Комитет общего и профессионального образования Ленинградской области

Государственный институт экономики, финансов, права и технологий

В.Г.Казанцев

Технологии использования текстового процессора

и электронных таблиц.

Практикум для студентов заочной формы обучения

Гатчина

2010

УДК

ББК

К

Рекомендовано к изданию Ученым советом ГИЭФПТ

Казанцев В.Г.

К__ Технологии использования текстового процессора и электронных таблиц. Практикум для студентов заочной формы обучения. – Гатчина: Изд-во ГИЭФПТ, 2010. – 32 с.

Автор-составитель: В.Г. Казанцев, кандидат технических наук доцент, доцент кафедры информационных технологий ГИЭФПТ.

Рецензент: И.Л.Корнилова, кандидат экономических наук, доцент кафедры финансов и статистики СПбГТИ(ТУ).

Учебное пособие предназначено быть непосредственным руководством при проведении практических занятий со студентами заочной формы обучения в ходе учебных сессий. Кроме того, оно может служить методическим пособием для студентов любой формы обучения при оформлении текстовых заданий, курсовых и расчетных работ с помощью прикладных офисных программ MS Word и MS Excel.

В пособии содержатся подробные инструкции выполнения приемов и способов преоб­разования текстовой и числовой информации, иллюстрации, а также некоторые теоретиче­ские сведения, имеющие практическое значение. Объем материала соответствует максимуму (8 часов) выделяемого для студентов заочной формы обучения лимиту времени на занятия практической направленности в ходе учебных сессий.

УДК ________

ББК________

© Государственный институт экономики,

финансов, права и технологий, 2010

Содержание

--Первая часть. Содержание практического занятия по Word. 2

Простейшие операции с текстом 3

Оформление текста. 6

--Вторая часть. Содержание занятий по Excel 10

Лабораторная работа № 1. Данные. Прогрессии. Списки. Форматы. Мастер функций. 11

Ввод данных. 12

Построение прогрессий. 15

Создание списков. 15

Пользовательский формат даты. Мастер функций. 16

Небольшая задача. 17

Лабораторная работа № 2. Графики. Таблицы умножений. Другие способы вычис­лений. 18

Построение графика синуса с помощью Мастера диаграмм. 18

Построение таблицы умножения с областью ввода. 21

Простая таблица умножения. Виды ссылок на ячейки. 21

Таблица умножения с областью ввода. 22

Вычисление значений синуса с помощью таблицы. 23

Вычисление значений синуса с помощью полосы прокрутки. 23

Использование строки состояния для быстрых вычислений. 24

Таблица расчета процентов по вкладу (дополнительное задание). 24

Платежи по займу. 26

Лабораторная работа № 3. Текстовые функции. Макросы. 27

Текстовые функции. 27

Использование макросов для создания интерфейса. 28

Приложение. Сочетания клавиш для работы в Excel. 30

Литература. 31

--Первая часть. Содержание практического занятия по Word.

Информационная технология представляет собой комплекс методов (приемов и спосо­бов) и средств обработки информации. Один из видов представления информации – тексто­вый. Средством обработки такой информации в настоящее время чаще всего является компь­ютер (раньше были печатные машинки, ручки и бумага и т.п.). Приемы и способы работы с текстом реализуются с помощью текстовых редакторов и процессоров. Современный тексто­вый процессор MS Word является одним из самых богатых по своим потенциальным возможно­стям. Имеемые в его составе приемы и способы обработки текстов настолько многообразны, что даже опытные пользователи используют их всего на 5-10%.

В настоящем пособии описано всего одно занятие, в котором дается методика работы с помощью сочетания клавиш, а также приведены приемы и способы оформления текста. Объем описан­ных действий рассчитан на хорошо подготовленного пользователя. Тем, кто имеет начальную подго­товленность, стоит с ними хотя бы ознакомиться.

Понятно, что за рамками данного занятия остается очень много материала для самостоя­тельного освоения (работа с таблицами и формулами, создание рисунков, импорт данных из других приложений, работа со стилями, работа с электронными и Вэб-докуметами и многое другое). С ним можно ознакомиться, используя справочную систему прикладной программы (меню Справка) и богатый набор учебников для самостоятельного обучения.

