Как решать проблемы презентации

Визуальный контакт и связь с аудиторией имеют первостепенное значение. Поэтому поддерживайте контакты взглядом и держитесь ближе к участникам встречи. Сокращайте расстояние между собой и аудиторией, как «географическое», так и идеологическое. Когда в начале презентации дистанция между присутствующими максимальна, они нервничают.

Не расстраивайтесь и не сбивайтесь, когда вас прерывают. Отвечайте, но не нападайте. Будьте профессионалом. Если кто-то из присутствующих проявляет грубость, оставайтесь вежливым до конца. Никогда не теряйте самообладания (в противном случае вы наверняка потеряете заказ).

Участники презентации любят иметь на руках вспомогательные материалы. Поэтому дайте им такие материалы, например, прокомментировав: «Здесь перечислены шесть пунктов, которые я считаю действительно очень важными».

Как побороть волнение? Скажите себе, что вы лучший — и поверьте в это. Расслабьтесь. Проведите презентацию перед зеркалом, слушайте себя и смотрите на себя. Еще лучше записать выступление на видео. Посмотрите один - два раза запись без звука, в третий раз воспроизве­дите только звук. Вам понравилось, как это выглядит без звука? Если нет, примите меры для улучшения впечатления. Вам нравится, как звучит ваш голос? А что можно сделать, чтобы он был убедительнее? До начала презентации активно подвигайте челюстями. Несколько раз медленно глубоко вздохните.

Голос выдает все ваши эмоции — восторг, волнение, ожидание, скуку. Голос, это первое, что дает аудитории информацию о вас. И все же мы часто не обращаем внимания на собственный голос. Более низкий голос звучит авторитетнее. И любой может, при соответствующей практике, говорить более низким, чем обычно, голосом. Потренируйтесь, записывая на пленку события текущего дня, произнося их низким тоном голоса: «Сейчас 9 часов утра, я жду автобуса. Вижу, как подходит автобус. На остановке есть несколько человек, но сегодня не рабочий день...» Послушайте запись. Опять запишите описание происходящего, снова послушайте.

Самое же важное, с точки зрения Р. Хоффа — никогда не забывать о том, что клиент может быть и не всегда прав, но клиент — всегда клиент.

Используйте паузы. Пауза, которая вам кажется затянувшейся, слушателям может казаться короткой.

1. Сохраняйте соответствующее выражение лица и мимику. Они должны соответствовать произносимым словам. Если что-то вызывает смех — смейтесь.

2. До начала выступления проверьте помещение. Ничто так не отвлекает внимание, как отказы вспомогательного оборудования в разгар презентации. До начала выступления убедитесь, что помещение оборудовано необходимыми вам аудио - и видеоуста­новками, которые находятся в исправном состоянии. Проверьте, расставлены ли так, как вам надо, стулья. Если в ходе презентации вы планируете что-либо писать или использовать иллюстративные материалы, проверьте наличие доски, блокнотов и проектора. А ручки и мел вы не забыли?

Опасности и ошибки презентации

Сотруднику рекламных агентств Ogilvy & Mather и Foote Cone & Bel-ding Рону Хоффу хорошо известно, какие опасности возникают при проведении презентации:

• Самая большая проблема, с которой мы сталкиваемся, — возможность утомить аудиторию. Иногда мы и сами устаем. Наша истинная личность редко проявляется в наших профессиональных качествах. Возможно, именно поэтому мы так скучны и не интересны, когда проводим презентации.

• Подкрепление слов визуальными элементами способно более чем в два раза повысить запоминаемость вашего обращения. Если вы приглашаете аудиторию участвовать в проводимой вами презентации, у тех, кто действует наиболее активно, запоминаемость материала возрастает еще на 90%.

♦ Оценка предлагаемому вами в ходе презентации материалу вы носится в первые 90 секунд, когда аудитория решает, «подключиться» ей или «отключиться». Если проводящий презентацию сотрудник увлекается рассказом о себе или о своем агентстве, аудитория отключается. Или уходит в собственные мысли. Присутствующие сидят и спрашивают себя: «Когда же он начнет говорить обо мне?»

В качестве ключевых, обеспечивающих эффективность презентации стратегий Р. Хофф выделяет следующие:

1. Знание оппонентов и сторонников. Первые слова адресуйте оппоненту. Затем обратитесь к тому, кто, как вам известно, настроен к вам благожелательно. Вы должны почувствовать его поддержку и прилив энергии, после чего вы можете обращаться к другим присутствующим. После обращения еще к одному негативно настроенному.