3. Погодження та затвердження документів

Реквізити 24, 25. Відмітки про погодження. Погодження документа полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі погодження визначають правильність зафіксованих положень, їх обґрунтованість, правомірність щодо чинного за­конодавства. У процесі їх погодження виявляються і врахову­ються інтереси різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань. Проекти документів, погоджують з установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні питаннях, відображених у документі.

Погодження може бути внутрішнім та зовнішнім.

Внутрішні: погодження документів відбувається в такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіаль­ними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які відповіда­ють за рішення функціональних питань (головні та старші спеціалісти); з фінансовими підрозділами або з головним бух­галтером, юридичною службою, заступником керівника, який займається цим питанням.

Внутрішнє погодження документа оформлюють візою. Віза складається з особистого підпису та дати. Якщо не­обхідно, позначають посаду візуючого та розшифровують його підпис (ініціали та прізвище):

Начальник відділу кадрів (підпис) С.І. Петров 25.04.05.

Розшифрування підпису зумовлено тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і за ним важ­ко встановити, з ким погоджено документ.

Якщо виникли зауваження та доповнення до проекту до­кумента, їх викладають на окремому аркуші. В цьому випадку віза має такий вигляд:

Ст.юрисконсульт (підпис) В.А.Коваленко

Зауваження додаються

05.06.05.

Проставляються візи на першому примірнику, якщо доку­мент внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, візу проставляють на тому примірнику, що залишається в ус­танові.

Розміщують візи нижче від підпису керівника в лівому нижньому куті документа.

Зовнішнє погодження документа залежно від його змісту відбувається в такій послідовності:

• З організаціями які займаються науковими досліджен­нями в тій галузі, до якої має відношення зміст документа;

• і громадськими організаціями;

• а органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері діяльності (санітарний, протипожежний);

• з вищими органами загальної або галузевої компе­тенції.

Зовнішнє погодження документа може бути оформлене довідкою, протоколом погодження або грифом погодження на документі.

У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розміщують нижче від підпису у верхньому лівому куті доку­мента. Гриф складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви поса­ди особи, з якою погоджується документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифрування, дати.

ПОГОДЖЕНО

Начальник відділу кадрів Подільського універмагу

Підпис (ініціали, прізвище)

26.07.05.

Якщо погодження провадиться з колегіальним органом або громадською організацією, то гриф оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол (найменування колегіального органу

в родовому відмінку) від 01.02.05 № 12