4.1. Общая структура и содержание информационных ресурсов предприятия
В информационном обществе основой развития становится информационный ресурс, а также средства его обработки и доставки потребителю.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» предлагается определение информационных ресурсов следующего содержания: информационные ресурсы – это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других системах), созданные, приобретенные за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ.
Иными словами информационные ресурсы общества – это сведения различного характера, материализованные в виде документов, баз данных и баз знаний.
Сегодня известны следующие государственные информационные ресурсы:
Ресурсы государственной системы экономической и научно-технической информации (адрес в Интернете: www.rosinf.ru).
Ресурсы в сфере финансов и внешнеэкономической деятельности (адрес в Интернете: www.minfin.ru).
Ресурсы Банка России (адрес в Интернете: www.cbr.ru).
Ресурсы государственного таможенного комитета (адрес в Интернете: www.gtk.ru).
Информация о природных ресурсах, явлениях, процессах (ответственным за данный ресурс является Министерство природных ресурсов РФ, которое создало «Единую информационную систему недропользования».
Ресурсы Государственной системы статистики (адрес в Интернете: www.gks.ru).
Контрольные функции по отношению ко всем государственным ресурсам осуществляют соответствующие министерства и ведомства. Информационные ресурсы служат исходным сырьем для создания информационных продуктов, под которыми понимается результат обработки информационного ресурса с помощью информационных технологий, используемый для целей управления (формирования решений). Он также фиксируется на материальных носителях (документах, базах данных и т.д.).
Информационные ресурсы, как и иные ресурсы (материальные, трудовые, финансовые, энергетические и прочие), играют центральную роль в управлении предприятием. В отличие от определения общегосударственных информационных ресурсов, приведенного выше, под информационным ресурсом предприятия (организации) будем понимать совокупность собственных и внешних (поступающих извне) данных как бумажных, так и электронных, предназначенных для его функционирования и развития. Структура информационных ресурсов предприятия приведена на рис. 4.1. Рассмотрим их содержание.
Рис. 4.1. Структура информационных ресурсов предприятия
Формы существования такого рода ресурсов могут быть следующими: бумажные документы, электронные документы, базы данных, базы знаний, web-сайты, файлы различной природы (аудио, видео) и т.д.
В сущности, информационные ресурсы – это общий объем данных и знаний, циркулирующих, входящих в предприятие и исходящих из него, материализованных на каком-либо носителе.
Согласно рис. 4.1, все информационные ресурсы делятся на две группы: собственные и внешние. Собственные – это те, что генерируются внутри предприятия, внешние – поступают извне.
Собственные информационные ресурсы, в зависимости от материального носителя делятся на внемашинные и внутримашинные.
Внемашинные – это, как правило, бумажные документы управленческого и организационно-распорядительного характера. Управленческие документы отражают производственные, хозяйственные, финансовые и прочие операции, выполняемые в процессе функционирования предприятия. К таким документам относятся плановые, бухгалтерские, аналитические, статистические, маркетинговые, логистические и прочие.
Документы организационно-распорядительного характера делятся на следующие группы:
организационные (задачи и цели предприятия, структура предприятия, штатное расписание, устав предприятия и т.д.);
распорядительные (приказы, указания, предписания, инструкции и прочее);
справочные (письма входящие и исходящие, акты, справки, обзоры, рефераты, библиотечные подборки и т.д.);
проектно-конструкторские и технологические (трудовые, материальные и технологические нормы);
прочие (патентная, юридическая и прочая документация).
Внешние информационные ресурсы могут быть как платными (приобретаемыми), так и предоставляемыми сторонними организациями в соответствии с договоренностями или обязательствами (получаемые ресурсы).
Некоторые документы данного класса представлены на рис. 4.2. Как те, так и другие могут иметь как бумажную форму представления, так и передаваться по каналам связи.
Внешние информационные ресурсы возникают во внешней среде и отражают экономические, социальные, рыночные, технологические, банковские, налоговые, страховые и другие отношения, в которых находится предприятия с иными хозяйствующими субъектами. Форма существования таких информационных ресурсов – это web-сайты, электронные документы, документальные хранилища данных.
Рис. 4.2. Структура внешних информационных ресурсов предприятия
Внешние приобретаемые информационные ресурсы включают периодически выполняемые платные услуги аналитического характера. Например, в различных консалтинговых фирмах можно заказать анализ динамики курса валют, кросс-курсы валют, динамики ценных бумаг, ставок привлекаемых рублевых и других депозитов, информацию о конкурентах, тенденциях в изменениях в деловой среде и состоянии международных рынков и т.д.
В отличие от приобретаемых, получаемые информационные ресурсы отражают деловые и другие отношения со сторонними, выше или ниже стоящими организациями. Содержательно информационные ресурсы данного класса отражают информацию, получаемую из банков, страховых, налоговых и прочих организаций. Особое место в данном классе занимают Интернет-ресурсы отдельных министерств и ведомств.
Собственные информационные ресурсы могут быть либо структурированными, и тогда они подлежат арифметической, логической и другой обработке программными средствами, либо нет, что не позволяет осуществлять с ними подобных операций. Структурируемые информационные ресурсы – это базы данных, хранилища данных, базы знаний и т д.