10.3. Evidenţa datoriilor comerciale

Datoriile comerciale reprezintă angajamentele de plată ale întreprinderii faţă de furnizori, antreprenori şi alţi creditori privind facturile comerciale pentru materialele procurate, serviciile acordate şi avansurile primite.

Datoriile se reflectă în conturile contabile şi în bilanţul contabil atunci cînd există probabilitatea retragerii resurselor (mijloacelor băneşti, activelor proprii) care sînt purtători de avantaje economice, ceea ce va constitui rezultatul constatării datoriilor în cauză, iar suma la care se constată datoriile poate fi măsurată veridic. Aşadar, intrările gratuite nu provoacă retragerea resurselor şi respectiv apariţia datoriilor.

Evidenţa analitică a datoriilor comerciale se ţine pe fiecare furnizor, antreprenor, creditor, termen de apariţie şi stingere a datoriilor.

Pentru evidenţa sintetică sînt destinate conturile 521 “Datorii pe termen scurt privind facturile comerciale”, 522 “Datorii pe termen scurt faţă de părţile legate”, 523 “Avansuri pe termen scurt primite”. Aceste conturi sînt conturi de pasiv. În creditul lor se înregistrează creşterea datoriilor comerciale, în debit - achitarea datoriilor faţă de furnizori. Soldul acestor conturi este creditor şi reprezintă datoriile comerciale ale întreprinderii la o anumită dată şi se reflectă în capitolul V al Bilanţului contabil, posturile căruia corespund denumirilor conturilor specificate.

Datoriile se înregistrează în baza documentelor de livrare, care însoţesc bunurile intrate de la furnizori sau serviciile prestate de către aceştia. Pentru livrările impozabile cu TVA se întocmesc facturile fiscale care au fost introduse de la 1 martie 2002, iar pentru livrările neimpozabile – facturile de expediţie.

Datoriile se reflectă în contabilitate prin creditarea conturilor 521 “Datorii pe termen scurt privind facturile comerciale”, 522 “Datorii pe termen scurt faţă de părţile legate” în corespondenţa cu conturile în care se contabilizează bunurile materiale intrate, serviciile prestate:

1. Reflectarea valorilor materiale intrate de la furnizori şi antreprenori (fără TVA):

• debit contul 111 “Active nemateriale”,

• debit contul 112 “Active nemateriale în curs de execuţie”,

• debit contul 121 “Active materiale în curs de execuţie”,

• debit contul 123 “Mijloace fixe”,

• debit contul 211 “Materiale”,

• debit contul 213 “Obiecte de mică valoare şi scurtă durată”,

• debit contul 217 “Mărfuri”,

• credit contul 521 “Datorii pe termen scurt privind facturile comerciale” sau credit contul 522 “Datorii pe termen scurt faţă de părţile legate”.

2. Reflectarea valorii serviciilor prestate de către furnizori şi antreprenori (fără TVA):

• debit contul 112 “Active nemateriale în curs de execuţie”,

• debit contul 211 “Materiale”,

• debit contul 213 “Obiecte de mică valoare şi scurtă durată”,

• debit contul 217 “Mărfuri”,

• debit contul 712 “Cheltuieli comerciale”,

• debit contul 713 “Cheltuieli generale şi administrative”,

• debit contul 721 “Cheltuieli ale activităţii de investiţii”,

• debit contul 722 “Cheltuieli ale activităţii financiare”,

• debit contul 811 “Producţia de bază”,

• debit contul 813 “Consumuri indirecte de producţie”,

• credit contul 521 “Datorii pe termen scurt privind facturile comerciale” sau credit contul 522 “Datorii pe termen scurt faţă de părţile legate”.

Conform art.102 din Codul fiscal în cazul achitării TVA la buget, subiecţilor impozabili li se permite trecerea în cont a sumei TVA achitate sau care urmează a fi achitată furnizorilor pe valorile materiale, serviciile procurate pentru efectuarea livrărilor impozabile în procesul desfăşurării activităţii de întreprinzător

Conform art. 102 alin. (6) subiectul impozabil are dreptul la trecerea în cont a TVA achitată sau care urmează a fi achitată pe valorile materiale, serviciile procurate în cazul cînd dispune:

1. de factura fiscală la valorile materiale, serviciile procurate pentru care a fost achitată ori urmează a fi achitată TVA, sau

2. de documentul, eliberat de autorităţile vamale, care confirmă achitarea TVA aferentă mărfurilor importate.

