3.2 Система кодирования
Система кодирования применяется для замены названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и более эффективной обработки информации.
Система кодирования – совокупность правил кодового обозначения объектов.
Под кодом понимают систему условных обозначений объекта или элементов информационной совокупности в виде знака или группы знаков, выраженных цифрами, буквами и символами.
Код характеризуется:
- длиной – число позиций в коде;
- структурой – порядок расположения в коде символов, используемых для обозначения классификационного признака.
Процедура присвоения объекту кодового обозначения называется кодированием.
Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также представлении их в компактной форме.
При проектировании кодов к ним предъявляется ряд требований:
- охват всех объектов, подлежащих кодированию, и возможность их расширения без изменения правил обозначения;
- удобство восприятия и запоминания кодовых обозначений;
- максимальная информативность кода при минимальной его значности;
- возможность автоматического контроля кодовых обозначений с целью обнаружения ошибок.
Выбор системы кодирования зависит от объема кодируемой номенклатуры, уровня ее стабильности и задач, стоящих перед экономической информационной системой. Используемые системы кодирования делятся на две группы – классификационные и регистрационные, каждой из которых присущи свои достоинства и недостатки.
Система кодирования, использующая разные методы
К классификационным системам кодирования относятся коды, построенные на обязательной предварительной классификации объектов (либо на основе иерархической системы, либо на основе фасетной системы), что необходимо при кодировании многопризначных номенклатур. Используемые при этом системы кодирования могут быть двух видов – последовательные (при иерархической системе классификации) и параллельные (при фасетной системе классификации).
Последовательное кодирование. Суть метода заключается в следующем: сначала записывается код старшей группировки 1-го уровня, затем код группировки 2-го уровня, затем код группировки 3-го уровня и т.д. В результате получается кодовая комбинация, каждый разряд которой содержит информацию о специфике выделенной группы на каждом уровне иерархической структуры.
Пример: Проведем кодирование информации, классифицированной с помощью иерархической схемы. Количество кодовых группировок будет определятся глубиной классификации и равно 4. Прежде чем начать кодирование, необходимо определиться с алфавитом, т.е. какие будут использоваться символы. Для большей наглядности выберем десятичную систему счисления - 10 арабских цифр. Анализ схемы иерархической системы классификации показывает, что длина кода определяется 4 десятичными разрядами, а кодирование группировки на каждом уровне можно делать путем последовательной нумерации слева направо. В общем виде код можно записать как ХХХХ, где Х – значение десятичного разряда. Рассмотрим структуру кода, начиная со старшего разряда:
1-й (старший) разряд выделен для классификационного признака «квалификация» и имеет следующие значения: 1 – специалист; 2 – бакалавр; 3 – для следующей квалификации и т.д.;
2-й разряд выделен для классификационного признака «направление подготовки» и имеет следующие значения: 1 – экономика; 2 – бух.учет; 3 – финансы и кредит; 4 – статистика;
3-й разряд выделен для классификационного признака «основа обучения» и имеет следующие значения: 1 – бюджет; 2 – коммерция;
4-й разряд выделен для классификационного признака «стипендия» и имеет следующие значения: 1 – есть стипендия; 2 – нет стипендии; 0 – для основы обучения коммерция, так как подобной информации не требуется.
Принятая система кодирования позволяет легко расшифровать любой код группировки, например:
1311 – студенты квалификации – специалист, направления подготовки – финансы и кредит, обучающиеся на бюджетной основе и получающие стипендию;
2420 - студенты квалификации – бакалавр, направления подготовки – статистика, обучающиеся на коммерческой основе.
Параллельное кодирование. Суть метода заключается в следующем: все фасеты кодируются независимо друг от друга; для значений каждого фасета выделяется определенное количество разрядов кода.
Пример: Проведем кодирование информации, классифицированной с помощью фасетной схемы. Количество кодовых группировок определятся количеством фасетов и равно 4. Выберем десятичную систему счисления в качестве алфавита кодировки, что позволит для значений фасетов выделить один разряд и иметь длину кода, равную 4. В отличие от последовательного кодирования для иерархической системы классификации в данном методе не имеет значения порядок кодировки фасетов. В общем виде код можно записать как ХХХХ, где Х – значение десятичного разряда. Рассмотрим структуру кода, начиная со старшего разряда:
1-й (старший) разряд выделен для классификационного признака «основа обучения» и имеет следующие значения: 1 – бюджет; 2 – коммерция;
2-й разряд выделен для классификационного признака «стипендия» и имеет следующие значения: 1 – есть стипендия; 2 – нет стипендии; 0 – для основы обучения коммерция, так как подобной информации не требуется;
3-й разряд выделен для классификационного признака «направление подготовки» и имеет следующие значения: 1 – экономика; 2 – бух.учет; 3 – финансы и кредит; 4 – статистика;
4-й разряд выделен для классификационного признака «квалификация» и имеет следующие значения: 1 – специалист; 2 - бакалавр; 3 – для следующей квалификации и т.д.;
Принятая система кодирования позволяет легко расшифровать любой код группировки, например:
1132 – студенты обучающиеся на бюджетной основе, получающие стипендию, по направлению подготовки – финансы и кредит, квалификации – бакалавр;
2011 - студенты обучающиеся на коммерческой основе, по направлению подготовки – экономика, квалификации – специалист.
Регистрационное кодирование используется для однозначной идентификации объектов и не требует их предварительной классификации, т.е. коды этой группы не зависят от применяемых систем классификации. К регистрационным системам кодирования относятся порядковый и серийно-порядковый код.
Порядковая система кодирования применяется для кодирования однопризначных номенклатур, предусматривает присвоение каждому элементу множества номера по порядку, а при появлении нового объекта, принадлежащего к данной группе, ему присваивается очередной порядковый номер. Этот метод применяется в том случае, когда количество объектов невелико, например кодирование названий факультетов университета, кодирование студентов в учебной группе.
Серийно-порядковая система кодирования применяется для кодирования двухпризначных номенклатур, характеризуется выделением серии порядковых номеров на каждую группу позиций номенклатуры, обладающих общим признаком. В конце группы остаются свободные номера на случай появления новых позиций. Применяется когда количество групп невелико.
Пример: Все студенты одного факультета разбиваются на учебные группы (серии), для которых используется порядковая нумерация. Внутри каждой группы производится упорядочение фамилий студентов по алфавиту и каждому студенту присваивается номер.
В практической деятельности часто используют комбинированную систему кодировании.
Комбинированная система кодирования базируется на сочетании принципов кодирования всех рассмотренных систем, используется для кодирования больших, многопризначных номенклатур, которые одновременно характеризуются соподчиненностью одних и независимостью других классификационных признаков.