Управление документооборотом

Документооборот – движение документа от момента создания до момента его отправки, которое регламентируется графиком или регламентом, утверждается руководством организации. Документооборот предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения первичных документов, определяет минимальный срок для прохождения документов. Формы документооборота: централизованный, децентрализованный, смешанный.

Внедрение электронного документооборота неотделимо от анализа существующего документооборота. Анализ документопотока неразрывно связан с анализом орг. структуры предприятия.

Недостатки документооборота:

1. Огромное количество документов;

2. Многократное перенесение одной и той же информации в различные документы;

3. Децентрализованная ручная подготовка первичной информации.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет получить количественные оценки работы сотрудников, обеспечить поддержку в рабочем состоянии и выполнение разработанных процедур, регламентов и соблюдение требований стандартов управления качеством.

Если компания внедряет полномасштабную ERP-систему, то в качестве первого этапа такой работы должна быть внедрена система электронного документооборота:

1. ускорение и облегчение ERP-системы (СЭД – средство интеграции между существующей на предприятии системой и новой);

2. построение единого ....., объединяющего всех пользователей и все предприятия;

3. СЭД обеспечит для ERP-системы необходимую первичную базу.

Функции СЭД:

1. Должна обеспечиваться работа со справочниками;

2. Массивные рассылки и распечатки проанализированных документов (по деловым партнерам, по спискам пользователей);

3. Одновременная работа как с документами и с бизнес-партнерами;

4. Ведение истории работы с документами, что обеспечивает отчуждаемость, независимость корпоративных знаний от конкретного сотрудника;

5. Интеграция с офисом, с существующими на предприятии приложениями;

6. Возможность удаленной работы;

7. Возможность работы с электронной почтой и смс;

8. Требование безопасности;

9. Наличие средств групповой работы с документами в режиме реального времени;

10. Работа с платежными документами;

11. Календарное планирование;

12. Простота настройки системы на все виды документов и бизнес-процессов.

Существующие СЭД делятся:

1. Системы автоматизации классического делопроизводства (ДПС, Дело, ДокМенеджер, LanDocs и др.);

2. Системы, ориентированные на поддержание согласованности бизнес-процессов (Ефрат-Док, DocsVision);

3. Системы, ориентированные на поддержку управления организации и направления знаний (Documentum, БОСС-референдум).

Базовым объектом может быть документ или задание, которое нужно выполнить.

Автоматизация в торговле

Эффект достигается за счет:

1. Уменьшения издержек;

2. Увеличения пропускной способности;

3. Повышения уровня сервиса;

4. Повышения эк. эффективности и управляемости торгового предприятия;

5. Акцент на конечный результат и избавление от необходимости постоянного контроля за работой исполнителей;

6. Высвобождение времени для творческой работы по развитию бизнеса.

Проблема современного состояния торговли заключается в том, что каждый шаг бизнес-процесса описывается разными программными продуктами. Приобретение программ у разных производителей не позволяет решить проблемы комплексной автоматизации.

Современный уровень требует комплексного решения, которое включает:

1. единый формат БД;

2. полные функциональные возможности;

3. гибкость в реальном масштабе времени;

4. быстродействие;

5. возможность модернизации системы.

Состояние рынка ИС в торговле в настоящий момент:

1. 1С: Предприятие – 1С: Бухгалтерия, торговля и склад, налогоплательщик, платежные документы, аспект, оптовая и мелкооптовая торговля, малые предприятия

Функциональные возможности: складской учет, ценообразование, быстрое оформление документов, автоматическое распределение сумм платежей по отгруженным и полученным товарам, интеграция с бух. учетом, торговый учет для малых предприятия (упрощенка).

2. Intellect Service – продукт БЭСТ (БЭСТ-план, БЭСТ 4, анализ, мат. обеспечение, ценник, магазин, маркетинг.)

3. ООО «Квинта» (АСУ Motive Force) – предназначена для автоматизации торговых процессов на предприятиях оптовой и розничной торговли

4. SMarket 4.0 Pos – позволяет организовать сеть АРМ, учет продаж и фискальную систему

5. «Эйс» – системы Панацея, Гепард, Кондор

6. «Фолио» (ФармСклад, АлкоСклад)

7. Компания «Омега» – производит управленческие распределенные системы

8. JMS Office Tools – JMS склад, торговля, деньги и т.д.

Данные системы не являются управленческими.

Основные методологии создание экономических информационных управляющих систем.

Своевременный подход описание методологии, на котором базируется современные экономические, информационные системы, базируется в результате деятельности Американской Ассоциации по управлению запасами и производством (APICS – http:/www.apics.org)

Современные методологии:

1. Первая методология, которая возникла - объемно-календарное планирование. MPS – суть состоит в определение количественных показателей, каждого выпускаемого изделия и привязка к временным отрезкам в пределах всего срока. Эта методология направлена на обеспечение своевременного исполнения заказов и предотвращение перегрузки производственного оборудования. (в соответствие с планом формируется план пополнения материальных запасов: купленных или собственного произ-ва, а затем ведется оценка финансовых результатов).

«-» не решается проблема прогнозирования необходимого объема и сроков поставки; не создается страховой запас производимой продукции.

2. статистическое управление запасами - SIC. Первая проблема - создания запасов, решается с помощью статистика. Эта методология позволяет наблюдать динамику запасов. Главные элементы – точка заказа (момент, когда нужно сделать заказ поставщику). Вторая проблема – размер партии, поставки и изготовление.

Все эти проблемы решаемы, но без ее решения ИС управлять процессами не даст.

3. планирование потребности в материалах – MRP. С появлением этой методологии можно говорить о появление современных экономических ИС. В основе этой методологии лежит объект материального учета (полуфабрикаты, сборочные единицы и т.п.). MRP программа постоянна обследует состояние каждого материала по описанию, которое хранится в системе (статус материала- наличие материала на складе, цена материала, данные о поставщиках и сведения о регулярности поставок). Второе базовая понятие – спецификация (ВОМ) MRP программа получает данные о наличие материалов на складе, о их свойствах, знает что конкретно требуется для выпуска конечного продукта, кроме того она имеет возможность соотнести производственный цикл с временной шкалой и все это в совокупности позволяет оптимально спланировать процесс производства.

4. планирование потребности в материалах (в замкнутом цикле) – Closed Loop MRP. Усовершенствованный стандарт MRP, она позволяет динамически корректировать планы закупок при возникновение каких-то внештатных ситуаций. Этот метод возник из-за появления и развития методов имитационного моделирования. ПП должен предусматривать возможность имитации и моделирования.

5. СRP системы повторили то, что делается с материалами. При использование системы МRP не учитывались производственные мощности, трудовые и финансовые ресурсы и была сделана попытка перенести накопленный опыт работы с материальными ресурсами на другие виды ресурсов. В результате мы имеем концепцию СRP в которой методы МRP перенесены на управление производственными мощностями.

Основные этапы реализации методологии СRP:

1. разрабатывается план распределения производственных мощностей для выполнения каждого конкретного производственного цикла, в течение планированного периода.

2. устанавливается технологический план последовательности выполнения производственных процедур и определяется загрузка каждой единицы планирования на срок планирования, т.е. расписание работы оборудования.

3. после цикла работы СRP методологии эта программа (производственная) считается реально осуществимой и она становится для МRP системы базовой. Если же цикл размещения заказов по производственным мощностям не дал результатов, то программа считается неосуществимой и в нее вносятся изменения, т.е. эта программа подвергается повторному тестированию с помощью СRP методологии.