3.3 Переказувані і поштово-касові операції

У системі поштового зв'язку існує комплекс поштово-касових операцій, пов'язаних із прийманням і виплатою грошових переказів, виплатою пенсій і посібників, оформленням передплати на періодичні видання, прийманням і видачею страхової кореспонденції. Найбільш відповідальними і трудомісткими є переказуваніі операції, які пов'язані із прийманням, переробкою і пересиланням, доставкою, видачею і контролем поштових і телеграфних грошових переказів.

Відправник передає операторові поштового підприємства заповнений бланк поштового переказу ф.112 суму, що пересилається, грошей (мал. 3.9).Працівник зв'язку перевіряє правильність запису всіх необхідних поштових реквізитів, підраховує переказову грошову суму, оформляє бланк ф.112 (прокреслює вільні місця попереду й позаду суми переказу,підкреслює найменування пункту призначення, нумерує переказу, штампує, розписується, розраховує плату за пересилання й одержує її від відправника). Якщо за бажанням відправника сума переказу доставляється адресатові додому, то стягується додаткова плата. Далі оператор заповнює під копірку два бланки в зошиті ф.1 (або вводить необхідну інформацію в ЕККА або в комп'ютер Арма) і один екземпляр вручає відправникові.

Перед відправленням переказу повторно контролюються спеціально виділеним працівником. При цьому перевіряється наявність необхідних поштових реквізитів і зіставляються дані в зошити ф. 1 і бланка ф.11. На кожному перевіреному переказі робиться ясний відбиток контрольно-гербової печатки й здійснюється приписка його до реєстру ф.11. З переказових бланків формується постпакет, який разом з реєстром ф.11 доставляється у вузол зв'язку (поштамт).

Найважливішим звітним документом підприємства приймання є зошит ф.1 або операційний щоденник касового апарата. У міру заповнення зошити підводять посторінкові підсумки по переказових сумах і сумам оплати за пересилання. Підсумки фіксуються за кожний робочий день і за місяць.У встановлені звітні строки послідовно підібрані зошити ф.1 підшиваються й направляються у вузол зв'язку (поштамт).

При оформленні телеграфного переказу відправник заповнює бланк ф. 114. На перших етапах послідовність дій оператора практично та ж, що й при оформленні поштового переказу. Додається тільки операція проставляння на бланку ф.114 часу приймання переказу. Далі працівник зв'язку в установлений контрольний строк зобов'язано скласти переказу телеграму ф.120, реквізити якої фіксуються в контрольному журналі ф.26, а номер запису наноситься на зворотну сторону телеграми ф.120 і бланка ф. 114. В установлені контрольні строки переказові телеграми передаються на телеграф під розписку в журналі ф 26. При відсутності у відділенні зв'язку телеграфу переказу телеграми передаються на телеграф по телефону або під розписку в реєстрі ф. 11.

Бланки ф.114 і переказані телеграми перед відправленням зазнають перевірки в тому ж порядку, що й поштові перекази.

У вихідному вузлі зв'язку постпакети із бланками ф.112 і ф.114 розкриваються, звіряють із даними в реєстрі ф. 11, перевіряється правильність їхнього оформлення. Потім здійснюється сортування по напрямках в відповідності з порядком, передбаченим для замовленої письмової кореспонденції, тобто проводиться закладення в замовлені постпакети з припискою до реєстру ф.11 з наступним відправленням на зовнішній транспорт в страхових мішках.

У доставковому відділенні зв'язку вхідні переклади звіряють із реєстром ф.11 (мал. 3.10), штампуються і надходять на сортування, де розділяються на поштові й телеграфні, а також по наступних категоріях: з оплатою готівкою у відділенні зв'язку; з доставкою додому; з оплатою по перерахуванню через фінансові органи. Після приписки до реєстру ф.11 перекази надходять на робоче місце, а повідомлення про вступ переказів доставляються за місцем проживання одержувачів.

Одержувач, прибувший у відділення зв'язку, пред'являє посвідчення особистості, оформляє повідомлення й бланк переказу. Після звірення даних, що засвідчують особистість адресата й суми переказу, працівником зв'язку (оператором або листоношею) проводиться видача грошової суми й талона про сплату переказу.

Кожний оплачений переказ заноситься до реєстру ф.11. Щодня проводиться детальний контроль оплачених переказів. Після закінчення звітного періоду ( як правило, два тижні) здійснюється підведення підсумків по реєстрах ф.11, які потім брошуруються й разом із замовленими постпакетами бланків переказів у страхових мішках із припискою до накладної ф. 16 пересилаються у вузол зв'язку.

Вхідні перекази телеграми ухвалюються по телеграфу або телефону з оформленням по бланку ф.ТГ-115. Після детального контролю даних і порядку оформлення телеграм з метою запобігання подвійної виплати грошей основні реквізити переказаних телеграм заносяться в контрольний журнал ф.20. На підставі переказаної телеграми виписуються повідомлення ф.22, а переказана телеграма ф.ТГ-115 передається на робоче місце оператора. Оплата телеграфного переказу здійснюється тим же порядком, що й поштового.

Отримані у відділенні зв'язку бланки телеграфних переказів ф.114 після сортування звіряють із даними контрольного журналу ф. 20, де реєструвалися переказані телеграми. На даному етапі контролю можуть бути виявлені наступні порушення:

 невідповідність сум у телеграмі й телеграфному бланку;

 неотримання перекладної телеграми;

 неотримання телеграфного бланка ф.114.