Помочь ускорить работу при печатании и правке текста призваны "горячие клавиши". Это сочетания двух или трех клавиш. Чтобы выполнить сочетание, надо нажать и удерживать первую (первые две) клавишу и щелкнуть по второй, а затем отпустить первую. Несмотря на простоту описания этого действия его надо отработать несколько (!) раз.

Ниже приведены наиболее употребительные сочетания клавиш, которые можно за­помнить и отра­ботать на любом тексте или документе, а затем использовать в своей работе. Многие из них имеют то же значение и в других приложениях MS Office, например, в Excel (в дальнейшем тексте такие сочетания отмечены значком µ).

Ctrl+Esc – открытие меню кнопки Пуск. Или – клавиша между Alt и Ctrl (ÿ).

Ctrl+N (µ) — создание нового документа (файла).

Ctrl+O (µ) —открытие существующего файла или документа. С помощью курсорных кла­виш и Tab можно прейти к любому элементу окна "Открытие документа", после чего активи­зировать его, нажав Enter. Ctrl+F12 (µ) – также вызов окна "Открытие документа".

Ctrl+F4 (µ) -закрытие текущего окна.

Alt+F4 (µ)-закрытие текущего приложения (документа). Последним м.б. закрыт Windows.

F12 (µ) —команда «Сохранить как...». Shift+ F12 (µ) – текущее сохранение.

Ctrl+ F2 – предварительный просмотр текста.

Ctrl+P (µ) — открытие окна "Печать" (задание параметров печати).

Ctrl+ F6 (µ) – переход к следующему окну (вместе с Shift - к предыдущему).

F10 (µ) — активизация основного (верхнего) меню (Файл, Правка, ...). Перемещение по пунктам, раскрытие - стрелками, выбор пункта - Enter.

Shift+ F10 (µ) – вызов контекстного меню.

Простейшие операции с текстом

Открыть меню кнопки Пуск сочетанием Ctrl+Esc или клавишей между Alt и Ctrl (ÿ), из перечня возможных действий выбрать Создать документ Office. В открывшемся окне на вкладке Общие выбрать Новый документ и нажать ОК.

Набрать три-четыре строки любого текста любыми символами (по 4-5 символов и пробел, снова 4-5 символов и пробел, и т.д.). Текст будет автоматически переводиться на новую строку. Когда будет начата четвертая строка, дважды нажать Enter.

Сочетание Shift+курсорные клавиши ( - любая из них) — позволяет выделить посимвольно фрагмент текста, с которым необходимо что-либо сделать (удалить, скопировать, под­черкнуть и так далее). Shift+или выделяет части строк. То же самое делает "протягивание" курсора мыши с левой нажатой кнопкой по выделяемым символам и строкам. Первый прием более точный, особенно если текст мелкий, и более быстрый, если при этом держать нажатой еще и клавишу Ctrl (в этом случае выделяется группа символов до первого пробела).

Выделение других частей текста:

двойной щелчок мыши по слову в любом месте слова выделяет слово(µ);

один щелчок мыши по левому полю документа выделяет всю строку;

можно выделить несколько отдельных строк (идущих не подряд), если выделять эти строки при нажатой клавише Ctrl щелчками мыши по левому полю;

ö двойной щелчок по левому полю или тройной щелчок в любом месте абзаца выделяет абзац;

тройной щелчок мыши по левому полю текста выделяет весь текст. То же делает Ctrl+A(µ).

Выделенные фрагменты текста можно удалять, видоизменять, перемещать или копировать.

Перемещение или перетаскивание выделенного фрагмента (операция drag and drop – тащи и бросай): навести курсор, нажать левую кнопку мыши и тащить выделенный фрагмент в новое место, там отпустить кнопку мыши. Сделать это для выделенного слова.

Первый способ копирования – использование сочетаний клавиш:

Ctrl+C(µ) — скопировать выделенный фрагмент (например, первое слово текста) в буфер обмена.

Ctrl+X (µ)— вырезать выделенный фрагмент – т.е. удалить фрагмент текста в буфер обмена.

Ctrl+V (µ)— вставить скопированный или вырезанный фрагмент в место нахождения курсора.

Всего способов копирования текста – 5.

