2.2 Ціль створення системи
При автоматизації діловодства підприємства підсистема може використовуватися з двома цілями.
По-перше, підсистема може супроводжувати традиційно прийнятий на кафедрі документообіг, упорядковувавши технологію діловодства і полегшуючи рутинні операції по обробці документів. При цьому підсистема забезпечує реєстрацію вхідних, витікаючих і внутрішніх документів, резолюцій і звітів по документах, рухи документів між підрозділами і посадовими особами. По кожному зареєстрованому документу в системі зберігаються дані, що описують сам документ і весь процес роботи з ним в підрозділах: від реєстрації до списання в справу, включаючи хід виконання документа і розсилку в зовнішні організації. По масиву всіх зареєстрованих документів можливе проведення пошукових операцій з метою відбору необхідних документів, у тому числі, в цілях контролю виконання документів.
По-друге, підсистема дозволяє істотно розширити рамки традиційної організації документообігу за рахунок часткового або повного використання функцій електронного документообігу і обробки документів на ПК. Тому підсистема після її впровадження на підприємстві може служити своєрідним «мостом» для поступового переходу від паперової до безпаперової технології обробки документів.
3 Характеристика об'єкту автоматизації
Об`єктом автоматизації є процеси , пов’язані з організацією документів, а також контроль ефективності виконання вказаних процесів. Процеси управління документами на кафедрі включають в себе:
щоденну роботу працівника з документами в кабінеті. Виконання вводу документів, їх обробка, переміщення по папкам і пересилці в інші кабінети.
перегляд структури документів, оцінювання розмірності документу, коректування документів.
перегляд хронології дій, виконуваних з документами.
пошук необхідних документів по різним критеріям пошуку
Телекомунікаційна інфраструктура розвинута на базі устаткування, що належить кафедрі. Функціонує сервер БД. Існуюче нормативно-правове забезпечення складають наступні державні і обласні нормативні правові акти: – Конституція України;
– Цивільний кодекс України;
- т.д.
4. Вимоги до системи
4.1 Вимоги до системи в цілому
4.1.1 Вимоги до структури і функціонування системи
4.1.1.1. Перелік підсистем, їх призначення і основні характеристики
В склад АС документообігу кафедри мають входити наступні підсистеми: - Підсистема зберігання даних; - Підсистема додатків операційного управління; - Підсистема управління нормативно-довідковою інформацією; - Підсистема аналізу;
Підсистема зберігання даних призначена для зберігання оперативних даних системи, даних для формування аналітичних звітів, документів системи, сформованих в процесі роботи звітів.
Підсистема додатків операційного управління призначена для обліку робіт з документами, введення інформації про організації, що входять до складу кафедри, їх організаційне ділення, автоматизації процедур управління документообігом (ведення повної інформації про документ, контролювання опрацювання документів і тому подібне), автоматичне формування наказів, довідок.
Підсистема управління нормативно-довідковою інформацією призначена для централізованого ведення класифікаторів і довідників, використовуваних для забезпечення інформаційної сумісності підсистем.
Підсистема аналізу призначена як для аналізу процесів докумментообігу АС, так і для аналітичної обробки накопиченого масиву даних АС.
4.1.1.2. Вимоги до способів і засобів зв'язку для інформаційного обміну між компонентами системи
Вимоги не пред'являються.
4.1.1.3 Вимоги до характеристик взаємозв'язків створюваної системи з суміжними системами
Вимоги не пред'являються.
4.1.1.4 Вимоги до режимів функціонування системи
Для АС документообігу визначені наступні режими функціонування: - Нормальний режим функціонування;
- Аварійний режим функціонування.
Основним режимом функціонування АС є нормальний режим. У нормальному режимі функціонування системи:
- клієнтське програмне забезпечення і технічні засоби користувачів і адміністратора системи забезпечують можливість функціонування протягом робочого дня (з 09:00 до 18:00) п'ять днів в тиждень;
- серверне програмне забезпечення і технічні засоби северов забезпечують можливість цілодобового функціонування, з перервами на обслуговування;
- справно працює устаткування, що становить комплекс технічних засобів;
- справно функціонує системне, базове і прикладне програмне забезпечення системи.
