3. Дарування документів

Дії гупання документів. Позбавлений дати документ і к ні к >іо мірою втрачає юридичну силу.

Датою документу може стати або день написання (лист, наказ), або день затвердження (план, звіт, інструкція), або час здійснення зафіксованих у них вчинків (акт, протокол).

Дата є пошуковою ознакою і використовується при поси­ланні на цей документ разом з індексом. Проставляє власно­ручно особа, що підписує або затверджує документ.

До складу реквізиту “дата” входять число, місяць і рік. Раціональніше писати трьома парами арабських цифр, розділених крапками. Рік, місяць та число позначають двома цифрами. У тексті самого документа користуються тра­диційним записом (18 грудня 2006 року). Якщо цифра одна, перед нею ставлять нуль. Місце дати — в лівому верхньому кутку документа разом з індексом або поруч з підписом, або у грифі затвердження. На документах також ставлять дати на­писання резолюції, погодження документа та ознайомлення з ним, контролю виконання, Проставляють також усі дати, пов’язані з проходженням документа та його виконанням: да­та отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп), дата ви­конання та направлення документа до справи, дата перенесен­ня даних на машинний носій.

12. Індекс (номер документа). Індекс — вихідний номер документа, який відправляється з підприємства, номер — по­рядковий номер внутрішнього документа.

Нумерація документів ведеться з січня по грудень. Лише в навчальних закладах нумерацію внутрішніх документів почи­нають з початку навчального року (з вересня) та ведуть за на­вчальними роками.

Індекс складається, як правило, з індексу структурного підрозділу, який склав документ, номера справи, де залиши­лась копія, та порядкового номера вихідної кореспонденції.

12. Посилання на індекс і дату вхідного документа про­ставляється тільки в листах-відповідях. Наприклад, відповідаючи на лист №0Г) 1І54 під 05.07.05 обов’язково проставля­ють посилання на цеп номер і дату. Ваша відповідь одразу бу­де направлена структурному підрозділу, який має індекс 05, а виконавець за номером номенклатури справ одразу знайде копію ініціативного листа, на який надійшла відповідь.

13. Місце складання або видання оформлюють відповідно до адміністративно-територіального розподілу України. На­приклад, м. Київ, м. Суми, смт Жашків, с. Вовчків.

3. Адресація документів

12. Гриф обмеження доступу до документа (“Секретно”, “Для службового користування”) розміщують у заголовній ча­стині документа.

13. Адресата, якому направляється документ, розміщують у правому верхньому куті.

Кожна складова частина адресата — найменування підприємства, структурного підрозділу, найменування посади, прізвище одержувача пишуть з нового рядка.

Розділові знаки між окремими елементами адресата не ставлять, тобто використовуються правила відкритої пункту­ації.

Якщо документ надсилають приватній особі (відповіді на заяви, скарги або листи трудящих), спочатку пишуть поштову адресу, а потім прізвище одержувача та його ініціали.

Прізвище адресата слід указувати з ініціалами, стандартне скорочення слова товариш — т., пана/пані — п. (т. Маузер П.І., або п. Сірко Т.Т.).

Документ адресують установі, організації, підприємству або їх структурному підрозділу (у називному відмінку):

Міністерство економіки України Планово-економічне уп­равління Відділ праці та заробітної плати.

Можна адресувати документ посадовій особі в давальному відмінку:

Київське виробниче об’єднання “ Оболонь ”, начальнику в

Можна адресувати конкретній посадовій особі (посада та прізвище в відділу давальному відмінку):

Дарницький шовковий комбінат, Заступнику директора - /'. Сидоренко.

Найменування підприємства можна включати до складу найменування посади:

Директору В А Т Універмаг “ Дитячий світ ”, п. Полутовій С.Г.

Конкретній особі документ адресують тоді, коли викона­вець упевнений у тому, що ця особа посідає саме цю посаду.

При адресуванні документа кільком однорідним підприємствам їх слід називати узагальнено:

Директорам орендних магазинів Подільського району м. Києва.

Якщо той самий документ розсилають кільком різним ад­ресатам, усі вони зазначаються на документі (їх має бути не більше чотирьох. Якщо їх більше, то у такому випадку скла­дається список розсилки).

Поштову адресу кореспондента позначають у повній відповідності з поштовими правилами Міністерства зв’язку України: спочатку поштовий індекс, потім область, місто (рай­он, село), вулиця, номер будинку, квартири.