Второй: использование контекстного меню для всех трех действий (для первой строки).

Третий: перетаскивание выделенного текста (абзаца) при нажатой кнопке Ctrl.

Четвертый: использование соответствующих пунктов меню Правка для всего текста.

Пятый: использование кнопок Вырезать, Копировать и Вставить на панели инструментов.

Применив все способы, получим текст, увеличенный в 2-3 раза по отношению к исходному.

Если выделить весь текст, а затем щелкнуть клавишу пробела, текст исчезнет. Это де­монстрация действия, которое приводит к непонятному результату, иногда бывает непонятно – какое именно действие было выполнено. Первое, что надо сделать в таком случае, – отменить по­следнее действие. Это делает сочетание Ctrl+Z(µ). Иногда надо восстановить отмену, тогда ис­пользуют Ctrl+Y(µ), это значит - отменить действие Ctrl+Z (отмена отмены).

А налогом указанных сочетаний являются кнопки с изображением кривых стрелочек влево и вправо (Отменить и Вернуть). Если раскрыть список действий символом треугольника возле каждой кнопки, увидим перечень произведенных изменений в тексте с начала его корректуры. Каждое изменение, группу, или все их вместе (выбрав курсором мыши) можно отменить или восстановить.

Insert – клавиша с функцией замены уже напечатанных символов на те, которые вы начнете набирать после нажатия этой клавиши. Нажмите Insert еще раз, и начнется сдвиг старого текста новыми символами.

Delete — удаляет следующий за курсором знак (справа). Backspace — удаляет знак, предшествующий курсору (слева). Ctrl+Delete и Ctrl+Backspace – удаляют все символы текста до ближайшего пробела или знака препинания. Можно сказать, и это будет подтверждено другими примерами, что клавиша Ctrl усиливает действие функциональных клавиш или их сочетаний.

Курсор можно перемещать мышью и курсорными клавишами. Во втором случае полезны сочетания: Ctrl+ курсорные клавиши () —перемещение курсора не на один знак, а на целое слово (стрелки «влево» и «вправо») либо на целый абзац (стрелки «вверх» и «вниз»).

Кнопка Ноmе(µ) — перемещает курсор к началу строки. Ctrl+Home(µ) — в начало документа. Кнопка End(µ) — перемещает курсор к концу строки. Если при этом нажимать еще и Shift, будет выделяться текст по пути перемещения курсора от текущей позиции до начала или конца строки или документа. Ctrl+End — отправляет курсор в конец документа. Так можно выделить весь документ: из начала документа (Ctrl+Home) нажать сочетание Shift+Ctrl+End.

C trl+D при выделенном фраг­менте текста (например, первый аб­зац) от­кроет окно Шрифт, в кото­ром можно преобразовать именно этот текст. Перемещаться внутри диалоговых окон можно с помощью курсорных клавиш, а ме­жду окнами - используя Tab (для обратного движения – Shift+Tab). В полях Шрифт, Начертание и Раз­мер вы­бор будет закрепляться авто­матиче­ски после перехода в следу­ющее окно. В окнах Цвет текста, Под­черкивание и Цвет подчерки­вания для подтверждения выбора надо щелкнуть по кнопке ОК. К другим вкладкам диалогового окна - Инте­рвал и Анимация - можно перейти сочетанием Ctrl+Tab. Завершив процесс измен­ения шрифта, выбора анимации, надо нажать Enter (кнопку ОК) или Esc (Отмена) - в зависимости от того, устраивает нас результат (ото­бражается в окошечке Образец) или нет.

Часто употребляемые команды оформления текста можно применить еще проще.

Ctrl+R — выравнивает текст по правому краю. Как и последующие три команды, применя­ется к выделенному фрагменту или тому абзацу, внутри которого находится курсор.

Ctrl+L — выравнивает текст по левому краю.

Ctrl+E — делает текст симметричным относительно центральной оси.

Ctrl+J — растягивая пробелы, выравнивает текст по краям.

Ctrl+B(µ) — делает выделенный текст (либо слово, на котором находится курсор) полу­жирным. Повторное нажатие отменяет этот эффект. Ctrl+I(µ) — делает текст наклонным. Ctrl+U(µ) —подчеркнутым. Возможны различные комбинации сочетаний: Ctrl+B+I; Ctrl+B+U; Ctrl+I+U. Ctrl+B+1+U — наклонный полужирный подчеркнутый.