La suma TVA aferentă procurărilor efectuate în ţară se întocmeşte formula contabilă:

• debit contul 534 “Datorii privind decontările cu bugetul”, subcontul 5342 “Datorii privind taxa pe valoarea adăugată”,

• credit conturile 521 “Datorii pe termen scurt privind facturile comerciale”, 522 “Datorii pe termen scurt faţă de părţile legate”.

Mărfurile şi serviciile procurate din alte ţări nu includ TVA. De aceea la procurarea mărfurilor de peste hotare, pentru ca agenţii economici care procură mărfuri din ţară şi cei care procură mărfuri de peste hotare să fie puşi în condiţii egale, la intrarea mărfii în ţară, importatorul trebuie să achite TVA în momentul declarării mărfurilor în punctele vamale. Totodată după achitarea sumei TVA importatorului i se permite trecerea în cont a acestei sume, în cazul cînd importatorul este plătitor de TVA. Dacă acesta nu este plătitor de TVA, suma TVA se include în valoarea mărfii procurate. Nu se admite trecerea în cont a sumei TVA achitate pentru serviciile importate.

Exemplul 1. Întreprinderea importatoare înregistrată ca plătitor de TVA a importat mărfuri în suma de 100 000 lei. La punctul vamal de trecere a frontierei ea trebuie să achite TVA în sumă de 20 000 lei (100 000 x 20%). Dat fiind faptului că întreprinderea nu poate trece mărfurile prin vamă fără achitarea TVA, ea trebuie să achite TVA sau anticipat (varianta I) sa în numerar (varianta II). În acest caz se întocmesc următoarele formule contabile:

Varianta I. TVA se achită anticipat.

1. Achitarea în avans a sumei TVA şi a procedurilor vamale prin virament:

• debit contul 229 “Alte creanţe pe termen scurt” – 20 000 lei,

• credit contul 242 “Cont de decontare” – 20 000 lei.

2. Trecerea în cont a sumei TVA în baza declaraţiei vamale:

• debit contul 534 “Datorii privind cu bugetul”,

subcontul 5342 “Datorii privind taxa pe valoarea adăugată” – 20 000 lei,

• credit contul 229 “Alte creanţe pe termen scurt” – 20 000 lei.

Varianta II. TVA se achită în numerar, prin intermediul titularului de avans.

Achitarea TVA la punctul vamal în numerar:

• debit 534 “Datorii privind cu bugetul”,

subcontul 5342 “Datorii privind taxa pe valoarea adăugată” – 20 000 lei,

• credit contul 227 “Creanţe pe termen scurt ale personalului” – 20 000 lei

În prealabil titularului de avans i s-a eliberat avans la suma TVA de achitat:

• debit contul 227 “Creanţe pe termen scurt ale personalului” – 20 000 lei

• credit contul 241 “Casa” – 20 000 lei.

Dacă întreprinderii i se acordă vacanţă fiscală la achitarea TVA (conform art. 126 şi 127 din Codul vamal pînă la 90 de zile şi în conformitate cu Legea bugetului pe anul respectiv), se întocmeşte formula contabilă:

a) reflectarea sumei TVA calculate, conform datelor declaraţiei vamale:

• debit contul 226 “Taxa pe valoarea adăugată de recuperat”,

• credit contul 539 “Alte datorii pe termen scurt”;

b) achitarea ulterioară a TVA:

• debit contul 539 “Alte datorii pe termen scurt”,

• credit contul 242 “Cont de decontare”;

c) trecerea în cont a sumei TVA după achitarea acesteia:

• debit 534 “Datorii privind cu bugetul”, subcontul 5342 “Datorii privind taxa pe valoarea adăugată”,

• credit contul 226 “Taxa pe valoarea adăugată de recuperat”;

Sumele TVA în cazul cînd întreprinderea nu este înregistrată ca plătitor de TVA şi sumele aferente procedurilor vamale se includ în valoarea mărfurilor procurate prin formulele contabile:

1. la sumele calculate:

• debit contul 217 “Mărfuri”,

• credit contul 539 “Alte datorii pe termen scurt”;

2. la sumele achitate în numerar:

• debit contul 539 “Alte datorii pe termen scurt”,

• credit conturile 227 “Creanţe pe termen scurt ale personalului”, 229 “Alte creanţe pe termen scurt”;

În cazul neachitării la timp a datoriilor faţă de furnizori conform contractului pot fi calculate amenzi care se reflectă prin formula contabilă:

• debit contul 714 “Alte cheltuieli operaţionale”,

• credit contul 539 “Alte datorii pe termen scurt”.

