Преимущества компьютерной формы бу:
одноразовый ввод и многоразовое использование информации в системе – информация вводится в систему однократно и многократно используется для обобщения и группировки.
унификация процедуры хранения и обобщения учетной инф-ции – как правило, вся необходимая учетная информация содержится в регистре счета и используется по мере необходимости для формирования др-х учетных регистров.
неограниченная аналитичность учета – уровень аналитики в компьютерной форме учета, гибкость получения аналитической инф в большинстве автоматизированных систем БУ неограниченны.
интеллектуализация системы учета – в автоматизированную ИС вводятся специфические бухгалтерские знания, что позволяет выполнять бухгалтерские опреции неквалифицированным сотрудникам.
автоматизация выполнения завершающего этапа бухгалтерского инф-го процесса.
повышение достоверности учетных данных – за счет использования встроенных в автоматизированную ИС алг. расчета показателей.
возможность ведения параллельного учета в некоторых стандартах и возможность ведения многовалютного учета.
реализация всех этих принципов позволяет повысить качество обслуживания аппарата управления инф-ции о стоянии предприятия.
Подходы к автоматизации бу:
на предприятии может реализовываться принцип кусочной (лоскутной, островной) автоматизации. В этом случае для автоматизации БУ используются ИТ, автоматизирующие отдельные разделы (или ф-ции) БУ или к-л частичные автоматизирующие комплексы задач. «+, -» преимущества такой формы: незначительные первоначальные затраты, НО большие проблемы с взаимоувязкой данных.
автоматизация по направлениям. В этом случае для создания АИС-БУ применяются локальные ИТ, обеспечивающие решение всех задач БУ (выделяется круг задач с более тесными связями, напр, управление кадрами и т.д). «+, -» Как правило эффект от применения такого подхода значительно возрастает, если бухгалтерская система применяется в совокупности с системой автоматизирующей ф-ции оперативного управления. Внедрение такой системы требует строгой регламентации работ всех подразделений бухгалтерии.
(+) комплексный подход к автоматизации БУ – при этом подходе АИС-БУ рассматривается как составная часть многопользовательской, интегрированной системы автоматического управления предприятием, ф-рующая на основе единой инф-ной базы. Комплексная система охватывает все ф-ции управления предприятием, поэтому она требует единых регламентов обмена данными.
Классификация АИС-БУ (по степени охвата участников БУ):
системы, обеспечивающие автоматизацию отдельных участников учета – ПП, выполняющие операции в рамках одной ф-ции БУ. Связь м/у отдельными автоматизированными участниками может осуществляться за счет импорта и экспорта данных, чаще всего на машинных носителях и в заранее оговоренных форматах. Разработка таких систем зачастую выполняется индивидуально (оригинально) и как правило самим пользователем. Гот продукт представляет собой локальную специальную инф-ную технологию, не пригодную для коммерческого распространения (это не система, т.к. не может делиться на подсистемы). Обеспечивает кусочный (локальный) подход к автоматизации. Пр: ФОЛИО, Компьютер-сервис и т.д.
системы частичной автоматизации БУ – локальные ПП, обеспечивающие формирование практически всего перечня первичных документов, ввод бух-ких проводок, получение сводных бух. итогов, ведение несложного аналитического учета, формирование отчетности. Не явл-тся полноф-ной системой. Обеспечивает кусочный (локальный) подход к автоматизации.
комплексные системы к автоматизации БУ – обеспечивают взаимоувязанное решение задач по всем участкам БУ. Эти системы должны применяться там, где предприятие реализует автоматизацию по направления. Эти ИС-БУ создаются на основе коммерческого ПрОбеспеч, разработанного фирмами, специализирующимися на создании комплексных ПП. При этом используется ИС, обеспечивающие комплексное решение всех задач БУ по определенной методологии. Предприятие, использующее конкретный ПП должна будет принять предлагаемую методологию. Типовые конфигурации программных комплексов ориентированы на некоторую модель БУ, которая может не полностью совпадать с моделью, используемой на предприятии. В этом случае либо система д.б. реконфигурируема, либо методология учета предприятия д.б. изменена: приведена в соответствии с методологией, реализованной программным комплексом; в иных случаях часть ф-ций БУ остается неавтоматизируемой. ЕЩЕ одним способом решения этой проблемы является использование нового метода разработчика.
ИС – организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и инф-х технологий, в том числе с использованием средств ВычТех и связи, реализующей инф-ные процессы. Эф-ть ИСБУ знач-но повышается, если при ее созд-ии исп-ся системы автоматизации интегрирующих ф-ций БУ с ф-циями опер-ого учета или др.словами, когда автоматизируется бухгалтерский и управленческий учет. При этом появл-ся возм-ть автоматизации решения зад-ч управ-ия закупками, складского учета, управления продажами и др. При этом наиб-ий эффект, простота внедрения, эксплуатация обеспечивается в случае, если для этих 2-ух систем исп-ся единый программный комплекс. Или в худшем случае, систетема реал-ся 2-мя программными комплексами одной фирмы разработчика.