Для забезпечення нормального режиму функціонування системи необхідно виконувати вимоги і витримувати умови експлуатації програмного забезпечення і комплексу технічних засобів системи, вказані у відповідних технічних документах (технічна документація, інструкції з експлуатації і так далі).
Аварийный режим функционирования системы характеризуется отказом одного или нескольких компонент программного и (или) технического обеспечения. В случае перехода системы в предаварийный режим необходимо: - завершить работу всех приложений, с сохранением данных; - выключить рабочие станции операторов; - выключить все периферийные устройства; - выполнить резервное копирование БД. После этого необходимо выполнить комплекс мероприятий по устранению причины перехода системы в аварийный режим.
Аварійний режим функціонування системи характеризується відмовою одного або декількох компонент програмного і (або) технічного забезпечення. В разі переходу системи в передаварійний режим необхідно:
- завершити роботу всіх застосувань, із збереженням даних;
- вимкнути всі периферійні пристрої;
- виконати резервне копіювання БД.
Після цього необхідно виконати комплекс заходів щодо усунення причини переходу системи в аварійний режим.
4.1.1.5 Вимоги по діагностуванню системи
Вимоги не пред'являються.
4.1.1.6. Перспективи розвитку, модернізації системи
АС повинна реалізовувати можливість подальшої модернізації як програмного забезпечення, так комплексу технічних засобів. Також необхідно передбачити можливість збільшення продуктивності системи шляхом її масштабування.
4.1.2 Вимоги до чисельності і кваліфікації персоналу системи
Для експлуатації АС документообігу визначені наступні ролі:
- Системний адміністратор;
- Адміністратор баз даних;
- Користувач.
Основними обов'язками системного адміністратора є:
- Модернізація, налаштування і моніторинг працездатності комплексу технічних засобів (серверів, робочих станцій);
- Установка, модернізація, налаштування і моніторинг працездатності системного і базового програмного забезпечення; - Установка, налаштування і моніторинг прикладного програмного забезпечення;
- Ведення облікових записів користувачів системи.
Основними обов'язками адміністратора баз даних є:
- Установка, модернізація, налаштування параметрів програмного забезпечення СУБД;
- Оптимізація прикладних баз даних за часом відгуку, швидкості доступу до даних;
- Розробка, управління і реалізація ефективної політики доступу до інформації, що зберігається в прикладних базах даних.
Користувачі системи повинні мати досвід роботи з персональним комп'ютером на базі операційних систем Microsoft Windows на рівні кваліфікованого користувача і вільно здійснювати базові операції в стандартних Windows.
Ролі системного адміністратора і адміністратора баз даних можуть бути поєднані в одну роль.
4.1.3 Показники призначення
АС документообігу повинна забезпечувати можливість історичного зберігання даних з глибиною не менше 10 років. Система повинна забезпечувати можливість одночасної роботи 50 користувачів для підсистеми операційної діяльності, і не менше 10-ти користувачів для інших підсистем при наступних характеристиках часу відгуку системи:
– для операцій навігації по екранних формах системи – не більше 5 сек;
– для операцій формування довідок і виписок – не більше 10 сек.
Можливості масштабування повинні забезпечуватися засобами Microsoft Visual Studio 2010.
4.1.4 Вимоги до надійності
Система повинна зберігати працездатність і забезпечувати відновлення своїх функцій при виникненні наступних позаштатних ситуацій:
– при збоях в системі електропостачання апаратної частини, ОС, що приводять до перезавантаження, відновлення програми повинне відбуватися після перезапуску ОС і запуску виконуваного файлу системи;
– при помилках в роботі апаратних засобів (окрім носіїв даних і програм) відновлення функції системи покладається на ОС;
– при помилках, пов'язаних з програмним забезпеченням (ОС і драйвери пристроїв), відновлення працездатності покладається на ОС.
4.1.5 Вимоги до безпеки
Чинники, що шкодять здоров'ю з боку всіх елементів системи (у тому числі інфрачервоне, ультрафіолетове, рентгенівське і електромагнітне випромінювання, вібрація, шум, електростатичні поля, ультразвук рядкової частоти і так далі), не повинні перевищувати норм, що діють.
