Лекция. Деловые и коммерческие письма.

1. Классификация деловых и коммерческих писем.

2. Виды некоммерческих деловых писем

3. Виды коммерческих деловых писем

1. Классификация деловых и коммерческих писем

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка (корреспонденция) — обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Она занимает около 80 % входящей и исходящей документации предприятия. С помощью писем ведутся переговоры, выясняются отношения между фирмами, излагаются претензии и т.д.

Деловое письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частными лицами и учреждениями. I.

I. Все множество деловой корреспонденции можно разбить на группы:

1. Деловые письма, связанные с распространением информации. Деловая деятельность предполагает распространение информации в связи с различными причинами:

а) необходимостью передачи официальной информации (информаци­онные письма);

б) необходимостью информирования партнеров по бизнесу и заинтересо­ванных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-уведомление, письмо-сообщение);

в) необходимостью информирования партнеров и потенциальных по­купателей и потребителей о предоставляемых товарах и услугах (письмо-предложение, рекламное письмо).

Деловые письма данной группы носят инициативный характер.

2. Деловые письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи приобретением товаров, оказанием услуг или выполнением тех или иных действий (письмо-просьба, письмо-заявка, гарантийное письмо, письмо-запрос, письмо-заказ). Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения деловых писем, отнесенных к предыдущей группе.

3. Деловые письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы (письмо-согласие, письмо-отказ, письмо-подтверждение).

4. Деловые письма, связанные с необходимостью разрешения возникаю­щих в процессе делового взаимодействия споров и противоречий и отражающие различную степень и глубину претензий (письмо-напоминание, письмо-требование и претензионное (рекламационное) письмо).

5. Деловые письма, связанные с выражением личного участия по различным поводам (письмо-поздравление, письмо-благодарность, письмо-соболезнование, письмо-извинение). Не отражая собственно деловую деятельность, эти письма способствуют поддержанию необходимых контактов, создавая необходимую этическую и психологическую среду ведения бизнеса.

Следует отметить еще два вида деловых писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма.

II. По тематическому признаку корреспонденция разделяется на деловую и коммерческую. Деловыми (служебными) принято считать письма, оформляющие организационные, экономические, правовые, финансовые и другие виды деятельности организаций. К ним можно отнести следующие виды писем: письма, содержащие просьбу, приглашение, напоминание, подтверж­дение, отказ, а также гарантийные, сопроводительные, информационные, рекламные письма. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Коммерческими считаются письма, составляемые при заключении и выполнении контрактов, при решении вопросов покупки и продажи, сбыта и снабжения (переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта). К ним относятся следующие виды писем: запросы, предложения (оферты), рекламации (претензии) и др.

III. На основе функционального критерия выделяются:

1. письма, требующие ответа (просьба, требование, обращение, предложение, запрос, представление);

2. письма, не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, извещение, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, рекламное письмо). По этой классификации письма также делятся на инициативные и ответные.

IV. По структурному признаку письма подразделяются на рег­ламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма, составляемые по определенному образцу, решают вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных текстов. Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста (к ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления и др.). Язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных использованием общелитературной лексики, большой вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла.

V. По признаку адресности служебные письма разделяются на обычные и циркулярные. Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных организаций.

VI. По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

Рассмотрим подробнее особенности наиболее распространенных видов писем.