II.Концепция комплексной авт-ции. В наст-ее время реал-ся с исп-ем корпоративных ИС, в составе к-рых BC<E присутствует как подсистема, реализуемая как правило совокупностью модулей в соот-ии с осн. Функциями БУ. В основе идеологии лежит комплексный родход упр-ия представлением на базе единого инф-ого пространства. Исп-ие единого инф-ого пространства позволяет реал-ть автом-цию ИСБУ как составляющую единой системы упр-ия пре-ием, в связи с чем отпадает надобность решения проблемы и ее взаим-ия с др.частями ИС. Инф-ция подсистемы БУ доступна любым др.подсистемам и при решении задач БУ исп-ся инф-ция др.подсистем. Рассм. Нами критерий класс-ций BC<E позволяет пред-ию опред-ся с концепцией автоматизации вообще и в частности политикой автоматизацииБУ. Известно, что вся бухг.инф-ция может быть представлена в виде единого массива стандартных бухг.записей. Такие записи унифицируются на моделях учета данных и не отражают специфику инф-ции по отдельным участкам БУ. В больш-ве программ.продуктов реализован подход пред-ия данных на основе униф-ой модели учета данных.Эти системы хар-ся тем, что осн-ые ф-ции об-ки учетной инф-ции сосредотачиваются в едином программном модуле. Если данные какого-либо участка БУ имеют специф.структуру и не могут быть представлены системой проводок, то в этом случае используются спец.модули для реализации пред-ия и об-ки инф-ции Набор баз ф-ций БУ может расширяться и изменяться. Возможности реконструктуризации ИС могут быть реализованы по-разному и это опред-ет еще один аспект классификации, неогран.возможности изменения функциональноси обеспечивают системы, к-рые наз-ся полностью реконфигурируемыми. Польз-лю предоставляется практически неограниченные возможности всех встроенных в систему объектов: документов, справочников, форм ввода данных, правил об-ки данных, расчет алгоритмов.Теми же св-вами обладает инфо-бухгалтер. Системы с ограниченной функциональностью позволяют без разработчика вносить изменения в состав ф-ций. Как правило, эти изменения касаются пар-ров, опред-щих учетную политику пред-ия( правила состояния учетности, корректировка старых и создание новых форм док-тов).Программные сред-ва, в к-рые изменения могут быть внесены наз-ся Системами замкнутой функциональности. Класс систем, расширение базовых ф-ций возможно самим разработчиком или совсем не предусматривается. В бухг.системах методология ведения учета, к-рая самим пользователем выполнена быть не может, алгоритмы об-ки инф-ции, номенклатуры и состав пок-лей и формы представления выходной инф-ции. Изменение поведения таких систем можно выпол-ть если только в очень ограниченных пределах. Существенным недостатком программных продуктов такого рода явл-ся то, что при изменении закон-ва, правил формирования отчетности, правил отражения ф-ров хоз-ой деят-ти(на счетах БУ). Такую систему очень трудно настроить под отраслевую специфику. Системы с ограниченной функциональностью-построены т.о., что включенный в них набор базовых ф-ций может быть расширен в нек-рых пределах. Контировка отчетов, интересный механизм хоз-ых операций, позволяющий автоматизировать процесс записей в соот-ии с потребностями пред-ия.Инф-ую базу и реквизит изменить невозможно. Полностью реконфигурируемыме системы- практически неограграниченные возможности изменения функциональности. Сущ-ет связь м/дспособом представления инф-ции и возможностью расширения базовых ф-ций. В случае исп-ия унифицированной модели использования данных для решения задач разл.участков учета должны быть определены нек-рые правила интерпретации и об-ки данных, отражающих спецификацию задач. При этом польз-ли, исходя из ведения учета, эти правила могут сформировать по- разному. Поэтому, такие системы имеют спец.инструменты для описания правил интерпретации, к-рые представлены моделью. Для БС имеется связь м/д информационной моделью учета и способом организации прогр.ИС. Унифицированное представление учета данных предполагает значительную роль оснюпринципов и их об-ки. Но при этом эти принципы отличаются какими-то деталями, учетом инф-ции. Отражается как дополнение модели ИС и, наоборот, спец.предложение по участкам инф-ции предполагает специфическую организацию обрабатывающих эту организацию систем.
III/ По технологической платформе. Явл-ся очень существенной при выборе системы. ЖЦ АСБУ включает 3 стадии:1. Приобретение и создание; 2. Ввод систему в эксплуатацию, развитие системы. Создание АСБУ требует: настройку техн.сред-в, системного и специализированного программного обеспечения. На этапе внедрения должны быть выработаны регламенты работы сотрудников бухг.служб.1). Если автом-ть отдельные задачи БУ, то абсолютно минимальные требования к оборудованию, программам, но при внедрении отд.компонент, необходимо следовать системному подходу? Иначе при эксплуатации может возникнуть ряд проблем по взаимопривязке- рассогласование при ведении справочника, нет единой ИС. В рез-те при объединении один и тот же объект будет рассматриваться по-разному. 2). Необходима выработка регламентов кол-ой работы бухгалтерии. Определяют порядок работы с общими данными, правила и сроки вып-ия с этими данными. 3). БУ, как составная часть интегрированной системы пред-ия. Требует еще больше регламентов, но прописываются проще.