Графические возможности Excel

Среди задач, решаемых с помощью процессоров электронных таблиц, особое место занимает графическое представление хранимой информации и результатов ее обработки. Наглядность и легкость восприятия диаграмм позволяет принять быстрое и обоснованное решение по дальнейшей обработке данных числового типа, так как даже самые простые диаграммы могут помочь оценить имеющиеся данные лучше, чем изучение каждой ячейки рабочего листа. Графическое представление также может помочь обнаружить ошибку в данных (просто неверно введенные данные) и даже на первом этапе изучения данных поможет раскрыть важные зависимости, скрытые в больших массивах чисел.

Существенным достоинством Excel как современного программного инструмента является то, что при работе с ним при изменении исходных данных, по которым построены график или диаграмма, автоматически изменяется и их изображение.

С помощью Excel можно строить диаграммы разных типов. Некоторые из них могут быть "объемными" (они выглядят очень эффектно и помогают подчеркнуть различия между разными наборами данных).

В зависимости от места расположения и особенностей построения и редактирования различают два вида диаграмм:

Рис.9. Окно мастера диаграмм

– внедренные диаграммы – помещается на том же рабочем листе, где и данные, по которым они построены;

– диаграммы в формате полного экрана на новом рабочем листе (рис.10).

Правильно выбранный способ представления данных на диаграмме и удачное форматирование очень важны для качественного анализа данных.

Оба типа диаграмм связаны с данными рабочего листа и автоматически

обновляются при изменении данных.

Удобным средством для создания графических представлений в Excel является Мастер диаграмм, который вызывается специальной кнопкой на панели Стандартная или из меню Вставка > Диаграмма (рис.9).

Рис.10. Мастер диаграмм, шаг 4 – построение внедренной диаграммы

Рис. 11. Представление данных в виде графика

Внедренную диаграмму можно перемещать по экрану и изменять ее размеры. Для этого нужно щелкнуть мышью на любой ее части и перетащить в нужное место рабочего листа. Чтобы изменить размер диаграммы, ее нужно выделить (щелчок мышью), а затем перетащить один из маркеров изменения размеров.

Уже созданную диаграмму можно отредактировать (дополнительно добавить название, отформатировать уже имеющийся текст в диаграмме, дать название осям или изменить их масштаб).

Перед тем как редактировать диаграмму, ее нужно открыть в окне (двойной щелчок мышью по диаграмме переводит ее в режим правки). Далее щелкнуть правой кнопкой мыши по тому элементу диаграммы, который нужно редактировать (например, оси или текст), и, наконец, в контекстном меню выбрать соответствующий пункт и заполнить поля.

Рис.12. Представление данных в виде гистограммы

Экономико-математические приложения MS Excel

Основная цель настоящего параграфа – продемонстрировать, что MS Excel представляет собой не просто удобное средство для выполнения математических и логических операций, а мощный и универсальный инструмент по решению достаточно серьезных задач, возникающих в сфере экономики и финансов.

Среди типичных экономико-математических приложений Excel могут быть названы:

– структуризация и первичная логическая обработка данных;

– статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование;

– проведение финансово-экономических расчетов;

– решение уравнений и оптимизационных задач.

Средства структуризации и первичной обработки данных

Принципиальным преимуществам электронных таблиц как формы организации данных является гибкое сочетание возможностей, которые дает привязка информации к ячейкам таблицы, со свободой принятия решений о том, какую именно ячейку выбрать для размещения информации. Но иногда возникают проблемы с выполнением тех или иных операций по автоматизированной обработке данных.

Логика таких операций предполагает наличие жестко формализованной структуры исходной информации. Одним из способов решения этой проблемы в Excel являются списки.

Список – это содержащаяся в рабочем листе Excel таблица, данные в строках которой имеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка располагаются данные одного типа (число, текст, дата и т. п.). Для наименования ячейки, относящейся к некоторой строке списка и содержащей данные соответствующего типа, используется термин поле. Поля списка могут иметь имена, которые должны располагаться в первой строке таблицы.

К традиционным задачам первичной (предварительной) логической обработки данных относятся сортировка и фильтрация (выборка по заданному критерию).

В Excel возможна сортировка по одному или нескольким ключевым полям, в том числе с подведением общих итогов и промежуточных итогов по группам записей. Для того чтобы отсортировать данные, следует:

 выполнить команду меню Данные > Сортировка;

 в появившемся диалоговом окне выбрать параметры сортировки.

Как видно из рис.13, с их помощью можно задать три уровня ключей, которые будут использоваться при упорядочении данных, направления упорядочения для каждого уровня (возрастание/убывание), а также указать наличие (отсутствие) у полей списка имен.

Если из общего списка необходимо выбрать лишь часть информации, соответствующую некоторым условиям, то следует провести фильтрацию данных. Для простых условий фильтрации часто бывает достаточно средств Автофильтра.

Ограничимся кратким описанием последовательности действий:

1. Выделить всю область списка (включая заголовок).

2. Выполнить команду меню Данные > Фильтр > Автофильтр, после чего в строке заголовков появятся кнопки с раскрывающимися списками значений.

3. С помощью появившихся элементов управления кнопок могут быть заданы стандартные критерии отбора (Все, Первые 10..., все строки с конкретным значением), см. рис.14.

Для отбора строк списка по сложным критериям, например таким, которые содержат вычисляемые выражения, а также для размещения результатов фильтрации в произвольном месте рабочего листа служит команда меню Данные > Расширенный фильтр.

Рис.13. Задание параметров сортировки данных

Рис.14. Задание фильтра

Сводные таблицы – средство обработки и представления данных, намного превосходящее по возможностям и удобству использования традиционные списки с промежуточными итогами. Это интерактивная таблица на рабочем листе, позволяющая подытожить большие объемы данных, выбрав подходящий метод вычислений (а не только суммирование!). Для построения сводной таблицы используются запросы к внешним базам данных. Для этого применяется техника запросов по образцу, и в данном случае списки обязательно должны содержать имена полей в первой строке.

Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц (команда меню Данные > Сводная таблица...). Режим мастера состоит из четырех последовательных этапов, в ходе которых пользователь в режиме диалога задает параметры построения сводной таблицы:

1) первый и второй шаги – выбор источника данных;

2) третий – создание макета сводной таблицы: определение полей сводной таблицы и их ориентации, выбор функции суммирования (сведения) для полей данных (рис.15);

3) четвертый – определение размещения сводной таблицы.

Рис.15. Построение сводной таблицы в режиме мастера – шаг 3