Общая функция управления - планирование

1. Сущность функции планирования

2. Принципы планирования

3. Виды планирования в организации

4. Система планов.

1. Сущность функции планирования

Известно, что самоорганизация не является первичным свой­ством производства, как дезорганизация (хаос), и требует целе­направленных плановых воздействий — управления, в процессе которого равновероятные события становятся неравновероятны­ми. Поэтому управление в общем можно рассматривать как пла­номерный процесс создания из беспорядка порядка и повыше­ние степени порядка, в результате которого неопределенность системы (предприятия), ее энтропия уменьшаются. Когда веро­ятность желаемого состояния системы равняется 1 (т. е. определен­ность равна единице), то энтропия такой системы равна нулю, и, следовательно, цель экономической деятельности достигнута.

При этом управление предприятием можно рассматривать как систему организационно-управленческих функций, среди которых плани­рование занимает центральное место (схема 12).

Схема 4.2.1

ПЛАНИРОВАНИЕ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Каждая функция управления непосредственно тесно связана с плановым процессом, да и само управление по своей сути планируется и организовывается. Не случайно поэтому большин­ство специалистов считают, что управление — это процесс пла­нирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации , которые определяются именно в рамках функции «прогнозиро­вание — планирование».

Планирование — это важный инструмент производственной деятельности, составляющая успеха любой предпринимательской структуры. Все, с кем связана компания, — государство, клиенты, поставщики, конкуренты, банки — имеют планы развития, которые необходимо учитывать, значит, надо синхронизировать свои процессы развития с процессами, разворачивающимися во внешней среде.

Планирование предусматривает обоснование целей и задач управления, разработку плана и программы будущих действий по его реализации, а также:

• прогнозирование — научное предвидение событий, предпо­ложение, вероятная гипотеза, оценка перспектив;

• разработку графика — временной последовательности ра­бот по достижению целей и реализации программ;

• составление бюджета — обоснование объема затрат и рас­пределение ресурсов по цехам, участкам и видам работ;

• определение политики предприятия — выработка общих правил действий, внутренних положений и руководящих документов, принципиальных подходов и решений, т. е. эко­номической стратегии предприятия;

• установление деловых процедур, обеспечивающих наибо­лее эффективные методы и приемы выполнения всего ком­плекса работ.

Планирование в определенном смысле можно рассматривать как способ преодоления неполноты любого языка управления, обнаруженной еще в древней Греции (350 г. до н. э.) Эвбулидом и сформулированной в виде «парадокса лжеца», а в 1931 г. К. Геделем — в форме «теоремы неполноты». Эластичный, гибкий план как своеобразное внешнее дополнение позволяет предпри­нимателям с учетом меняющихся условий достигнуть желаемой цели в будущем.

Успех предпринимательской деятельности во многом зависит от качества внутрифирменного планирования, включающего определение перспективных целей, способов их достижения и ресурсного обеспечения. Каждый предприниматель должен ре­шить три задачи: что, как и для кого производить. Не импрови­зация, не спонтанные ситуативные действия, а систематическая подготовка принятия решений о целях, средствах и действиях путем сравнительной оценки альтернатив в ожидаемых условиях составляет сущность планирования бизнеса (схема 12).

Предпринимательская деятельность — это «самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом,

продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лица­ми, зарегистрированными в этом качестве в установленном за­коном порядке».

Для применяемых в книге терминов нами приняты следую­щие определения.

План в самом общем смысле слова — это образ чего-либо, модель будущего, система мер, направленная на достижение по­ставленных целей.

План предприятия (фирмы, компании) — заранее разработан­ная система мероприятий, предусматривающая цели, содержание, сбалансированное взаимодействие ресурсов, объем, методы, последовательность и сроки выполнения работ по производству и реализации определенной продукции или оказанию услуг.

Планирование — это процесс разработки и последующего кон­троля за ходом реализации плана и его корректировки в соот­ветствии с изменяющимися условиями. В общем случае это про­цесс обработки информации по обоснованию предстоящих действий, определение наилучших способов достижения целей.

Бизнес-план — это документ, представляющий собой резуль­тат комплексного исследования основных сторон деятельности предприятия; описание функционирования создаваемой или ре­конструируемой фирмы; рабочий инструмент предпринимателя для организации своей работы. Бизнес-план, в отличие от плана предприятия, обычно отражает развитие одного конкретного направления его работы на определенном рынке. Предприятие может одновременно иметь несколько бизнес-планов. Степень детализации обоснований в бизнес-плане может быть различной. В малом бизнесе бизнес-план и план предприятия могут совпа­дать и по объему, и по содержанию.

Технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта — важней­ший этап предынвестиционной стадии предпринимательского проекта. Его цель — принятие окончательного решения о нали­чии необходимых условий для практического осуществления проекта, и выбор из множества альтернатив наиболее рацио­нального варианта.

