Гема 3. Основні вимоги, що висуваються до оформлення документів

1. Реквізити документа.

2. Бланк документа.

3. Датування документів.

4. Адресація документів.

5. Погодження та затвердження документів.

6. Засвідчення документа.

7. Проходження документа.

8. Вимоги до тексту документа.

9. Позначки щодо наявності додатків.

10. Оформлення копій та розмноження документів.

11. Підготовка та оформлення документів до засідання ко­легіальних органів.

Навчальна мета лекції: знати визначення основних термінів а саме, реалізація управлінського рішення, механізм реалізації управлінських рішень, методи реалізації управлінських рішень, вимоги щодо реалізації управлінських рішень, стадії реалізації управлінських рішень та їх характеристику

Виховна мета лекції: вміти надавати характеристику стадіям реалізації управлінських рішень відповідно до умов функціонування системи управління.

Розвивальна мета лекції: особливу увагу слід звернути з’ясуванню термінів та основних понять, що були розглянуті в темі.

Ключові слова: оформлення, реквізити, бланки, датування, адресація, погодження, затвердження, засвідчення, походження, додатки.

1. Реквізити документа

При оформленні документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їхню юридичну силу, оперативний пошук та можливість оброблення за допомогою сучасних засобів оргтехніки.

Переважну частину документів оформлюють на бланках підприємств та організацій, які містять обов’язкові реквізити, що розташовані в певному порядку.

Реквізит документа — це елемент офіційного документа наприклад дата, підпис, печатка тощо). Сукупність розміщених на аркуші в установленому порядку реквізитів зветься формуляром.

Формуляр-зразок є основою створення формулярів та іланків управлінських документів усіх видів.

Відповідно до мнимого законодавства та нормативних актів для оформлення документів використовують такий набір реквізитні:

1. Держаними герб.

2. Емблема підприємства.

3. Зображення нагород.

4. Код організації за загальнодержавним класифікатором підприємств та організацій (ЗКПО).

5. Код форми документа за загальнодержавним кла­сифікатором управлінської документації (ЗКУД).

6. Назва міністерства чи відомства.

7. Назва підприємства.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна ад­реси, номер телефону, факса та телетайпа, рахунка в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (номер) документа.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст документа.

22. Відмітка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф узгодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про завірення копії.

28. Прізвище виконавця та його телефонний помер.

29. Відмітка про виконання документа та надсилання його до справи.

.40 Відмітка про перенесення даних на машинний посій.

1. Відмітка про надходження.

У формулярі-зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовлені установою бланків доку­менті певного типу в них включають реквізити, що відповіда­ють документам тільки цього типу.

Кожен вид документа (акт, заява, наказ, лист тощо) пови­нен мати визначений комплекс реквізитів та стабільний поря­док їх розміщення.

Для кожного виду документів встановлено два види розміщення постійних реквізитів — кутовий та поздовжній (1-9).

Закріплення за реквізитами постійних місць робить доку­менти зручними для зорового сприймання, спрощує їхнє об­роблення, дає можливість використовувати при цьому технічні засоби.

Реквізити в документі розміщують з врахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення і вико­нання.

Слід розрізняти постійні та змінні реквізити документа.

Постійний — реквізит документа, який нанесено під час виготовлення бланка (1-9);

Змінний — реквізит документа, який фіксується на бланку під час його заповнення.