Синтаксичні засоби і прийоми стандартизації текстів ділової мови

Загальна грамотність документа, що виражається в чіткості й логічності викладу, дотриманні правописних норм, а також дотриманні правил, обов'язкових для ділових паперів, досягається, зокрема, за рахунок синтаксису. Здебільшого це прямий порядок слів з узгодженими й неузгодженими означеннями. Вставні слова, які пояснюють окремі поняття чи систематизують виклад, переважно стоять на початку речення. Щодо структури речень ділових документів, то майже всі присудки вживаються в теперішньому часі. Наприклад: рекламне агентство міжнародної телерадіокомпанії *Тоніс» пропонує свої послуги.

Поширеними є пасивні структури типу: закони приймаються; наказ виконується; вимоги ставляться.

Синтаксис ділової документації визначається ще й вживанням інфінітивних конструкцій. Наприклад: створити комісію з національних питань; відкликати працівників сільського господарства.

Важливою ознакою ділових паперів є і часте використання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, що надають діловим документам стислості. Крім того, в діловому листуванні переважає непряма мова, а пряма вживається лише в тих випадках, коли є необхідність дослівно передати зміст деяких законодавчих актів.

Стислість викладу інформації визначає і специфіку синтаксису. Найчастіше надається перевага простим реченням. Якщо ж використовуються складні, то вони невеликі: одне-два підрядних речення чи дієприкметниковий або дієприслівниковий звороти.

Як речення утворюється з одного слова або з групи граматично зв'язаних між собою слів, так текст утворюється з одного речення або з певної кількості зв'язаних між собою речень.

У суцільному тексті кожне наступне речення повинно доповнювати, уточнювати, розвивати або заперечувати думку, висловлену в попередньому. Особливо це помітно в текстах, що належать до ділового чи наукового стилів. Те, про що говориться в реченні, може стосуватися не попереднього речення, а більш чи менш віддалених фрагментів тексту.

Кожний текст складається із трьох частин; вступної, яка готує до сприйняття наступної розповіді; основної, або викладу, у якій реалізується основна розробка теми; і закінчення, що завершує текст і, до речі, містить основну його думку.

46.

Книжні й іншомовні слова в документах

Мова — дивосвіт, духовна планета, на якій живе виплекана людиною незліченна кількість слів. (І. Вихованець)

Книжна лексика характерна для стилів, які функціонують здебільшого в письмовій формі, це — діловий, науковий, художній і публіцистичний. Книжне забарвлення мають терміни, слова, що виражають загальнонаукові поняття й уживаються в широкому значенні. Наприклад: асигнація, прогрес, історія, економіка, політика, експеримент, демократизм, форум, характеристика, абітурієнт тощо.

Значне місце відведено й словам з абстрактним значенням на -ання, -ення, -іння, -ство, -цтво: функціонування, примирення, товариство, сумісництво та ін.

Серед книжних слів є чимало таких, що характеризуються незначним відтінком книжності. Це дієслова на -увага, -ювати {панувати, утримувати, заповнювати, призначувати та ін.); віддієслівні іменники на -ння, -ття {спостереження, посвідчення, вибуття); дієприкметники {виконуючий, призначений, накреслений). У документах різного типу особливу увагу слід звертати на урочисті книжні слова, бо саме їх вживання у даній сфері спричиняє чимало недоречностей. Не рекомендується використовувати урочисту лексику в робочих документах, що мають офіційний характер.

Слід бути обережними й уважними під час використання у діловому мовленні іншомовних слів. Якщо іншомовні слова можна замінити відповідними українськими, то їх вживання —недоречне. Якщо ж іншомовні слова ввійшли до активного словника міжнаціонального спілкування, тоді їх можна використовувати в окремій ділових паперах, що стосуються питань угоди чи міжнародних проблем. Це лексика з фінансової сфери обслуговування: банк, фінанси, бюджет, факсиміле, авізо, кредит, дебет; поштово-телеграфного зв'язку: телеграф, телефон, бандероль, телеграма, бланк, шифр, номер, серія тощо.

Аби правильно вживати іншомовні слова, варто дотримуватися таких рекомендацій:

а) не ставити у текст іншомовні слова, коли є відповідники в українській мові;

б) вживання іншомовного слова в діловодстві допустиме лише в тому значенні, в якому воно зафіксоване в словниках;

в) не слід користуватися в одному і тому ж документі іншомовним словом і його українським відповідником на позначення того самого поняття. Бажано користуватися в таких випадках національною мовою, що значною мірою полегшить ведення справочинства.

Подаємо ряд слів іншомовного походження, що часто вживаються у діловому мовленні і, на жаль, не завжди доречно. Зверніть увагу на їх українські відповідники:

анархія — безладдя, безвладдя координувати — погоджувати

апелювати — звертатися лімітувати — обмежувати

аргумент — підстава, доказ прерогатива — перевага

брокер — посередник пріоритет — першість

валюта — грошова одиниця в країні реєструвати — записувати

генеральний — загальний, головний репродукувати — відтворювати

дебати — обговорення репродукувати — відтворювати

дефект — недолік, вада, ґандж симптом — ознака

домінувати — переважати фіксувати — записувати

екстраординарний — особливий цейтнот — нестача часу

конвенція — угода, договір шеф — голова, керівник

47.