Лекция. Внешняя организационная структура проекта.

План:

1. Организация системы управление проектами.

2. Проектирование организационной структуры управления проектами.

3. Управление проектами с использованием внешней организационной структуры проекта.

1. Организация системы управление проектами

Управление проектом допускает его разбивку на отдельные блоки, которые являются самостоятельными объектами планирования, учета, организации и координирования, то есть построение структуры проекта

Управление является целенаправленною координацией общественного производства. При этом важнейшее место принадлежит управлению людьми и их отношениями, которые возникают в процессе производства.

В рыночных условиях для того, чтобы выжить и достичь своих целей, используют такие функции управления как организацию, планирование, мотивацию и контроль, которые необходимые для формирования и достижения целей и должны быть результативными, эффективными.

Известный ученый в сфере управления П. Друккер, подчеркнул, что результативность является следствием того, что "делаются нужные и правильные вещи". А эффективность является следствием того, что "эти вещи создаются правильно".

Основоположником управления считается американский инженер и исследователь Ф. Тейлор. Предложенная им рационализация работы и отношений в производстве разрешила коренным чином изменить организацию и управление, а итак, и эффективность производства.

Ф. Тейлор рассматривал управления как "искусство знать точно, что следует делать и как это сделать наилучшим и наиболее дешевым способом".

Успех проекта зависит от организационной структуры. Поскольку наиболее важной проблемой есть комплектование разработчиков проекта и установление организационной формы работы ее членов (проектировщиков), то необходимо выбрать организационную структуру управления (ОСУ) и разработать систему мотивации работы, во избежание хаоса и достичь желательного результата.

Организационная структура управления проектом это совокупность взаимосвязанных органов управления, которые расположенные на разных степенях системы.

В более простом понятии, это организация людей для успешного выполнения проекта. Создание организационной структуры предусматривает распределение и группирование задач проекта, их исполнителей, установление взаємоподчиненности и координации групп и подразделов, разделение труда в зависимости от специализации персонала. Создание ОСУ предусматривает создание специальных групп, которые становятся самостоятельными участниками проекта, или входят в состав одного из участников и осуществляют управление реализацией проекта. Группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается.

Существуют два основных принципа формирования групп для управления проектом:

- ведущие участники проекта заказчик и подрядчик (кроме них могут быть и другие участники) создают свои собственные группы, которыми управляют руководители. Руководители групп подчинены единому руководителю проекта. В зависимости от организационной формы реализации проекта руководитель-заказчика или подрядчика может быть и руководителем всего проекта. Руководитель имеет аппарат сотрудников, которые осуществляют координацию деятельности всех участников проекта.

- создается единая группа во главе с руководителем проекта. В группу входят уполномоченные представители всех участников проекта для осуществления функций соответственно распределенным по зонам ответственности.

Размер групп в проектной команде, установление связей между ними, степень централизации зависит от размера проекта.

Для небольших проектов организационная структура простая. Руководитель проекта может руководить непосредственно всеми исполнителями. При выполнении маленьких проектов создается проектная группа в составе 6-8 чол.

Увеличение проекта приводит к тому, что исполнители объединяются в небольшие группы с собственным менеджером, поскольку руководитель проекта уже не имеет возможности выполнять руководство каждым исполнителем. Для выполнения проектов средних размеров создаются проектные группы, которые имеют трехстепенную структуру.

Осуществление больших проектов требует более сложной организационной структуры, большего количества уровней управления.

Структуру с большим количеством уровней называют "высокой". Она ассоциируется с централизацией функций принятия решений и внимательным контролем за деятельностью работников.

Существует также так называемая "плоская" структура. Эта структура ассоциируется с децентрализацией принятия решений, большой степенью делегирования полномочий и меньшим надзором из центра. В сложной иерархической структуре руководители промежуточных звеньев могут специализироваться:

- по функциональному признаку (по функциям проектирования, планирование, контроля и т.п.);

- по предметным признакам (выполнение специальных разделов проекта или специальных видов работ);

- по территориальным признакам (руководство объектов, расположенных в разных районах, например, при строительстве таких объектов как автострада, нафто- и газопроводы, линии электропередач и т.п.).

Взаимодействие руководителя проекта с подчиненными в таких группах осуществляется на основе документированной информации в виде распоряжений, инструкций и поручений. Состав исполнителей в проектных группах может изменяться. Некоторые из них с завершением работ могут возвращаться в свои функциональные подразделы. Опыт показывает, что оптимальным периодом функционирования проектных групп есть период 1,5-2года, после окончания которого эффективность работы уменьшается.