По виявленому факту порушення проводиться службове розслідування шляхом передачі службових телеграм з метою локалізації порушень (виявлення місця порушення й осіб, що допустили порушення).За результатами розслідування вищими організаціями накладаютьсявідповідні санкції, аж до порушення кримінальних справ. При відсутності складу злочину проводиться негайна виплата одержувачеві необхідної суми грошей.

По закінченню звітного періоду оплачені поштові перекази, підібрані по днях оплати, брошуруються в пачки. Упаковуються також реєстри ф.11 і зошити ф.1. Списки ф. 103 на партійні перекази ( від 5 до 50 переказів у партії), оплачені протягом місяця, брошуруються в окрему пачку. Уся ця документація заноситься в страхові мішки й пересилається в вузол зв'язку (мал. 3.11), де здійснюється контроль своєчасності вступу й оплати, переказів, а також перевірка правильності оформлення звітності.

У вузлі зв'язку, після перевірки, звітність відділень зв'язку реєструється в описі ф.57, заноситься в страхові мішки (накладна ф.16) і переказується в центр контролю якості переказів (ЦКЯП). Строки пересилання звітності в ЦКЯП: не пізніше 22-го числа поточного місяця ( за першу половину місяця) і 10-го числа наступного місяця ( за другу половину місяця).

ЦКЯП здійснює перевірку правильності приймання й оплати кожного грошового переказу — квиткового переказу. Отримані в ЦКЯП документи по оплачених переказах сортуються по місяцях приймання і регіонам і передаються на зберігання в картотеки-накопичувачі до настання строку балансування прийнятих переказів. Затверджені ЦКЯП суми прийнятих і оплачених переказів за місяць звіряють із даними взаємних розрахунків, отриманих з поштамтів, поштових, телеграфних і телефонних структурних підрозділів зв'язку й вузлів зв'язку.

Процес обробки грошових переказів пов'язаний з багаторазово повторюваним контролем на всіх етапах пересилання поштових і телеграфних переказів. Обсяги оброблюваної інформації на кожній черговій ділянці контролю (у вузлі зв'язку, ЦКЯП) можуть лавинообразно зростати. Збільшується також кількість оперативної звітної документації. Гарантоване забезпечення цілісності переказаних сум у першу чергу пов'язане з прискоренням операцій, пов'язаних з виявленням і усуненням порушень в процесі приймання, обробки, пересилання й доставки переказів, а також своєчасним вживанням заходів до порушників.

Існуючий метод ручної обробки переказаного документообігу не забезпечує необхідної оперативності, а збільшення штату контролюючих служб представляється малоефективним і створює додаткові умови, що сприяють росту числа помилок і зловживань. Отже, єдиним альтернативним заходом є автоматизація системи оперативної обробки й контролю переказаних операцій на базі застосування сучасних засобів

По виявленому факту порушення проводиться службове розслідування шляхом передачі службових телеграм з метою локалізації порушень (виявлення місця порушення й осіб, що допустили порушення).За результатами розслідування вищими організаціями накладаютьсявідповідні санкції, аж до порушення кримінальних справ. При відсутності складу злочину проводиться негайна виплата одержувачеві необхідної суми грошей.

По закінченню звітного періоду оплачені поштові перекази, підібрані по днях оплати, брошуруються в пачки. Упаковуються також реєстри ф.11 і зошити ф.1. Списки ф. 103 на партійні перекази ( від 5 до 50 переказів у партії), оплачені протягом місяця, брошуруються в окрему пачку. Уся ця документація заноситься в страхові мішки й пересилається в вузол зв'язку (мал. 3.11), де здійснюється контроль своєчасності вступу й оплати, переказів, а також перевірка правильності оформлення звітності.

У вузлі зв'язку, після перевірки, звітність відділень зв'язку реєструється в описі ф.57, заноситься в страхові мішки (накладна ф.16) і переказується в центр контролю якості переказів (ЦКЯП). Строки пересилання звітності в ЦКЯП: не пізніше 22-го числа поточного місяця ( за першу половину місяця) і 10-го числа наступного місяця ( за другу половину місяця).

ЦКЯП здійснює перевірку правильності приймання й оплати кожного грошового переказу — квиткового переказу. Отримані в ЦКЯП документи по оплачених переказах сортуються по місяцях приймання і регіонам і передаються на зберігання в картотеки-накопичувачі до настання строку балансування прийнятих переказів. Затверджені ЦКЯП суми прийнятих і оплачених переказів за місяць звіряють із даними взаємних розрахунків, отриманих з поштамтів, поштових, телеграфних і телефонних структурних підрозділів зв'язку й вузлів зв'язку.

Процес обробки грошових переказів пов'язаний з багаторазово повторюваним контролем на всіх етапах пересилання поштових і телеграфних переказів. Обсяги оброблюваної інформації на кожній черговій ділянці контролю (у вузлі зв'язку, ЦКЯП) можуть лавинообразно зростати. Збільшується також кількість оперативної звітної документації. Гарантоване забезпечення цілісності переказаних сум у першу чергу пов'язане з прискоренням операцій, пов'язаних з виявленням і усуненням порушень в процесі приймання, обробки, пересилання й доставки переказів, а також своєчасним вживанням заходів до порушників.

Існуючий метод ручної обробки переказаного документообігу не забезпечує необхідної оперативності, а збільшення штату контролюючих служб представляється малоефективним і створює додаткові умови, що сприяють росту числа помилок і зловживань. Отже, єдиним альтернативним заходом є автоматизація системи оперативної обробки й контролю переказаних операцій на базі застосування сучасних засобів