1.3.4.Системы контроля уровня и состояния запасов

Совокупность действий по анализу фактического уровня запасов и оперативных мер, направленных на ликвидацию отклонений от норм запасов принято называть контролем состояния запасов. Контроль состояния – это значительно более широкое понятие, чем учет. Учет состояния запасов ограничивается регистрацией параметров запасов, тогда как контроль подразумевает принятие по результатам обработки и анализа такой регистрации, ряда адекватных и оперативных мер.

Для проведения избранной политики управления запасами необходимо выработать четкий порядок контроля, а именно периодичность переучета и сопоставления текущего уровня с намеченными нормативами.

При организации контроля уровня наличия материальных запасов следует различать: техническую сторону, связанную с техникой регистрации и обработкой информации, отражающей состояние запасов и структурно-методическую, связанную со способами анализа и использования собранной информации для компенсации отклонений уровней запасов от нормы.

Данные о складских запасах учитываются системой планирования при создании плановых заказов, которые формируются при обнаружении дефицита соответствующих номенклатурных позиций. Если данные о складских запасах неточны, предприятие может столкнуться, либо с необоснованными заказами, либо с неожиданным не прогнозировавшимся ранее дефицитом номенклатурных позиций. Точность данных о запасах может оцениваться как в натуральном, так и в стоимостном выражении.

Процесс контроля наличия материальных ресурсов может быть: непрерывным, периодическим или смешанным.

Непрерывный контроль. Процесс непрерывного контроля означает ежедневное определение потребности в пополнении запасов. Применение системы контроля такого типа предполагает точный учет движения всех выделенных единиц хранения.

Процесс непрерывного контроля опирается на два определяющих параметра – точку заказа и размер заказа, определяемую по формуле:

Где TZQ – точка заказа в единицах продукции;

D – Среднедневной спрос в единицах продукции;

– Средняя продолжительность функционального цикла в днях;

SZ – Величина страхового запаса в единицах продукции.

Размер заказа определяют с помощью одной из разновидностей модели экономичного размера заказа (EOQ) или другими методами. В ходе непрерывного контроля наличия, совокупный запас каждого продукта (то есть сумма наличного запаса и запаса в заказе) сопоставляется с точкой заказа.

Наличный запас – это количество продукта, физически присутствующее на конкретном складе.

Запас в заказе – это количество продукта, уже заказанное у поставщиков.

Если сумма наличного запаса и запаса в заказе меньше установленной точки заказа, значит, результатом контроля станет размещение нового заказа на пополнение запасов. Математически это можно выразить так:

Если Z_n + Z_Z > TZQ, то требуется заказ QZ,

Где Z_n – наличный запас;

Z_з – запас, заказанный у поставщика (запас в заказе);

TZQ – точка заказа в единицах продукции;

QZ – размер заказа.

Величину среднего запаса в системе непрерывного контроля можно рассчитать по формуле:

= QZ/2 + SZ,

Где – средний запас в единицах продукции;

QZ –размер заказа в единицах продукции;

SZ – страховой запас в единицах продукции.

Периодический контроль - означает регулярный (раз в неделю или в месяц) пересмотр состояния запасов. В системе периодического контроля точку заказа следует корректировать с учетом промежутков времени между процедурами контроля. При этом используют такую формулу:

TZQ = D ( +t/2) + SZ,

Где TZQ –точка заказа в единицах продукции;

D –среднедневной спрос в единицах продукции;

­­- средняя продолжительность функционального цикла, в днях;

t –периодичность контроля в днях (промежуток между процедурами контроля);

SZ – страховой запас в единицах продукции.

Поскольку контроль осуществляется со значительными интервалами, к моменту проведения очередной контрольной процедуры запас любого продукта может оказаться меньше точки заказа. В силу этого следует исходить из допущения, что уровень запасов окажется ниже точки заказа приблизительно посредине интервала между двумя процедурами контроля.

