15.3. Документування обліку використання робочого часу.

Для обліку використання робочого часу застосовуються табель обліку використання робочого часу (форма № П-5). Форма носить рекомендаційний характер і містить мінімальну кількість стовпців. Тому за необхідності вона може бути доповнена потрібними для підприємства стовпцями й показниками.

Табель ведеться на обліковий склад працівників усіх категорій, прийнятих на постійну, тимчасову, сезонну роботу, а також учнів, прийнятих на період виробничої практики або канікул з оплатою праці. Табель являє собою поіменний список усіх працівників відділу, служби та іншого підрозділу підприємства з відмітками проти кожного прізвища про використання робочого часу і ведеться окремо за категоріями, а в межах категорії працюючих - у порядку табельних номерів або алфавітному порядку. Включення до табеля і виключення з нього працівників здійснюються на підставі первинних документів з обліку кадрів (наказів).

При прийнятті на роботу кожному працівнику присвоюється табельний номер, який потім використовується в кадрових та облікових документах. При звільненні працівника його табельний номер не може бути присвоєний іншому працівнику протягом, як правило, 3 років.

Табель обліку робочого часу заповнюється особою, відповідальною за його ведення, щодня протягом усього місяця. Зміни до нього вносяться на підставі документів за особовим складом (наприклад, наказів на відпустку, відрядження, прийняття, переведення, звільнення, листків непрацездатності тощо).

Окремо в табелі зазначається час понаднормової роботи, роботи у вихідні та святкові дні, у нічний час, час простоїв не з вини працівника, оскільки їх подальша оплата проводиться в особливому порядку. Позначки про у табель про фактично відпрацьований час, про причини невиходів на роботу, роботу в понаднормовий час тощо проставляються тільки на підставі оформлених належним чином документів — листків непрацездатності, списків осіб, які працювали в понаднормовий час, листків простоїв тощо.

Для виділення видів затрат робочого час/ слід застосовувати умовні позначення (буквені та цифрові коди), що знаходяться на першому аркуші типової форми № П-5. Наприклад, години роботи позначаються Р (цифровий код 01), простої — П (код 23), прогули — ПР (код 24), вечірні години роботи — ВГ (код 03).

Для простоти та зручності ведення табеля на підприємствах можуть використовувати або цифрові, або буквені коди, при цьому часто підприємства їх "удосконалюють", наприклад, указуючи години роботи не за допомогою коду, а проставляючи фактично відпрацьовану кількість годин (припустимо, 8 годин або 6 годин).

При закритті табеля в останній день місяця підраховується загальна кількість як відпрацьованих, так і невідпрацьованих кожним працівником днів (годин). Підписує табель особа, відповідальна за його ведення, і керівник структурного підрозділу. Закритий табель передається до бухгалтерії для подальшого оброблення.