В узком смысле ТЭО проекта — это обоснование затрат ресур­сов и экономических результатов в натуральном и стоимостном * выражениях по возможности реализации целевой проблемы, ком­плекса работ, производственных, технических, технологических, инвестиционных проектов для принятии управленческих решений. В зависимости от условий, целей и масштабов ТЭО может быть самостоятельным документом и предшествовать разработке деталь­ного бизнес-плана или входить в него в качестве необходимой составной части, как это имеет место в приведенных Приложени­ях.

Проект — это замысел (задача, проблема) и необходимые средства его реализации с целью достижения желаемого эконо­мического, технического, технологического или организацион­ного организацион­ного результата. Проект понимается также как совокупность орга­низационно-правовых и расчетно-финансовых документов, необходимых для осуществления определенных действий.

Инвестиционный проект — это:

• комплекс мероприятий по созданию нового или модернизации действующего производства товаров или оказанию услуг с целью получения дохода и достижения социаль­ного эффекта;

• обоснование экономической целесообразности объема и сроков осуществления капитальных или портфельных вло­жений;

• проектно-сметная документация, необходимая для осуще­ствления соответствующих действий по инвестированию средств;

• описание практических действий по осуществлению инве­стиций;

• вид деятельности, при котором все ресурсы организуются особым образом для достижения поставленных целей в ограниченные сроки (схема 13).

Проект строительный, технический — модель (образ) планиру­емого к созданию объекта в форме комплекта чертежей, расче­тов, схем, обоснований, архитектурно-планировочной и смет­ной документации.

Ниша рынка — это незанятая или неполностью занятая конкурентами часть («место») рынка. Иначе говоря, это ограни­ченная сфера предпринимательской деятельности, ориентиро­ванная на определенного потребителя, позволяющая предприя­тию наиболее эффективным способом реализовывать свои возможности. В отличие от сегмента рынка емкость ниши обыч­но меньше и в ней в чистом виде нет конкурентов.

Предпринимательский проект — это проект организации и производства продукции, проведения работ и оказания услуг в любой сфере деятельности, направленный на удовлетворение потребностей людей и получение прибыли.

Предпринимательская деятельность в любой сфере народно­го хозяйства связана с возможными рисками достижения цели. В условиях рыночной экономики конечный успех предпринима­тельского проекта зависит от множества факторов: одни обуслов­ливают перспективность предпринимаемого мероприятия, дру­гие указывают на его невозможность или большую степень риска его осуществления. Переменчивость многих важных слагаемых предпринимательского проекта многократно усиливает непредс­казуемость исхода дела. Тщательный учет возможного направле­ния их влияния на предпринимательский проект — важнейшее условие успешной деятельности предпринимателя. Опыт десят­ков поколений предпринимателей, успех и неудача бизнеса, крах надежд одних и блестящие карьеры других, обобщенные миро­вой практикой и экономической наукой, привели к выработке целого арсенала мероприятий. В результате риск выполнения пред­принимательского проекта можно выявить заранее и значитель­но снизить, а предсказуемость успешности бизнеса определить в достаточной степени точно.

Таким образом, главное в предпринимательском проекте — анализ возможностей его реализации, выгодности для предпри­нимателя, оценки его рыночной, финансовой эффективности.

Каждый разработчик плана выбирает соответствующую или разрабатывает свою методику, при использовании которой, по его мнению, возможно получение наиболее адекватных решений предпринимательского проекта. Поэтому универсальной ме­тодики, которая подходила бы для всех случаев, нет.

Вся информация о предпринимательском проекте, его перспективности, возможности осуществления и рентабельности систематизируется в форме предпринимательского плана, ос­новного документа, характеризующего все исходные, аналити­ческие и результативные данные о данном проекте.

Необходимость разработки плана возникает как у действу­ющих и занявших прочные позиции на рынке фирм, так и у начинающего бизнесмена, изобретателя, автора какой-либо идеи.

Многие, особенно начинающие российские предпринимате­ли, склонны недооценивать роль внутрифирменного планиро­вания вообще и подготовки технико-экономического обоснова­ния предпринимательского проекта в частности. При этом они полагаются на собственную интуицию и опыт, установившиеся неформальные связи в деловых кругах, кажущиеся хорошими рыночные перспективы и другие обстоятельства. Однако многих из них ожидает разочарование, поскольку реальная обстановка на рынке может оказаться иной, чем представлялась ранее.

План как сценарий деятельности предпринимателя в течение нескольких часов или дней работы покажет, стоит ли реализо-вывать предпринимательский проект. Таким образом, начинаю­щий предприниматель может сэкономить свои деньги, время и труд и найти оптимальное решение. Игнорирование системати­ческой плановой работы приведет к принятию неэффективных управленческих решений, а в результате — к нерентабельности перспективного предпринимательского проекта.

Поскольку в бизнес-плане оценивается перспектива разви­тия фирмы, он необходим и для принятия таких решений, ко­торые одобрили бы партнеры, соучредители или акционеры фирмы. На его основе решаются жизненно важные для фирмы вопросы — распределение прибыли, выплата дивидендов, со­вершенствование организационной структуры производства, изменение характера взаимоотношений с фирмами-партнера­ми и т. д.

