2. Управління службою діловодства

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу (без вимог до стажу роботи) або середню спеціальну (зі стажем роботи не менше трьох років) освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в уста­нові без служби діловодства, повинна мати досвід роботи в службі діловодства не менше ніж три роки.

Керівник служби діловодства призначається і звільня­ється наказом керівника установи.

За характером діяльності керівник служби діловодства тісно взаємодіє:

• з керівниками структурних підрозділів установи і підвідомчої мережі: з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, діяльності інших органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації н службових цілях;

• з юридичною службою: з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;

• зі службами матеріально-технічного постачання і гос­подарського обслуговування: з питань забезпечення за­собами оргтехніки, бланками документів, канцелярсь­ким приладдям, побутового обслуговування праців­ників служби. У межах своєї компетенції він також мо­же вступати у взаємовідносини з іншими установами з питань роботи з документами.

Для виконання обов’язків керівнику служби діловодства надається право:

• контролювати і вимагати виконання встановлених пра­вил роботи з документами в установі та підвідомчій ме­режі;

• доповідати керівникові установи про стан роботи з до­кументами, подавати документи для розгляду;

• вносити на розгляд керівництва подання про призначен­ня, переміщення і звільнення працівників служби діло­водства, їх заохочення і накладання на них стягнень;

• залучати спеціалістів структурних підрозділів та підві­домчої мережі до підготовки проектів документів за до­рученням керівництва;

• запитувати від структурних підрозділів і установ підві­домчої мережі відомості, які необхідні для вдоскона­лення форм і методів роботи з документами;

• вживати заходів щодо скорочення зайвої документаль­ної інформації в установі та підвідомчій мережі, кон­тролювати цей процес;

• підписувати і візувати документи в межах своєї компе­тенції;

• застосовувати санкції в усіх випадках, порушення підрозділами і службовими особами установи встанов­лених правил роботи з документами;

• повертати виконавцям документи, підготовлені з пору­шенням установлених вимог, і вимагати їх доопрацю­вання;

• затверджувати положення про структурні підрозділи служби і посадові інструкції її працівників;

• брати участь у засіданнях колегії, нарадах, які прово­дин. керівництво установи.

У разі звільнення працівника, його відпустки чи відряд­ження всі невиконані службові документи за вказівкою керів­ника передаються для виконання особі, що його заступає, з ві­дміткою в реєстраційно-контрольних картках.

На керівника служби діловодства покладається персо­нальна відповідальність за забезпечення встановленого поряд­ку роботи з документами, виконання вказівок і доручень керівництва чи власника підприємства, плану роботи, дотри­мання необхідних умов праці співробітників, а також додер­жання ними трудової і виробничої дисципліни.

Враховуючи те, що в окремих галузях діяльності має місце певна специфіка в організації та веденні діловодства, на основі ЄДСД та ДСТУ розроблені та затверджені галузеві інструкції з діловодства, наприклад, “Інструкція з діловодства в централь­ному апараті Міністерства торгівлі та зовнішніх економічних зв’язків України”, “Інструкція з діловодства у структурних підрозділах Антимонопольного комітету України” тощо.

Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь-якої організації. На її основі прий­маються відповідні управлінські рішення. Документи в бага­тьох випадках є головним аргументом у суперечливих ситу­аціях, підтведжуючи тим самим первинне визначення терміну “документ” як “спосіб доказу”, “взірець”.

Безладдя в зберіганні документів може обернутися ризи­ком загубити цінну інформацію, що негативно вплине на діяльність комерційного підприємства.

Помилки при веденні кадрової документації, яка фіксує трудові відносини працівників з підприємством та підтверд­жує їхню заробітну плату або трудовий стаж, посади, не про­сто показують неповагу до співробітника, а є порушенням КЗШІ України.

Керівники підприємств несуть персональну відпо­відальність за склад та правильне оформлен­ня документів.

Керівники підприємств (організацій) та їх структурних підрозділів зобов’язані:

• вживати необхідних заходів щодо скорочення службо­вого листування. Забороняється листування між струк­турними підрозділами з питань, які не потребують до­кументального оформлення і можуть бути вирішені в оперативному порядку;

• забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства та додержання правил ведення діловодства в підпоряд­кованих структурних підрозділах;

• не допускати витребувань різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, які не передбачені право­вими актами і не спричинені необхідністю;

• здійснювати контроль за дотриманням вимог щодо складання, оформлення документів і організації діло­водства, передбачених державними стандартами на ор­ганізаційно-розпорядчу документацію;

• сприяти раціоналізації діловодних процесів, вживати заходів щодо забезпечення діловодної служби суча­сним обладнанням, засобами оргтехніки та електронно-обчислювальними машинами (ЕОМ);

• забезпечувати організацію навчання працівників діло­водної служби для підвищення ділової кваліфікації.