-коду, передавать сведения об имеющихся товарно-материальных ценностях в память контрольно-кассовых машин и считывать из них сведения о продажах, формировать документы на их реализацию покупателям, производить инвентаризацию, формировать отчеты по итогам продаж. С помощью автоматизации учета движения ТМЦ предприятие сможет работать в едином информационном пространстве, что поможет оптимизировать управление предприятием и повысить его конкурентоспособность.

Основными функциями разработанной базы данных по учету движения ТМЦ являются:

• обновление, дополнение, удаление и поддержание целостности информации;

• выбор информации из базы данных по запросам пользователя;

• результаты работы базы данных отражены в отчетных формах;

• все элементы базы данных представлены как единый проект, управление которым осуществляется через меню пользователя.