Методы подготовки к переговорам

Одним из вопросов, который встает при подготовке к перего­ворам, является вопрос о том, как ее лучше провести, какие подхо­ды и способы возможны. Речь здесь идет уже о содержательной подготовке, оценке возможных выгод и потерь, выработке, пока предварительной, наилучших ходов. Какие же это наилучшие? Как их выявить?

Международная переговорная практика дала богатый опыт этому этапу подготовки к переговорам. Они сводятся к следующим приемам и методам: составление балансных листов по методу Р. Фишера, составление балансных листов по методу Дж. Аткин-сона, метод "мозгового штурма", проведение деловых совещаний, разработка метаплана, организация деловых и ролевых игр.

Все указанные методы используются как на этапе подготовки, так и в ходе переговорного процесса при выработке альтернативы, поэтому подробно они рассматриваются в теме "Выработка аль­тернативы". Здесь отметим лишь, что методы Р. Фишера и Дж. Ат-кинсона основаны на дихотомическом подходе к решению данного вопроса, а именно: оценке его с позиции гипотетических позитивов и негативов, приобретений и потерь. "Мозговой штурм" - форма коллективной выработки идей и их оценки. Деловые и ролевые иг­ры - обсуждение проблемы в форме организационно-деятельност-ной игры.

По данным, полученным в ходе научного исследования опыта ведения переговоров в Новосибирске, выяснено, что элементами подготовки работников фирм к переговорам стали следующие. Обмен коммерческой информацией (передача прайс-листа). Уточ­нение позиции исполнителя. Предварительные звонки. Продумы­вание повестки будущих переговоров. Определение сроков и места проведения переговоров. Предварительный звонок в отдел сбыта фирмы партнеров. Подготовка технической документации. Разра­ботка условий договора. Согласование места и времени проведе­ния переговоров. Выбор тактики поведения. Обдумывание предва­рительных условий договора. Анализ предполагаемой эффектив­ности торговой сделки. Составление технико-экономического обоснования проекта. Выяснение цен, размеров транспортных и коммерческих расходов у различных поставщиков. Поиск на-

дежной фирмы с хорошей репутацией. Определение места, време­ни, состава участников переговоров. Подготовка экономической и финансовой документации по видам основной продукции и предприятию в целом, о внешней среде (конкуренция, потреби­тели, поставщики). Разработка вопросника для партнера.

Анализ состояния рынка и возможностей продажи данной про­дукции. Исследование рынка близлежащих регионов. Сбор инфор­мации о партнере. Изучение оптовых цен на обмениваемые товары. Составление проекта договора. Предварительная встреча. Осмотр трасс, автопарков. Составление списка клиентов. Получение ин­формации о фирме. Предварительное повышение цены на все ком­плектующие на 5 % с учетом ожидаемого требования скидки. Про­ведение маркетингового исследования рынка. Изучение соответст­вия иностранной продукции российским стандартам качества. Сбор информации об аналогичном сырье на рынке. Подготовка предложений. Технико-экономическое обоснование на взятие кре­дита. Проверка и подготовка материалов для возможного залога. Изучение интересов партнера на рынке России. Выяснение стои­мости аналогичной продукции у других зарубежных фирм. Поиск материала о сотрудничестве данной инофирмы в России. Подго­товка текста договора. Согласование пунктов договора с юристом. Сбор информации по действующим торговым точкам о цене на реализацию продукции и др.

Как отмечали респонденты, в ходе подготовки к переговорам далеко не всегда удавалось все предусмотреть. В частности, не все­гда учитывалось следующее: колебание партнера в вопросе о том, какому предприятию он поручит выполнение своего заказа; не проводился полный анализ необходимой для совершения сделки информации. Например. Партнеры потребовали точного обоснова­ния цены продукции (калькуляцию с себестоимостью единицы из­делия с обоснованием каждой статьи затрат), а фирма оказалась к этому не готова. Не были собраны и проанализированы сведения о потенциальном партнере по переговорам до их начала. В резуль­тате переговоры были прекращены из-за агрессивного и наглого поведения партнеров. К началу переговоров не было учтено, что покупатели могут заинтересоваться другими видами продукции; подготовка образцов потребовала увеличения срока переговоров.

Не было учтено, что партнеры работают крайне неоперативно; что могут возникнуть проблемы с обоснованием номенклатуры продаваемой продукции и ее цен; что ассортимент продуктов мага­зина достаточно велик и потому много времени уйдет на составле­ние заявки.

Не были учтены национальные особенности южно-корейских партнеров по переговорам; возможность изменения себестоимости продукции в зависимости от изменения курса валюты на момент подписания контракта; необходимость анализа деятельности мясо­комбината за прошлый и текущий годы. К тому же информация на момент переговоров оказалась сильно устаревшей.

В ходе опроса выяснилось, что имеется немало фирм, руково­дители которых признавались, что никакой особой подготовки к переговорам они не проводили.