2. Бланк документа

Для складання службових документів використовується папір форматів АЗ (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Як правило, всі вихідні службові документи оформлюють на бланках, які виготовляють відповідно до вимог державних стандартів.

В установах та на підприємствах документи складають на бланках.

Бланк — це арку пі наперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Застосування бланків для складання документів підвищує культуру праці управління, надає інформації офіційного ха­рактеру, полегшу! сприймання, виконання та подальше вико­ристання документа.

Якщо документ — обличчя установи, то бланк — її візитна картка.

Бланк може бути віддрукований у друкарні або відтисну­тий штемпелем. Бланк повинен бути виконаний бездоганно: хороший шрифт, продуманий текст, якісний папір. Кожне підприємство повинно розробити та застосовувати два види бланків: для листів та для всіх інших документів. Бланки ви­готовляють у друкарнях у тому випадку, якщо кількість доку­ментів певного виду досягає 200 на рік. Невеликі підприємства, в яких кількість вихідних документів менша ніж 200 на рік, при оформленні документів замість друкарсь­кого бланка використовують кутовий гумовий штемпель, у відбитку якого містяться ті самі реквізити.

Державні стандарти передбачають і кутове, і подовжене розміщення реквізитів. Група реквізитів та їх постійних час­тин, що відтворюються на бланку документа у вигляді єдино­го блока, зветься штампом бланка.

Бланк з кутовим штампом раціональніший, оскільки пра­воруч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізит “адресат”.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш, то на наступний аркуш не можна переносити лише підписи. Крім підписів, гам має бути не менше ніж два рядки тексту.

Нумерація сторінок проставляється з другої сторінки. Но­мери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.

Бланки документів повинні мати поля:

• ліве — 20 мм;

• верхнє — не менше ніж 10 мм;

• праве і нижнє — не менше ніж 8 мм.

Бланки фірми виготовляється двох видів:

бланк дллистів ;

• загальний бланк — для інших видів організаційно-роз­порядчих документів.

Крім цього, можна виготовити бланки для окремих видів документів:

• постанови та розпорядження;

• наказу та розпорядження керівника організації;

• протоколу засідання та виписки з нього;

• порядку денного засідання колегіального органу;

• доручення керівника та його заступника;

• листа структурного підрозділу;

Бланки виготовляються:

• українською мовою — для використання в межах Ук­раїни;

• українською та іноземною мовами — для використання за межами України.

Інші документи, в основному внутрішнього характеру (за­яви працівників, службові, доповідні записки тощо), а також документи, які створюються від імені кількох організацій, оформлюють на чистих аркушах.

Для прискорення виконання документів і правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен складатися з одного питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Реквізити адресанта — підприємства, яке складає доку­мент:

1. Державний герб України. Свідчить про те, що документ видано органом державної влади або державного управління.

2. Емблема організації або підприємства — найчастіше ви­користовується товарний знак.

3. Зображення державних нагород (зараз майже не засто­совується).

4. Код підприємства, установи або організації по Загально­державному класифікатору підприємства та організацій.

Верхній правий кут. подібно індексу на поштовому конверті (пошуковий, машино зчитуваний).

5. Код форми документа за загальнодержавним кла­сифікатором управлінської документації. Знаходиться нижче від коду організації, верхній правий кут (0271110 Наказ про прийом на роботу; 0213013 — Акт про ліквідацію підприємства).

(і, 7, 8 реквізити, які визначають авторство документа. Мають бути позначені в документі у повній відповідності до правових актів: статутів або положень про підприємство ( 6 — вид, нумерація, датування та адресування документів).

Під час оформлення цих реквізитів слід пам’ятати, що символічні назви підприємств пишуться в лапках (“Дитячий світ”, “Укрімпекс”, кооператив “Меркурій”).

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна ад­реса, номер телефону, номер рахунка в банку. Розміщуються тільки в бланках для листів. Порядок та форма запису повинні відповідати поштовим правилам Міністерства зв’язку.

Реквізити 1-9 стосуються автора документа — адресанта. Особливе значення має вказівка на безпосереднього виконав­ця вихідного документа (листа, довідки). Прізвище виконавця та номер його службового телефону вмішують у нижньому лівому кутку лицьової сторони останнього аркуша документа. Нижче вказують індекс друкарки (перші літери її ім’я та прізвища), кількість надрукованих примірників та дату друку­вання.

Назва виду документа — один з обов’язкових реквізитів. Позначено: АКТ, НАКАЗ, ПРОТОКОЛ; цей реквізит не проставляється лише в листах.