Формула для расчета среднего запаса в системе периодического контроля выглядит следующим образом:

Где – средний запас в единицах продукции;

QZ –размер заказа;

t – периодичность контроля в днях;

D –среднедневной спрос в единицах продукции;

SZ – страховой запас в единицах продукции.

Из-за периодичности проведения контроля в такой системе обычно требуется более крупный средний запас, чем в системе непрерывного контроля.

Смешанные системы контроля. Для приспособления к особым ситуациям разработаны смешанные системы контроля, совмещающие особенности непрерывного и периодического подходов. Наибольшее распространение получили система с нормативным уровнем пополнения запасов (нормативная система) и вариантная (двухуровневая) система пополнения запасов.

Нормативная система контроля – это система с фиксированным интервалом между смежными заказами и довольно короткой периодичностью контроля. В целом она схожа с системой непрерывного контроля, но с одним отличием: в нормативной системе точка заказа для пополнения запасов устанавливается на более высоком уровне. Периодичность контроля прибавляется к сроку исполнения заказа, и нормативный уровень пополнения запасов (TGT) определяется следующим образом:

NZ = D ( +t) +SZ,

Где NZ –нормативный уровень пополнения запасов;

SZ –страховой запас в единицах продукции;

D –среднедневной спрос в единицах продукции;

– средняя продолжительность функционального цикла;

t – периодичность контроля, в днях.

Таким образом, общее правило определения размера заказа приобретает следующий вид:

QZ = NZ – Z_n – Z,

Где QZ –размер заказа;

NZ– нормативный уровень пополнения запасов;

Z_n – наличный запас на момент контроля;

Z_з – запас в заказе.

В нормативной системе размер заказа служит не для определения объема поставки, а для поддержания уровня запасов ниже максимального, который и является нормативным уровнем пополнения запасов. Максимальный уровень, может быть, достигнут только в том случае, если в период между размещением заказа на пополнение запасов и последующей процедурой контроля не произведено ни одной единицы продукта.

В этих условиях средний запас определяется по формуле:

Разновидностью является вариантная система пополнения запасов, известная также как система(z,Z), или минимаксная система контроля. Ее отличие от нормативной системы состоит в том, что здесь вместо переменного размера заказа используют определенный (заданный) размер заказа/поставки. При этом вариантная система ограничивает нижний предел переменного размера заказа. В результате, уровень запасов поддерживается в интервале между верхним и нижним пределами. Верхний предел, устанавливает максимальный уровень запасов. А нижний предел гарантирует, что размер заказа будет больше чем разность между верхним (Z) и нижним (z) уровнем запаса. В данном случае правило пополнения запасов выражается следующим образом:

Если Z_n+ Z_з < s, то QZ = Z_min – Zn –Z_max,

Где Z_n - запас наличный на момент контроля;

Z_з -запас в заказе;

Z_min- минимально допустимый уровень запасов;

QZ -размер заказа,;

Z_max - максимально допустимый уровень запасов.

Минимальный уровень(s) рассчитывают так же, как точку заказа (ROP). В отсутствие неопределенности это значит:

Где Z_min– минимально допустимый уровень запасов;

D – среднедневная потребность материальных ресурсов;

– средняя продолжительность функционального цикла в днях.

В условиях неопределенности спроса и функционального цикла минимальный уровень запасов(s) следует скорректировать, прибавив к нему страховой запас.

В «минимаксной системе» в качестве базовых единиц измерения можно использовать запас продукции в натуральном выражении (штуки, единицы и пр.), срок снабжения (в днях) либо комбинацию этих единиц измерения.

Полная инвентаризация для проверки всего круга номенклатурных позиций, как правило, занимает несколько дней, требует участия работников разных служб и приостановки складских операций. Это может вызвать срыв производственного процесса и требует значительных трудовых затрат. Естественно, такая инвентаризация может осуществляться не чаще чем раз в год.

