Структура и функции делопроизводственной службы закреплены в главе 8, пункт 2.

Вся работа по делопроизводственному обслуживанию в учреждениях осуществляется специальной службой - канцелярией, положение о которой разрабатывается на основе типового положения. (Приложение 1). Структура канцелярии устанавливается в зависимости от отнесения учреждения к одной из четырех категорий и в соответствии с типовой структурой. В небольших учреждениях, не имеющих в своем составе канцелярии, функцию делопроизводственного обслуживания выполняет секретарь руководителя учреждения. Для выполнения каждой функции в составе канцелярии предусматривается соответствующее подразделение. При небольшом объеме документооборота допускается совмещение различных функций в одном подразделении или одним исполнителем. В условиях автоматизированной системы управления делопроизводственное обслуживание в учреждениях I и II категории может быть возложено на документационные центры (в учреждениях III и IV категории - на документационные бюро), призванные осуществлять наряду с функциями канцелярии централизованное документационное обеспечение всех структурных подразделений. Основными функциями канцелярии учреждения являются: прием, регистрация (учет), распределение документов и доставка их исполнителям, оформление и отправка исходящих документов; стенографирование и печатание документов; контроль за сроками исполнения документа; формирование дел и сдача их в архив; хранение и обеспечение использования документов в делопроизводстве и архиве учреждения; методическое руководство всеми звеньями учреждения в области делопроизводства в целях его систематического совершенствования; повышение квалификации делопроизводственного персонала; контроль за введением делопроизводства в подведомственных организациях. Работа канцелярии должна строиться так, чтобы руководители и специалисты учреждения были освобождены от функций по делопроизводственному обслуживанию.

Документирование управленческой деятельности и регламентация состава документов

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование ее в течение определенного времени.

Комплекс документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе своей деятельности;

- объемом и характером компетенции учреждения;

- порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

- объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, производится на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности (приложение 2).

Классификатор составляется на основе положений об учреждении, его структурных подразделениях и должностных инструкций. При составлений классификатора могут быть использованы также номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

При разработке классификатора учитывается разделение управленческой деятельности учреждения на конкретные участки (вопросы) и установление комплексов видов и разновидностей документов, необходимых для их выполнения.

Комплексы видов и разновидностей документов определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа.

Управленческая деятельность учреждения выражается посредством распорядительных документов.

Юридическими основаниями возникновения распорядительных документов в деятельности учреждений являются:

- законы, указы Президиумов Верховных Советов СССР, союзных и автономных республик, постановления и распоряжения Советов Министров СССР, союзных и автономных республик;

- конкретные поручения вышестоящих органов;

- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения учреждением возложенных на него задач в соответствии с его компетенцией;

- потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Решение наиболее важных вопросов, а также вопросов, относящихся ко всем или нескольким подчиненным учреждениям либо их структурным подразделениям, излагается в постановлениях, решениях и приказах. Конкретные вопросы исполнения и уточнения принятых решений фиксируются в указаниях и распоряжениях.

В коллегиальных органах распорядительные документы, принятые на основе единоначалия, носят подчиненный характер по отношению к постановлениям коллегиального органа и не могут отменять или изменять их.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных органов и общественных организаций, принимаются совместные распорядительные документы.

В случае принятия совместных распорядительных документов неоднородными органами, полномочными издавать разные виды распорядительных документов, документ принимается в форме решения.

Издание распорядительных документов обязательно:

а) по организационным вопросам: при создании, реорганизации и ликвидации учреждений и структурных подразделений; определении функций и задач учреждений и структурных подразделений; утверждении структуры учреждения; подведении итогов деятельности учреждений, организаций и предприятий; определении прав и обязанностей должностных лиц; в случаях отмены, изменения,и приостановления действия правовых актов (в установленном порядке); при организации и подведении итогов социалистического соревнования, общественных смотров и т.п.;

б) в области планирования: при определении порядка и сроков составления планов; утверждении перспективных и годовых планов; в случае изменения плановых показателей и установления дополнительных плановых заданий; при подведения итогов выполнения планов;

в) в области производства: при необходимости проведения мероприятий, направленных на обеспечение научно-технического прогресса, внедрения новейших достижений науки, техники и передового опыта; для организации выпуска новой продукции или оказания новых специализированных видов услуг, а также снятия с производства устаревшей или не пользующейся спросом продукции;

г) в области капитального строительства: при определении или изменении объема и целевого назначения капитальных вложений; утверждении технико-экономических нормативов и показателей оптимальных мощностей вновь строящихся, реконструируемых и расширяемых предприятий; утверждении технико-экономических обоснований и заданий на проектирование строительства новых, реконструкцию и расширение действующих предприятий, зданий и сооружений; утверждении титульных списков строек, а также титульных списков проектно-изыскательских работ для строительства; утверждении цен, прейскурантов и т.п. нормативов на виды работ; при приемке в эксплуатацию готовых объектов;

д) в области материально-технического снабжения и сбыта; при распределении материальных ресурсов; распределении и перераспределении фондов на сырье, топливо, оборудование и другие материальные ресурсы; утверждении планов внутриотраслевых и межотраслевых кооперированных доставок продукции;

е) в области финансов и кредита: при разработке основных мероприятий по внедрению и укреплению хозяйственного расчета, повышению рентабельности и увеличению накоплений предприятий и организаций, по эффективному использованию основных фондов, оборотных средств и банковских кредитов; в случае образования фонда освоения новой техники, фонда для премирования за создание и внедрение новой техники и других централизованных фондов; при утверждении отчетов и балансов главных управлений, управлений и отделов министерств, подведомственных им предприятий, учреждений, организаций; в случаях изменения целевого расходования ассигнований, распределения и перераспределения денежных средств и т.д.; по вопросам выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов;

ж) до вопросам труда и заработной платы: при назначений работников на должность, освобождении от должности и перемещениях по службе; при решении вопросов о поощрениях и дисциплинарных взысканиях; решении вопросов о командировках работников; введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников; утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений.

Примечание. Приведенный перечень не является исчерпывающим и включает в себя лишь наиболее характерные и стабильные основания обязательного издания распорядительных документов.

Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или иной формы выражения управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице) и определяется целесообразностью в каждом конкретном случае.

Распорядительные документы, поступающие в учреждения из вышестоящих органов, доводятся до подведомственных учреждений посредством:

- издания самостоятельных распорядительных документов (постановления, приказы, указания, решения, распоряжения), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам учреждения и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

- издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации.

В любой случае документы, издающиеся на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его номера, даты и заголовка.

Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах, на собраниях, заседаниях, совещаниях фиксируется в протоколах.

Протоколы оформляются на основании стенограмм или записей хода заседания, а также других материалов (справки, проекты решений), подготовленных к заседанию.

В тех случаях, когда заседание стенографируется, содержание выступлений в протокол не включается. Оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу.

Рекомендуется также записывать ход заседания на магнитной пленке (магнитофон, диктофон). После заседания записанные таким образом тексты выступлений перепечатываются и включаются в протокол.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей путем рассылки постановлений или решений. В учреждениях решения коллегий проводится в жизнь, как правило, приказами руководителя учреждения.

Учреждение организует и ведет переписку с вышестоящими, подведомственными и другими организациями, а также гражданами в пределах своей компетенции.

Направление писем осуществляется:

а) по требованию вышестоящих отраслевых и функциональных органов;

б), по просьбе подведомственных учреждений;

в) при осуществлении оперативных связей;

г) по просьбе граждан.

Передача текста служебного документа по телеграфу (телеграммы) допускается в тех случаях когда требуется его срочное исполнение.

Для оперативной передачи информации по телефону применяются телефонограммы.