Основные понятия делопроизводства. Термины и определения

Делопроизводство-отрасль деятельности, обеспечивающая документацию и организацию с официальными документами.

Делопроизводство включает:

• Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование).

• Организацию работы с документами. (Получение, передача, обработка, учет, регистрация и т.д.) (документооборот).

Документооборот-движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот включает в себя:

• Прием и первичную обработку документов

• Рассмотрение и определение

• Регистрацию

• Контроль исполнения

• Информационно-справочные работы

• Исполнение документов

• Отправка документов

• Систематизация, текущее хранение

• Обеспечение сохранности документов

От организации работы с документами зависит эффективность управления, экономичность, оперативность, культура труда работников управления.

На любом предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в организации составляют системы отдела делопроизводства, которые представляют собой совокупность общественных принципов обработки документов, а также приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система делопроизводства любого предприятия формируется под влиянием следующих факторов:

1. использования нормативно-методической базы делопроизводства

2. сложившиеся национальные традиции работы с документами

3. установление руководством предприятия правила работы с предприятиями

4. квалификация работников делопроизводственной службы предприятия

Руководители предприятий несут персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами.

Организация работы с документами и правила документирования фиксируются в инструкции по делопроизводству.

Понятие о документе, носители источника информации

Для нормативного функционирования и развития любой организации необходимо владеть оперативной и стратегической информацией в соответствующей оюласти деятельности.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях независимо от их представления.

Информация делится на: - бездокументную (устную)

- документную (зафиксированная на каком-либо носителе)

Носители: ● бумага

● пленка

● магнитные носители (диски)

Таким образом, документ – зафиксированная на каком-либо материальном носители информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.

При создании документов используются различные способы документирования в зависимости от содержания информации (фонодокумент, фотодокумент).

Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к.

1) отображают деятельность организации;

2) на их основе принимаются управленческие решения;

3) они являются главным документом в спорных ситуациях;

4) являются гарантом прав.

Документ обеспечивает закрепление информации, сбор, обработку, передачу, использование и хранение информации.

Виды документа отражают различные формы управления.

Планирование связанно с составлением планов, учет написания отчета, руководство изданием организации и распорядительной документации.

Документы могут быть носителями информации, средством фиксации и передача управленческой деятельности способом доказательства, источником фактов.

Функции документов: ● информационная

● управленческая

● коммуникативная

● правовая

● организационная

● научно-историческая

Свойства документов: 1) атрибутивность (документ состоит из информационной и материальной слагаемых)

2) функциональность (предназначенность для передачи информации в пространстве и времени)

3) структурность (тесная взаимосвязь элементов документа, обеспечивает его целостность, тождественность самому себе)

Практически все документы имеют типовую структуру (одинаковый набор элементов для определенных видов)

Отличительные признаки документов:

1. Наличие смыслового семантического содержания;

2. Стабильные вещественные формы;

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации;

4. Завершенность сообщения.

Различают административное и специальное делопроизводство.

Административное используется руководителями различных уровней для решения следующих задач: ● быстрый поиск документов

● гарантированный контроль и отчетность

● сокращение сроков подготовки и согласования документов

● возможность делегирования полномочий

● удобная работа над проектами документов

● получение сводных отчетов по подразделениям и возможность их детализации

Задачи для сотрудников делопроизводственной службы:

● быстрая, удобная регистрация документов

● сканирование, хранение, поиск документов

● удобное формирование отчетов

●отслеживание движений документов на всем этапе жизненного цикла

● передача документов в другую организацию или архив

Задачи для исполнителей: ● возможность голосования

● специальные средства контроля получения

● постановка документов на контроль

Задачи для сотрудников архива:

● номенклатура (архив)

● подшивка документов к делу

● подготовка описи дела актов на уничтожение, прием выдачи дела.

Юридическая сила документов – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенции, издавшим его органам и установление порядка действительности.

Органы управления или должностные лица, выпускающие документ обязаны:

1. соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства

2. издавать документы только в пределах своей компетенции

3. соблюдать действия в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов

К наиболее значимым реквизитам, передающие юридическую силу относят:

1) авторы документов (наименование организации)

2) дата, номер

3) текст

4) реквизиты, удостоверения (подпись, печать, гриф утверждения)

В управленческой практике документы различают по степени подлинности на

- черновые (рукописный способ; примерное содержание подлинника)

- беловые (переписан с чернового без помарок)

-копии (воспроизводит информацию подлинного документа)

копия: ● полная

● в виде отпуска (второй экземпляр документа)

● в виде выписки (часть документа)

- подлинник (сам документ, с подписями и печатью)

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействия документов соответствующих функциям управления и составления системы документации

Системы документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначению, виду, сфере деятельности и единых требований к их оформлению

Управленческая деятельность использует УСОРД.

УСОРД -унифицированная система организационной распорядительной документации.

УСОРД закрепляется стандартом ГОСТ Р 6.30-2003

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми принимаются образец, модель, талон, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Стандарт устанавливает нормы, правила, требования компетентным органом.

Стандарты необходимы улучшения качества документов

При стандартизации осуществляется агрегирование, унификация, типизация.

Типизация – разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих технических характеристик.

Унификация – привидение чего-либо к единой системе, единообразию.

Унифицированная система документации (УСД)- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащих информацию для управления в определенной сфере деятельности.