Shift+F3 — делает первую или все буквы выделенных слов ПРОПИСНЫМИ. Посмотрите изменения регистра букв при очередных нажатиях этого сочетания.

Ctrl+F(µ) – вызывает окно "Найти и заменить" с активной вкладкой "Найти". Очень полезная команда для поиска слов в длинных текстах. Если перед этим сочетанием выделить слово, которое надо найти, оно (слово) появится в поле "Найти:".

Ctrl+H(µ) – открывается то же окно, но активна вкладка "Найти и заменить". Возможна последовательная или мгновенная замена множе­ства одинаковых слов, выражений, дат, чисел на другие.

Функциональная клавиша F5 вызывает то же окно, но будет активной вкладка "Перейти".

Можно использовать любой из трех указанных способов (т.к. все они вызывают окно поиска и замены) а затем выбирать необходимую вкладку.

C trl+клавиша«=» (или Ctrl+"Равно") - уменьшает размер шрифта слова или выделен­ного текста и чуть опускает его (_{подстрочник}). Повторное нажатие отменяет этот эффект.

Для ^{надстрочного} начертания символов текста (его, как правило, в сочетаниях нет) можно установить сочетание:

Ctrl+Shift+клавиша«=»

через меню Сервис, Настройка, кнопка Клавиатура. В левом столбце появившегося окна Настройка клавиатуры (рисунок справа) надо выбрать категорию Формат, в правом столбце выбрать команду Superscript, а в окне Новое сочетание клавиш задать (нажать именно клавиши, но не набирать буквы обозначений клавиш!) указанное выше сочетание (в окне отобразится: Ctrl++) и нажать кнопку Назначить (новое сочетание переместится в окно Текущие сочетания:), а затем закрыть окно.

Таким же способом можно задать или изменить сочетания клавиш для выполнения любых других действий (команд) с текстом или файлом. Определенное неудобство состоит в том, что все команды приведены на английском языке.

Сочетания функциональных и дополнительных клавиш для выполнения опе­ра­ций с текстом, окнами и файлом приведены в таблице. Первой нажимается клавиша Ctrl, Shift или Alt, а затем – функциональная клавиша (F1, F2, …). Утолщенные границы ячеек указывают на наиболее употребляемые клавиши или их сочетания.

Можно заметить, что не все сочетания дублируются командами основного (верхнего) меню (например, для перехода между окнами или для вывода контекстного меню).

Кла­виша	Без других клавиш	Shift	Ctrl	Alt
F1	Вызов справки (меню Справка)	Вызов контекстной справки или помощ­ника		Переход к следую­щему полю
F2	Перемещение тек­ста или ри­сунка	Копирование текста	Предварительный про­смотр (меню Файл)
F3	Вставка элемента автотекста.	Изменение регистра букв текста (меню Формат)	Удаление выделен­ного фрагмента в ко­пилку	Создание элемента автотекста
F4	Повтор послед­него действия	Найти или Перейти да­лее	Закрытие окна	Выход из Word и дру­гого приложе­ния
F5	Перейти (меню Правка)	Переход к предыду­щему исправлению	Прежние размеры окна документа	Прежние размеры окна программы
F6	Переход к сле­дую­щей области	Переход к предыду­щей области	Переход к следую­щему окну
F7	Правописание (меню Сервис)	Тезаурус (меню Сервис)	Переместить (окон­ное меню)	Следующая ошибка
F8	Расширение выде­ления	Уменьшение выделе­ния	Размер (оконное меню)	Запуск макроса (меню Сервис)
F9	Обновление выде­ленных по­лей	Отображение кодов или значений полей	Вставка пустого поля	Отображение ко­дов или значений полей
F10	Активизация пункта основного (верхнего) меню	Вывод контекстного меню	Развертывание окна документа	Развертывания окна программы
F11	Переход к сле­дую­щему полю	Переход к предыду­щему полю	Блокировка поля	Отображение кода Visual Basic (меню Сервис)
F12	Сохранить как ... (меню Файл)	Сохранить (меню Файл)	Открыть (меню Файл)