Грамотно оформленный и обоснованный план важен и для персонала предприятия, так как служит основой организации труда и способствует уверенной работе по его реализации.

Основные задачи предпринимательского проекта — изучение емкости и перспектив развития рынка сбыта, обнаружение рис­ков и «подводных камней», подстерегающих бизнес, определе­ние его эффективности.

Кроме того, предпринимательский проект позволяет:

• обосновать экономическую целесообразность направления развития фирмы (стратегий, концепций, проектов);

• рассчитать ожидаемые финансовые результаты деятельно­сти, в первую очередь объемы продаж, прибыль, доходы на капитал;

• определить намечаемое финансирование выбранной стра­тегии, т. е. способы концентрирования финансовых ресур­сов.

Таким образом, план:

• позволяет определить жизнеспособность будущего пред­приятия в условиях конкуренции;

• содержит ориентиры для предпринимателя на каждом эта­пе становления предприятия;

• служит главным инструментом получения финансовой поддержки от инвесторов.

В разработке плана участвуют специалисты разного профиля. В зависимости от масштабов предпринимательского проекта, наличия у фирмы собственных кадров, ее финансового положе­ния этот документ разрабатывают специалисты фирмы и/или сторонние эксперты, либо консалтинговые агентства.

Крупные фирмы, как правило, формируют группу специа­листов и экспертов из состава персонала фирмы с привлечени­ем неработающих в фирме консультантов. Участие руководителя фирмы обязательно, так как именно он представляет бизнес-план внешним потребителям, потенциальным инвесторам, обо­сновывает перспективность предпринимательского проекта, что­бы заручиться поддержкой и кредитами.

Предпринимательский проект является документом, который постоянно корректируется в зависимости от реальных объектив­ных условий его реализации. Сроки, на которые он рассчитан, определяются продолжительностью выполнения самого проекта. Обычно он составляется на полгода, 3—5 и более лет. Первый год реализации проекта рекомендуется планировать с помесяч­ной или поквартальной разбивкой.

В зависимости от сложности предпринимательского проекта, - точности исследования, объема необходимой информации фор­мируется стоимость подготовки этого документа. Общепризнан­ных норм стоимости разработки предпринимательского проекта нет. Его цена определяется договором, заключаемым между за­казчиком и исполнителем.

Точность технико-экономического обоснования зависит от уровня анализа собранной информации и существенно влияет на стоимость проекта.

На объем и структуру бизнес-плана влияют размеры создава­емого предприятия, резюме реализуемого проекта и его основ­ной части, содержащей более подробные расчеты и обоснования. Резюме обычно предназначается для внешнего потребителя, к которому предприниматель обращается с предложением о парт­нерском участии или с просьбой о кредитах. Резюме содержит основные сведения о фирме, краткое описание предлагаемой идеи, ее отличия от аналогичных идей, рыночные возможности и финансовые показатели. Основная часть включает сведения о товаре, рынке, маркетинговой и производственной стратегии, менеджменте и рабочих кадрах, финансовых результатах, расче­ты периода достижения окупаемости предпринимательского про­екта, времени и графика возврата кредитов.

Для предприятий, работающих в сфере малого бизнеса, объем бизнес-плана вместе с расчетной документацией, как правило, не превышает 50 страниц машинописного текста, но может быть значительно больше или меньше (Приложения 1—3). Крупные проекты соответственно требуют более масштабных исследова­ний, и поэтому объем их значителен.

Как показано на схеме 14, разработка предпринимательского проекта начинается с тщательного анализа состояния дел в пре­дыдущем периоде, выявлении слабых сторон деятельности фир­мы, ее позиции на рынке, конкурентоспособности, уровня цен, издержек производства и реализации продукции, состояния ме­неджмента, маркетинга фирмы и финансовых результатов. Ито­гом такого анализа должна стать разработка системы мероприя­тий по устранению существующих недостатков и формирование планируемых изменений по основным факторам, влияющим на финансовые результаты бизнеса.

Таким образом, план как необходимый элемент эффектив­ного управления предприятием представляет собой:

• рабочий инструмент предпринимателя для организации своей работы;

• развернутую программу (рационально организованных мер, действий) осуществления бизнес-проекта, предусматри­вающую оценку расходов и доходов;

• документ, характеризующий основные стороны деятель­ности и развития предприятия;

• результат исследования и обоснования конкретного направления деятельности фирмы на определенном рынке.

Предприятие может иметь одновременно несколько бизнес-планов, в которых степень детализации обоснований может быть различной. В малом предпринимательстве бизнес-план и план предприятия могут совпадать и по объему и по содержанию.

Любой план должен давать убедительные ответы для самого предпринимателя и его возможных партнеров по крайней мере на пять основных вопросов (схема 15).

Схема 15

НАЗНАЧЕНИЕ ПЛАНА ПРЕДПРИЯТИЯ И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