5. Системы документации

В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения выполняют разные управленческие функции. Некоторые функции управления являются типовыми, присущими любому аппарату управления. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование и др. Другие функции могут выполняться каким-либо управленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

Все формы управленческой деятельности находят отражение и соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации - это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

• используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

• сложившихся национальных традиций работы с документами;

• установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

• квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют системы документации. До настоящего времени в документоведении не существует общей непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. Считается, что каждая сфера деятельности так или иначе имеет свою систему документации (системы медицинской, торговой, научно-технической, финансовой, административной документаций).

В деятельности предприятия самостоятельно функционируют локальные системы кадровой, плановой, бухгалтерской документации. Правила их оформления, хранения и использования строго нормированы. Они входят в номенклатуру дел отдельным разделом и не входят в административную систему документации, имея свою информационно-поисковую систему.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Они включают личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники и немногочисленны с точки зрения видов и разновидностей в системе документации.

Официальные документы создаются в рабочее время от имени юридического лица. Они, как правило, не имеют произвольной формы, а оформляются на бланках.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация – это деятельность по установлению правил, норм, характеристик.

В области делопроизводства суть стандартизации следует толковать как процесс установления и применения оптимальных правил, норм по оформлению документации, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их использования.

Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация - сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию».

Кроме того, унификация – это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведению их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости, различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических документов в области документационного управления. Она является одним из важнейших направлений совершенствования документации управления и позволяет:

1. упорядочить состав документов организации;

2. сократить затраты на создание документов;

3. использовать унифицированные шаблоны для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;

4. ускорить процессы принятия решений.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или их элементы (например, ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Согласно ОК011-93 «Общероссийскому классификатору управленческой документации» (ОКУД) в настоящее время в стране действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

- организационно-распорядительной документации (код 0200000);

- первичной учетной документации (код 0300000);

- банковской документации (код 0400000);

- финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);

- отчетно-статистической документации (код 0600000);

- учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);

- документации по труду (код 0800000);

- документации пенсионного фонда РФ (код 0900000);

- внешнеторговой документации (код 1000000).

В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

• первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 09 – унифицированная система документации Пенсионного фонда);

• третий и четвертый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 – документация по учету и распределению средств);

• пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 – расчетная ведомость по страховым взносам);

• восьмой знак – контрольное число.

Для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними существует табель унифицированных форм документов, который составляется в виде таблицы, в который документы могут быть систематизированы:

- по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т.п.);

- структурным подразделениям.

Разработка унифицированных систем документации (УСД) ведется соответствующими министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации. При создании систем необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.