2. Виды некоммерческих деловых писем

1. Письмо-просьба – деловое письмо, имеющее разнообразную тематическую направленность, они могут составляться практически по всем направлениям деятельности организации. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа. Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».

Письмо-просьба может состоять только из одной или двух частей. В первом случае оно начинается глаголом: «Просим ...» или «Просим Вас ...».

Во втором случае оно содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы Обоснование просьбы обычно начинается с ключевых фраз:

«В связи с...»,

«Для...»,

«В соответствии с...»,

а изложение просьбы с фраз:

«Обращаемся к Вам с просьбой о...»,

«Просим Вас предоставить данные о ...»,

«Просим Вас провести ...»,

«Просим Вас сообщить информацию о ...» и т. д.

Просьба может формулироваться и без использования глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса ...»,

«Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.

В одном письме может излагаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Одновременно просим Вас...»,

«Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести)...».

2. Письмо-просьба требует письма-ответа.

Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т.е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:

1. Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему;

2. Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах;

3. Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах;

4. Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей.

Первое и основное правило - не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.

В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

Используются следующие формы изложения отказов:

- «Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...»;

- «Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам...»;

- «Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...».

3. Сопроводительное письмо – письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей, например об отсылке контрактов, спецификаций, каталогов, образцов товара, грузов. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д..

Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

- «Направляю информацию...»;

- «Возвращаем справочные материалы...»;

- «Возвращаем подписанный с нашей стороны договор...»;

- «Посылаем справочную литературу...».

Разновидностью сопроводительного письма выступает договорное письмо. В этом письме говориться о конкретном виде документа — договоре. Структура текста этого письма такая же, как сопроводительного письма. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

4. Письмо-сообщение – деловое письмо, содержащее сведения о каких-либо событиях и фактах, представляющих интерес, как для автора, так и для адресата.

Письмо-сообщение может быть послано по инициативе автора или являться ответом на соответствующие деловые письма с просьбой или запросом. Письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложение.

Письмо-сообщение обычно начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации с использованием одной из следующих ключевых фраз:

«Доводим до Вашего сведения, что…»;

«Сообщаем Вам, что…»;

«Считаем необходимым поставить Вас в известность о …».

5. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

При наличии предварительной договоренности в тексте письма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.

Ключевыми фразами этих писем являются:

«Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на ...;

«Поддерживаем Ваше (намерение, обращение, предложение ...)».

В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелания, предложения, рекомендации.

6. Письмо-напоминание - деловое письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей. Эти письма направляют тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов:

1) напоминания о необходимости ответа;

2) напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут предприняты в случае их невыполнения.

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.

Ключевыми фразами таких писем являются:

«Вторично напоминаем Вам...»;

«Напоминаем Вам...»;

«Обращаем Ваше внимание на то, что...»;

«Ставим Вас в известность, что ...».

Текст письма-напоминания может включать в себя две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выполнить в связи с этим определенные действия. Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание.

В отдельных случаях письмо-напоминание может содержать третью часть: предупреждение о возможности применения определенных санкций при невыполнении адресатом взятых на себя обязательств, например:

«В противном случае мы не несем ответственности за возможные последствия»,

«В противном случае мы оставляем за собой право ...»,

«В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции...».

7. Письмо-приглашение содержит приглашение принять участие в семинарах, совещаниях и т.д., обычно адресуется руководителю организации, конкретному должностному лицу, но может быть адресовано и всему коллективу организации. При необходимости приглашения большого количества людей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества. В тексте письма необходимо указать вид и название ме­роприятия, его программу, дату, время и место проведения, а при необходимости и форму одежды. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие.

Приглашения могут оформляться как на бланке письма, так и в произвольном формате с различными элементами художественного оформления.

В письмах-приглашениях, как правило, используется личное обращение к адресату: «Уважаемый ....!» и ключевым глаголом является глагол «приглашаем»:

« ... приглашает Вас принять участие в ...».

«Приглашаем Вас посетить выставку...»,

«Приглашаем Вас принять участие в...»,

Письма-приглашения, направляемые в вышестоящие организации, органы власти и управления, известным лицам, должны подписываться руководителем организации. Они рассылаются по почте или курьерской связью, но не должны передаваться по каналам электросвязи (в частности, по каналам факсимильной связи).

Рассылка приглашения в копии по почте или по каналам факсимильной связи допустима в том случае, если проводимое мероприятие носит рабочий характер (совещание, заседание коллегии, комиссии, совета) или организаторы мероприятия заинтересованы в привлечении к нему как можно большего количества участников (научные конференции, симпозиумы, семинары и др.).

В последнем случае в приглашении вместо подписи конкретного лица ставится название органа, обеспечивающего проведение мероприятия: «Оргкомитет» или «Оргкомитет конференции» и т.п.

Письмо-приглашение может подписываться несколькими лицами, если организаторов мероприятия несколько, или одним лицом - руководителем оргкомитета.

При рассылке большого количества приглашений подлинную подпись руководителя можно заменить факсимиле, если в организации используются факсимильные подписи и установлен порядок их применения