2. Умови праці працівників служби діловодства

Раціональна організація праці в службі діловодства по­винна відповідати сучасним вимогам НОП та можливостям техніки і технології виконання робіт. Для ефективної праці апарату в цілому насамперед необхідно правильно організувати роботу персоналу служби діловодства.

Правила праці персоналу служби діловодст­ва установи передбачає:

• оптимальну організаційну побудову служби;

• раціональної системи діловодства;

• чіткий розподіл функцій між співробітниками;

• нормування праці кожного;

• визначення кількісного складу працівників;

• прогресивних методів управління персоналом;

• застосування засобів сучасної обчислювальної та ор­ганізаційної техніки;

• раціональну організацію робочих місць;

• організаційне та методичне керівництво діловодством.

Робоче місце кожного працівника повинно бути організо­ване так, іцоб його розумові та фізичні зусилля спрямовували­ся на виконання службових обов’язків без перешкод та незручностей. Технічні засоби та сучасне обладнання дають змо­гу створити умови для нормального функціонування та робо­ти персоналу установи.

Комплекти меблів та засоби оргтехніки мають включати:

• письмові столи, конторські шафи звичайні та для доку­ментів;

• приставні столи, стільці;

• тумби для зберігання паперів;

• настільну картотеку;

• набір канцелярського обладнання;

• друкарську машинку чи персональний комп’ютер;

• диктофони;

• зшивачі документів тощо.

Під час планування та обладнання робочих місць працівників служби діловодства необхідно:

• встановлювати обладнання, стелажі чи шухляди для документів так, щоб ними було зручно користуватися;

• розставляти предмети та засоби праці, що виконуються, без зайвих речей;

• для матеріалів, які не погребують термінового оброблення, передбачити спеціальні шухляди чи відділення. Якщо документи потребують подальшого оброблення, розміщувати їх у місцях згідно з номенклатурою справ, щоб ними могли користуватися інші співробітники.

• розміщувати засоби оргтехніки необхідно так, щоб за­безпечити автоматичне виконання операцій. Викорис­тані матеріали складати так, щоб їх можна було безпе­решкодно знайти в разі потреби;

• для швидкого й безпомилкового знаходження доку­ментів використовувати різні за формою та кольором швидкозшивачі або картки.

Робочий стіл працівника служби діловодства має бути об­ладнаний відповідними до його функціональних обов’язків за­собами оргтехніки, які полегшують та прискорюють виконан­ня окремих операцій. У верхній лівій шухляді столу повинні знаходитися касета з липкою стрічкою, клей, діркопробивач, коробка для канцелярських дрібниць тощо. У правій верхній шухляді розміщується реєстраційна або контрольна картоте­ка. Настільний набір включає комплект ручок, олівців та папе­ру для записів. З правого боку столу розміщується блокнот та телефонний довідник.

Довідкові матеріали постійного використання (номенкла­тура справ, орфографічний словник та ін.) слід зручно розмістити вертикально в стелажі для книжок так, щоб було видно їх назви.

Телефон встановлюється ліворуч на столі або приставці до нього так, щоб лівою рукою можна було взяти трубку, а пра­вою записувати необхідну інформацію.

Засоби оргтехніки (телефакс, ксерокс тощо), якими кори­стуються всі співробітники, мають бути доступні кожному з них.

Письмові столи для друкарських машинок та приставки до них виготовляють 68 см заввишки (нижче від звичайних).

Встановлювані їх необхідно гак, щоб перешкодити вібрації. Шухляди столу мають легко висуватися. В них розміщують папір для друкування, папір для копіювання, копіювальну стрічку та інші предмети, необхідні для роботи на машинці.

Для зручної її роботи за письмовим столом користуються спеціальним стільцем з поворотним сидінням та спинкою. Форми і розміри сидіння та спинки стільця мають забезпечувати рівномірний розподіл ваги людини.

Предметами обладнання приміщень діловодних підрозділі» с також канцелярські шафи, де зберігаються різні папери, бланки канцелярські приладдя тощо. Нерідко корис­туються і комбінованими шафами, які разом з іншими канце­лярськими меблями роблять привабливим зовнішній вигляд приміщення.

Сейфи необхідні для зберігання службових документів, печаток та штампів. Відкривається сейф лише в разі потреби взяти з нього чи покласти в нього документи. Після роботи працівник повинен запечатати його, а прийшовши на роботу, перевірити відбиток печатки.

Службові приміщення та робочі місця співробітників по­винні мати добре природне освітлення. Робочі столи слід роз­ставляти так, щоб світло падало зліва від працюючих. Для об­меження денного світла використовуються жалюзі різної кон­струкції, для забезпечення розсіяного освітлення за невеликої яскравості світильників застосовують люмінесцентні лампи.

Освітлення робочих місць забезпечується за допомогою різних за виконанням пересувних або поворотних настільних ламп з дзеркальними відбивачами.

Згідно з вимогами технічної естетики, службові приміщення фарбують з урахуванням особливостей клімату, умов роботи персоналу та характеру освітлення. Використан­ня відповідного кольору не тільки поліпшує зовнішній вигляд приміщення, а й підвищує продуктивність праці, зменшує сто­млюваність, справляє відповідний психологічний вплив.

Для працівників служби діловодства необхідно створити певний здоровий комфорт. Важливо використовувати колір як носій інформації, а також для створення необхідного порядку на робочому місці, кращої організації праці. Конкретний колір повинен відповідати функціям приміщення. Приміщення з високою температурою повітря доцільно фарбувати н холодні тони, а з низькою — в теплі. Світле пофарбування створює ілюзію збільшення невеликої кімнати, темне — навпаки.

Щоб забезпечити нормальні умови праці, необхідно змен­шити зайвий шум. Рівень зайвих шумів, що проникають у приміщення, визначається згідно з чинними нормами. Але в будь-якому разі він не може перевищувати 40 ДБ. Боротьба з шумом проводиться шляхом звукоізоляції обладнання та ро­бочих місць. Якщо рівень шуму обладнання перевищує припу­стимий, стіни, підлогу і стелю приміщень покривають акус­тичними звуко-поглинаючими матеріалами, під друкарську ма­шинку підкладають поролонові підкладки, ніжки стільців підклеюють звуко-поглинаючим матеріалом тощо.

Слід також знати, що у визначених дозах шум позитивно впливає на працездатність, тому виконання монотонної робо­ти (сортування кореспонденції, підшивання документів тощо) варто супроводжувати мелодичною чи ритмічною музикою.

Службове приміщення необхідно регулярно провітрювати або кондиціонувати. Нетривале провітрювання (5-10 хв) пере­носиться легше, ніж постійний легкий повітряний потік у ви­гляді протягу. Благодійний вплив справляє озеленення приміщень. Квіти виконують не тільки декоративну функцію, а й сприяють поліпшенню складу повітря, зменшують нервове та зорове напруження.

Режим роботи персоналу служби діловодства має перед­бачати відповідне чергування періодів праці та відпочинку. Тим, чия праця пов’язана з тривалим перебуванням за робо­чим столом, необхідно надавати 5-8 хв перерви кожні дві годи­ни. Такі перерви доцільно використовувати для активного відпочинку та занять фізкультурою.