Текущая инвентаризация не требует приостановки складских операций и дополняет, а иногда и может заменить полную инвентаризацию. Тем более что частый контроль позволяет выявить причины неточности данных о запасах. Эти различия вызывают применение той или иной стратегии функционирования, которую следует применять при управлении системой

Широко используемые в мире логистические системы управления запасами, также выделяют четыре метода пополнения запасов.

• Метод календарной точки заказа Сущность метода заключается в заказе номенклатурной позиции к той дате и в том количестве, как они необходимы. Цель метода минимизация запасов. Метод используется для позиций класса А.

• Метод статистической точки заказа направлен на поддержание определенного уровня запасов. Метод обычно используется для позиций класса С и реже класса В в тех случаях когда характер спроса относительно стабилен по этим позициям. Заказ размещается тогда, когда его текущая величина достигает определенного уровня

• Метод периодического осмотра, обычно, применяется для управления запасами номенклатурных позиций класса С, размещение заказа на пополнение запаса производится по наступление определенного момента времени. Выбирается интервал между проверками величины складского остатка, и в конце каждого такого интервала производится контроль уровня запасов. На основании данных об этом уровне и величины максимального размера заказа выполняется расчет размера заказа, который следует разместить. Применение данного метода целесообразно при относительно стабильном характере спроса на номенклатурные позиции.

• Метод визуального осмотра применим к позициям класса – С . м Метод используется при управлении запасами недорогих, недефицитных, вспомогательных номенклатурных позиций, для которых некритичен объем запасов, превышающий минимально - необходимую величину. А при отсутствии этих позиций в требуемый момент времени потери невелики или их нет совсем.

Каждая из охарактеризованных выше систем организации поставок является в определенном смысле идеализированной. Это приводит к тому, что при решении об использовании той или иной из названных систем считаются заданными и неизмененными такие параметры, как размер заказа или интервал времени между заказами, или момент поставки, или задержка поставки, или интенсивность потребления. Между тем эти параметры подвержены влиянию возмущающих факторов, которые приводят к реальным отклонениям указанных показателей как в сторону их увеличения, так и в сторону их уменьшения. Практически всегда может происходить увеличение или уменьшение интенсивности потребления запасов производством, задержка или преждевременная доставка партии поставок, неполная поставка или поставка партии завышенного объема. Возможны и ошибки определения и учета также ведущие к ошибочному заказу. В таблице 1.2.представлены регулирующие параметры для разных систем контроля уровня запасов.

Регулирующие параметры для разных систем контроля уровня запасов.

Таблица 1.2.

Тип системы контроля	Регулирующие параметры	Оценка параметра
1. Система с фиксированным размером заказа	1.Размер заказа 2.Точка заказа	Величина партии поставки (величина постоянная). Фиксированный уровень запаса, при снижении до которого организуется заказ очередной партии
2. Система с фиксированной периодичностью заказа	1. Продолжительность периода повторения заказов 2.Максимальный запас	Оба параметра постоянные, изменяется лишь размер партии поставки.
3. Система с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня	1. Периодичность заказа 2. Максимальный запас 3. Точка заказа	Величина всех трех параметров постоянная. Заказ, величина которого постоянно рассчитывается, осуществляется не только в установленные моменты времени, но и при достижении точки заказа
4. Система «Минимум - максимум »	1. Максимальный запас 2. Точка заказа 3. Периодичность заказа	Величина первых двух параметров постоянная, периодичность заказа — величина переменная, в определенных пределах изменяется и размер закупаемой партии

Логистическое управление в сочетании с компьютеризированной информационной системой позволяет осуществлять гибкое и оперативное управление запасами как динамическими единицами. Это, в свою очередь, позволяет оперативно и адекватно реагировать на возникающие изменения в производственном процессе, уменьшать объем материальных запасов, а в некоторых случаях, вообще, исключать их.