Лекция . Контроль исполнения документов.

1. Цель и содержание контроля исполнения документов.

2. Сроки исполнения документов.

3. Виды контроля.

4. Формы контроля. Сроковая картотека.

5. Автоматизированные системы контроля за исполнение документов.

1. Цель и содержание исполнения документов.

Контроль исполнения задания – одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.

Работа по контролю исполнения должна организовываться, исходя из следующих основных требований:

1. оперативность и своевременность исполнения документов;

2. полнота охвата контролем всех исполняемых документов;

3. систематичность контроля;

4. необходимость обобщения и анализа итогов контрольной работы.

Объектами контроля являются качество и сроки исполнения документов.

Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу – это оценка, насколько правильно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляют руководители учреждений, руководители структурных частей или уполномоченные ими лица. А непосредственный контроль за технической стороной исполнения (сроки подготовки, сроки исполнения задания и правильность оформления необходимых документов) осуществляет служба ДОУ, а в небольшой фирме – секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнения, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

- фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

- проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

- корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение;

- напоминание исполнителям и руководителям подразделения о наличии неисполненных документов и поручений;

- информирование руководителей о состоянии и ходе исполнения документов;

- внесение данных об исполнении документов;

- анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

2. Сроки исполнения документов.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа.

Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным. Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Типовые сроки исполнения записываются и закрепляются в «Перечне документов, подлежащих обязательному контролю исполнения». Данный перечень является приложением к «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов, не включенных в перечень, или в том случае, когда необходимо исполнить их в срок, отличный от типового. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководителем организации в резолюции или в тексте распорядительного документа, учитывая содержание документа.

Если по каким-либо объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, нужно заранее, не позднее одного дня до истечения срока исполнения, согласовать вопрос с руководителем об установлении нового, реального срока. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах. Уход в отпуск или отъезд в командировку сотрудника не могут быть уважительными причинами неисполнения документа в срок.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год), но не более чем в два раза от первоначально установленного срока. В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно. Продлевает этот срок лицо, которое его установило.

Срок исполнения документа может быть продлен сразу по получении документа исполнителем или за два-три дня до истечения срока исполнения. Иначе документ считается неисполненным.

Сроки исполнения считаются:

- для входящих документов – с даты поступления;

- для внутренних и исходящих – с даты подписания или утверждения.