4.1.6 Вимоги до ергономіки і технічної естетики
Взаємодія користувачів з прикладним програмним забезпеченням, що входить до складу системи повинно здійснюватися за допомогою візуального графічного інтерфейсу (GUI). Інтерфейс системи має бути зрозумілим і зручним, не має бути переобтяжений графічними елементами і повинен забезпечувати швидке відображення екранних форм. Навігаційні елементи мають бути виконані в зручній для користувача формі. Засоби редагування інформації повинні задовольняти прийнятим угодам в частині використання функціональних клавіш, режимів роботи, пошуку, використання віконної системи. Уведення-виведення даних системи, прийом команд, що управляють, і відображення результатів їх виконання повинні виконуватися в інтерактивному режимі. Інтерфейс повинен відповідати сучасним ергономічним вимогам і забезпечувати зручний доступ до основних функцій і операцій системи. Інтерфейс має бути розрахований на переважне використання маніпулятора типа «миша», тобто управління системою повинне здійснюватися за допомогою набору екранних меню, кнопок, значків і тому подібне елементів. Клавіатурний режим введення повинен використовується головним чином при заповненні і редагуванні текстових і числових полів екранних форм.
Всі написи екранних форм, а також повідомлення, що видаються користувачеві (окрім системних повідомлень) мають бути російською мовою.
Система повинна забезпечувати коректну обробку аварійних ситуацій, викликаних невірними діями користувачів, невірним форматом або недопустимими значеннями вхідних даних.У вказаних випадках система повинна видавати користувачеві відповідні повідомлення, після чого повертатися в робочий стан, що передував невірній (недопустимою) команді або некоректному введенню даних.
Екранні форми повинні проектуватися з врахуванням вимог уніфікації:
– всі екранні форми призначеного для користувача інтерфейсу мають бути виконані в єдиному графічному дизайні, з однаковим розташуванням основних елементів управління і навігації;
– для позначення схожих операцій повинні використовуватися схожі графічні значки, кнопки і інші елементи, що управляють (навігаційні). Терміни, використовувані для позначення типових операцій (додавання інформаційній суті, редагування поля даних), а також послідовності дій користувача при їх виконанні, мають бути уніфіковані;
– зовнішня поведінка схожих елементів інтерфейсу (реакція на наведення покажчика «миші», перемикання фокусу, натиснення кнопки) повинні реалізовуватися однаково для однотипних елементів.
4.1.7 Вимоги до транспортабельності для рухливих АС
Вимоги не пред'являються.
4.1.8 Вимоги до експлуатації, технічного обслуговування, ремонту і зберігання компонентів системи
Система має бути розрахована на експлуатацію у складі программно–технічеського комплексу Замовника і враховувати розділення ІТ інфраструктури Замовника на внутрішню і зовнішню. Технічний і фізичний захист апаратних компонентів системи, носіїв даних, безперебійне енергопостачання, резервування ресурсів, поточне обслуговування реалізується технічними і організаційними засобами, передбаченими в ІТ інфраструктурі Замовника. Для нормальної експлуатації системи, що розробляється, має бути забезпечене безперебійне живлення ПЕВМ. При експлуатації система має бути забезпечена відповідна стандартам зберігання носіїв і експлуатації ПЕВМ температура і вологість повітря. Періодичне технічне обслуговування використовуваних технічних засобів повинне проводитися відповідно до вимог технічної документації виготівників, але не рідше за один раз в рік. Періодичне технічне обслуговування і тестування технічних засобів повинні включати обслуговування і тестування всіх використовуваних засобів, включаючи робочі станції, сервери, кабельні системи і мережеве устаткування, пристрої безперебійного живлення.
Відновлення працездатності технічних засобів повинне проводитися відповідно до інструкцій розробника і постачальника технічних засобів і документів по відновленню працездатності технічних засобів і завершуватися проведенням їх тестування. При введенні системи в дослідну експлуатацію має бути розроблений план виконання резервного копіювання програмного забезпечення і оброблюваної інформації. Розміщення устаткування, технічних засобів повинно відповідати вимогам техніки безпеки, санітарним нормам і вимогам пожежної безпеки. Всі користувачі системи повинні дотримувати правила експлуатації електронної обчислювальної техніки. Кваліфікація персоналу і його підготовка повинні відповідати технічній документації.