Achitarea datoriilor faţă de furnizori se reflectă în contabilitate prin întocmirea formulelor contabile:

1. prin decontările din conturile bancare:

• debit conturile 521 “Datorii pe termen scurt privind facturile comerciale”, 522 “Datorii pe termen scurt faţă de părţile legate”,

• credit conturile 242 “Cont de decontare”, 243 “Cont valutar”, 244 “Conturi speciale la bănci”;

2. în numerar:

• debit conturile 521 “Datorii pe termen scurt privind facturile comerciale”, 522 “Datorii pe termen scurt faţă de părţile legate”,

• credit contul 227 “Creanţe pe termen scurt ale personalului”, 241 “Casa”;

3. din contul creditelor bancare:

• debit conturile 521 “Datorii pe termen scurt privind facturile comerciale”, 522 “Datorii pe termen scurt faţă de părţile legate”,

• credit conturile 511 “Credite bancare pe termen scurt”, 411 “Credite bancare pe termen lung”;

4. prin schimbul cu alte active:

• debit contul 521 “Datorii pe termen scurt privind facturile comerciale”,

• credit contul 221 “Creanţe pe termen scurt aferente facturilor comerciale”

sau

• debit contul 522 “Datorii pe termen scurt faţă de părţile legate”,

• credit contul 223 “Creanţe pe termen scurt ale părţilor legate”.

Dacă în contul procurărilor au fost achitate sume sub formă de avansuri, acestea se trec la stingerea datoriilor după primirea mărfurilor (serviciilor):

• debit conturile 521 “Datorii pe termen scurt privind facturile comerciale”, 522 “Datorii pe termen scurt faţă de părţile legate”,

• credit conturile 136 “Avansuri pe termen lung acordate”, 224 “Avansuri pe termen scurt acordate”.

Acordarea avansurilor se reflectă prin formula contabilă:

• debit conturile 136 “Avansuri pe termen lung acordate”, 224 “Avansuri pe termen scurt acordate”,

• credit conturile 242 “Cont de decontare”, 243 “Cont valutar”.

Întreprinderea, la rîndul său, poate să primească avansuri în contul livrării ulterioare a producţiei fabricate (serviciilor acordate). Aceste avansuri pînă la livrarea producţiei (prestarea serviciilor) se consideră datorii. Sumele avansurilor primite se reflectă în contabilitate prin formula contabilă:

• debit conturile 241 “Casa”, 242 “Cont de decontare”, 243 “Cont valutar”,

• credit conturile 424 “Avansuri pe termen lung primite, 523 “Avansuri pe termen scurt primite”.

După livrarea producţiei (acordarea serviciilor) sumele avansurilor primite în baza facturilor fiscale sau de expediţie prezentate cumpărătorilor se trec în contul stingerii creanţelor prin întocmirea formulei contabile:

• debit conturile 424 “Avansuri pe termen lung primite, 523 “Avansuri pe termen scurt primite”,

• credit conturile 134 “Creanţe pe termen lung”, 221 “Creanţe pe termen scurt aferente facturilor comerciale”, 223 “Creanţe pe termen scurt ale părţilor legate”, 229 “Alte creanţe pe termen scurt”.

În decontările cu furnizorii pot să apară pretenţii faţă de ei în privinţa calităţii mărfurilor intrate şi serviciilor primite referitoare la integritatea loturilor de mărfuri, calitatea şi preţurile lor. În acest caz se întocmeşte un proces-verbal cu participarea reprezentantului furnizorului ori a unei persoane necointeresate, în lipsa acestui reprezentant. Pretenţiile înaintate faţă de furnizor şi recunoscute de acesta se reflectă în debitul contului 229 “Alte creanţe pe termen scurt”.