Тема 4. Використання комп'ютерних програм при веденні приватного бізнесу в ветеринарній медицині

(на прикладі програм MS Excel та "Лайтик-Магазинчик")

На сучасному етапі економічного розвитку успішне ведення приватної комерційної діяльності неможливе без використання комп'ютерної техніки та сучасного програмного забезпечення. Насамперед використання комп'ютерної техніки допомагає приватному підприємцю у веденні бухгалтерського та складського обліку, полегшує контроль за товарними та грошовими потоками та створення чіткої та повної звітності з фінансової діяльності підприємства. На ринку існує велика кількість програмного забезпечення різної якості, вартості та призначення. Програмні продукти для ведення бухгалтерського та складського обліку можна умовно розділити на три великі групи. Перша - універсальні, неспеціалізовані офісні пакети, які можна використовувати при веденні приватної підприємницької діяльності (програми MS Office, зокрема MS Excel). Такі програми не є спеціалізованими, але з успіхом можуть використовуватись у підприємницькій діяльності і в малому бізнесі. Другий різновид програмного забезпечення можна охарактеризувати як безоплатні або умовноплатні спеціалізовані програми для ведення бухгалтерського та складського обліку. Такі програми не потребують глибоких спеціальних знань і створені для малого бізнесу. Як правило, такі програми мають зручний інтерфейс, пояснення - прості у використанні та не потребують великої кількості ресурсів комп'ютера. Це, наприклад, програми "Домашняя бухгалтерия", серія продуктів "Лайтик" та багато інших. До третьої групи можна віднести професійні бухгалтерські програми, такі як "1С-Бухгалтерия" та "1С-Предприятие". Це професійні бухгалтерські програми, що мають великий комплекс можливостей і практично дозволяють повністю охопити всі сфери діяльності підприємства.

Розраховані такі програми на великі підприємства різного профілю, великі торгові заклади. Необхідним для використання таких програм є професійне їх налаштування та спеціальна освіта.

Для ведення малого бізнесу корисно буде оволодіти навичками та прийомами роботи з універсальними офісними програмами та напівпрофесійними програмами для бухгалтерії малого підприємства. Розглянемо програми MS Excel та «Лайтик-Магазинчик».

MS Excel - це редактор електронних таблиць. Дані в цій програмі можуть бути представлені у вигляді цифрових значень та тексту, але насамперед - це потужне середовище для створення електронних таблиць, баз даних, математичної обробки даних, створення діаграм та графіків.

При веденні підприємницької діяльності MS Excel можна використовувати для зберігання інформації (наявність товарів на складі і т. д.), створення прайс-листів, ведення первинного обліку при роздрібній торгівлі.

При використанні формул перерахунку в MS Excel зникає необхідність постійних перерахунків вартості та ціни товару, постійні звірки наявності товару. При внесенні первинних даних у електронну таблицю та введенні необхідних формул перерахунки здійснюються автоматично.

У програмі існує зручна система пошуку. При введенні ключового слова (наприклад, назва препарату) або числового значення (ціна, код препарату, дата поставки) програма миттєво показує відповідні текстові або числові значення.

При цьому програма MS Excel є дуже простою в користуванні і не потребує спеціальних комп'ютерних знань. У наш час переважна більшість пропозицій (прайс-листів), що поширюються на електронних носіях (інтернет, розсилки постачальників), виконані у програмі MS Excel.

Розберемо основні прийоми роботи з MS Excel на прикладі створення прайс-листа з пропозиції ветеринарних препаратів і інструментів та складської відомості аптечного пункту.

Прайс-лист являє собою документ, в якому підприємство визначає свою пропозицію щодо певних товарів та послуг, що є предметом її діяльності. В цьому документі зазначається код, назва товару (послуги), одиниці виміру (кг, упаковки, флакони, літри і т.д.), кількість наявних одиниць (за потребою), ціна за одиницю товару, умови отримання знижок, якщо такі є. Найчастіше така інформація подається у вигляді таблиці. Лист MS Excel являє собою таблицю, яка складається з 65536 рядків та 256 стовпчиків. Кожна комірка позначається числом (вертикаль) та буквою (горизонталь), наприклад А1...А22....А100, А1...Е1...К1, F10...G11. Ширину та висоту комірок можна змінювати, а також об'єднувати.

15

Введення в графу "ціна від 10 штук" формули, яка буде зменшувати ціну на 5 %, дозволяє автоматично перераховувати ціну з урахуванням знижки. Один раз написана формула шляхом копіювання вводиться в усі комірки стовпчика і в подальшому розрахунок відбувається автоматично. У подальшому, при внесенні змін можна змінювати лише числові значення ціни і знижка буде вираховуватись автоматично.

У MS Excel є можливість оформити документ з використанням різних шрифтів та кольорів для більш зручного сприйняття. Зафіксувати верхні рядки (так звану "шапку") з назвами стовпців можна, використавши функцію "Разделить/Закрепить областе" в меню "Окно". В такому разі потрібні рядки завжди будуть знаходитися у полі зору, що полегшує перегляд документа в електронному вигляді.

Однією з особливостей роздрібної торгівлі товарами ветеринарного призначення є великий асортимент препаратів та ветеринарних засобів. За допомогою програми MS Excel можна значно полегшити пошук наявних препаратів за запитом та перевірку їх наявності, контроль за рухом товарів. Для цього достатньо створити відомість товарів в електронному вигляді, лист чи документ MS Excel, який би містив необхідну інформацію.

Наприклад, до відомості можна внести код, дату приходу, номер товарної накладної, за якою цей товар був поставлений, назву товару, закупівельну та роздрібну ціни (при цьому достатньо ввести формулу, яка б враховувала торгову націнку, і перерахунок ціни буде здійснюватись автоматично при введенні нової закупівельної ціни), наявність товарів та залишок. У такий спосіб завжди можна мати можливість дуже швидко отримати необхідну інформацію та поновити її.

Пошук по листу MS Excel здійснюється за допомогою комбінації клавіш Ctrl+F. При введенні в поле пошуку комбінації букв (назва) чи цифр (номер, дата) MS Excel миттєво знаходить та показує всі відповідні комбінації.

Такими є основні можливості програми MS Excel та прийоми роботи з нею, які можна використати у веденні приватної підприємницької діяльності.

Крім того, подібним чином можна вести облік руху медикаментів в господарстві, установі ветеринарної медицини, створювати інші бази даних тощо.

Програма "Лайтик-Магазинчик" є однією з багатьох безоплатних програм, які розповсюджуються фірмами-виробниками з метою залучення нових клієнтів. Такі програми є повністю функціональними, хоча й не володіють повним набором можливостей порівняно з платними програмами тих же виробників. Ці програми можуть з успіхом використовуватись у малому підприємництві для автоматизації бухгалтерського та складського обліків. Зокрема програма "Лайтик-Магазинчик", яка розповсюджується через Інтернет та торговельну мережу, має зручний інтерфейс, систему підказок, докладну інструкцію з користування. Для того, щоб освоїти прийоми роботи в цій програмі, не потрібно мати спеціальної бухгалтерської освіти.