27. Представление информации в системе контроллинга

В настоящее время недостатка в информации не испытывает никто, скорее, наоборот, можно говорить о ее переизбытке. Японские исследователи доказали, что каждый человек ежедневно подвергается воздействию потока информации, эквивалентного миллионам слов, что примерно соответствует книге объемом в несколько тысяч страниц, а соотношение между информацией, передаваемой различными средствами массовой информации и действительно усвоенной людьми, даже в лучшем случае составляет 100:1. Поэтому информация, которая ежедневно ложится на стол высших руководителей предприятия, должна быть краткой, конкретной и предлагать возможные варианты реагирования на нее.

"Кто владеет информацией - владеет всем" - так можно отразить значимость и важность информации в бизнесе. Долгие годы в нашей стране осведомленность руководителя не играла решающей роли: важнее были его связи. Теперь положение изменилось, и успех в бизнесе стал в большой степени определяться надежностью и качеством информационной поддержки предприятия и его руководства.

Современное хозяйство страны переживает серьезные структурные изменения, определяя новые пропорции в динамике государственного и частного секторов экономики. В сложившихся условиях организациям для выживания и успешного функционирования необходима такая система руководства, в основе которой лежат современные методы использования информационных технологий.

Факторы неопределенности и риска требуют необходимого для их оценки и принятия адекватных решений информационного сопровождения на основе современных технологий. Особенно важна роль деловой информации, поступающей из внешних источников, в условиях российского рынка, который характеризуется такими особенностями, как коррумпированность чиновничества, криминализация бизнеса, отсутствие правовых гарантий и наличие иных факторов, присущих переходной экономике.

Без информации о политическом положении (в том числе закрытой) нельзя принимать решения о размещении филиалов в регионе; без информации о клиенте трудно определить, стоит ли выдавать ему кредит и под какие проценты его можно выдать; без информации об услугах других предприятий невозможно устанавливать свои расценки на услуги. Адекватная и своевременная информация позволяет вовремя обнаружить открывающиеся перспективные рынки, на которые надо внедриться, или направления, в которых предприятию сле-дует развивать свою деятельность. Возросшая потребность в новых формах и методах хозяйствования, рационально сочетающих традиционные способы и схемы управления с современными подходами к менеджменту на базе проведения комплексной перестройки структуры предприятия, вынуждает российские государственные учреждения и коммерческие организации применять методы и процедуры эффективного управления.

Современные предприятия требуют все большей оперативности. В период быстрых изменений на рынке, более короткого цикла обращения продукции и услуг, изменчивости потребительского спроса важны полнота и актуальность информационной базы для принятия стратегических решений, а также контроля за их выполнением. В этой связи использование современных методов сбора, обработки, хранения, анализа и представления информации для управленческих решений является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Информационная поддержка контроллинга

Одним из основных отличий аналитической системы от системы оперативной обработки данных является не столько большой объем обрабатываемых данных, сколько необходимость поддерживать обработку произвольных, заранее нерегламентированных запросов из различных источников информации.

Предварительная классификация источников информации. Информационное, программное и техническое обеспечение призвано систематизировать как внутренние, так и внешние источники информации.

В качестве внутренних источников информации могут выступать:

транзакционные системы, предназначенные для операционной работы, в том числе с клиентами, включая клиентов филиалов и представительств;

система внутрифирменного электронного документооборота;

документы из электронных хранилищ;

документы на бумажных носителях.

К внешним источникам информации относятся:

информационные агентства, поставляющие данные как в электронном виде, так и на бумажных носителях;

законодательные и регулирующие органы;

клиенты и партнеры предприятия, представляющие данные в электронном виде или на бумажных носителях.

При формировании информационных хранилищ предварительно проводится обследование потенциально интересных внутренних и внешних источников информации, оцениваются потенциальный объем и содержание переносимых в информационное хранилище сведений, требования к структуризации информации и возможности ее поддержания.

Доставка информации. Она может осуществляться из внешних и внутренних источников по выделенным каналам, по глобальным электронным сетям коммерческого или общего назначения, по корпоративным и локальным компьютерным сетям. Для работы с бумажными документами отрабатываются технологии формирования электронных копий в рамках электронного архива. Предусматриваются методы анализа неструктурированной и слабоструктурированной информации, включая ее поиск и доставку по запросу пользователя.

При распределенной архитектуре предприятия и его информационных ресурсов должна быть обеспечена возможность получения информации из различных территориально разнесенных источников.