6 Строка состояния

В нижней части окна находится строка состояния, на которой отображаются различные данные о документе.

В левой части строки состояния можно увидеть:

• общее количество страниц в документе и номер текущей страницы;

• число слов в документе;

• язык, который выбран для проверки орфографии в текущем документе;

• кнопку, указывающую на наличие орфографических ошибок.

Щелчок по кнопке с количеством слов открывает окно статистики документа, где показывается число строк, абзацев, знаков без пробелов и с пробелами.

Если щелкнуть по кнопке, на которой показывается язык, открывается окно выбора языка в текущем документе, для которого будет проверяться орфография. Щелчок по кнопке, указывающей на наличие орфографических ошибок, приведет к тому, что в тексте будет выделено ближайшее слово, в котором имеется ошибка. Также откроется контекстное меню, в котором можно будет выбрать вариант замены слова или исключить его из проверки орфографии. После щелчка по кнопке, указывающей на наличие орфографических ошибок, будет выделено ближайшее слово с ошибкой.

Режимы отображения документа на экране

В правой части горизонтальной полосы прокрутки находятся ползунок для изменения масштаба в документе, передвигая ползунок, которого можно быстро уменьшать или увеличивать масштаб от 10 до 500 процентов и кнопки быстрого переключения между режимами отображения документа: Разметка страницы, Режим чтения, Веб-документ, Структура и Черновик. Между режимами просмотра документа можно также переключаться при помощи группы Режимы просмотра документа на вкладке Вид.

Кроме перечисленных выше режимов просмотра, которые являются основными, существует несколько дополнительных:

• Предварительный просмотр — в него можно перейти, выбрав одноименный пункт в подменю Печать меню Office, либо нажав сочетание клавиш Ctrl+F2;

• Схема документа — в него можно перейти, установив флажок Схема документа в группе Показать или скрыть на вкладке Вид.

Рассмотрим особенности работы с каждым режимом.

Режим Черновик создан для набора и форматирования текста. В нем не видна разбивка на страницы и некоторые элементы оформления страницы (например, колонтитулы), а также не отображаются рисунки. Отображаются в этом режиме элементы форматирования текста. Работая в режиме Черновик, можно видеть максимально большие участки текста на экране, поскольку в нем не отображаются поля страницы. Нижние границы страницы отображаются в этом режиме в виде пунктирных линий.

Режим Веб-документ предназначен для создания веб-страниц или документов, которые предназначены для просмотра на экране. В этом режиме можно видеть фон страницы. Независимо от компоновки страницы, в режиме Веб-документ текст всегда помещается в окне документа. Графика в этом режиме располагается так, как она будет видна в браузере.

В режиме Разметка страницы документ отображается в том виде, в котором он будет напечатан. В нем видны рисунки, колонтитулы, линейки, колонки, поля и границы страницы. Сам документ разбит на страницы, которые наглядно отделены друг от друга. Такой режим удобен при работе с документами, которые впоследствии будут выведены на печать.

Режим Структура используется при создании больших документов, насыщенных заголовками и подзаголовками. В этом режиме абзацы и заголовки снабжаются отступами, которые показывают их уровень. Чем ниже уровень заголовка, тем больше его отступ от левой границы окна. Чтобы уровень каждого заголовка был более наглядным, текст можно свернуть. В этом режиме не отображаются колонтитулы, графические объекты, фон и форматирование абзацев.

Режим чтения создан для того, чтобы пользователи могли свободно читать и перемещаться по документу, не распечатывая его. В Режиме чтения текущая страница отображается во весь экран, а в верхней части окна есть стрелки для перехода между страницами. Если щелкнуть на такой стрелке, то просматриваемая страница изменится. При переходе в Режим чтения появляется меню Параметры просмотра, Используя которое, можно настроить просмотр документа в удобном виде, например, включить отображение двух страниц, одной печатной страницы, увеличить размер текста и т.д.

Режим Схема документа позволяет быстро перемещаться между разделами и подразделами документа, а также просматривать структуру документа. При переходе в этот режим, окно Microsoft Word разделяется на две части: в правой отображается сам документ в выбранном ранее режиме, а в левой — заголовки. Чтобы быстро перейти в какое-нибудь место документа, нужно щелкнуть на нужном заголовке в левой части.

Режим Предварительный просмотр позволяет просмотреть документ перед печатью. В этом режиме вместо стандартных вкладок появляется вкладка Предварительный просмотр, с помощью инструментов которой можно изменять количество страниц в документе, отображать или скрывать линейки, увеличивать отдельные части страницы. Кроме того, в группе Просмотр находится кнопка Сократить на страницу, предназначенная для подгонки страниц.

Создание документа

Создание документа — это одна из первых операций в Word. Чтобы создать новый документ, нужно выполнить одно из следующих действий:

• нажать сочетание клавиш Ctrl+N;

• нажать кнопку Office и выбрать в меню команду Создать.

При использовании первого способа документ будет создан на базе шаблона Normal, который является базовым для большинства документов и представляет собой пустой файл, который используется как основа для нового документа.

При выполнении второй команды появится окно Создание документа, которое содержит несколько разделов, где можно выбрать Новый документ в разделе Общие, который открывается по умолчанию.

Ввод и редактирование текста документа

После того, как документ создан, можно начинать ввод текста с клавиатуры. Набранный текст часто приходится редактировать, то есть проверять его на наличие грамматических и синтаксических ошибок, переставлять местами слова, удалять некоторые участки и дописывать новые.

Чтобы выполнить многие операции редактирования (копирование, перемещение, удаление и т. д.), необходимо сначала выделить нужный участок текста.

Для выделения текста используется как мышь, так и клавиатура. Установив курсор в требуемом месте и удерживая левую кнопку мыши нажатой, можно выделять неограниченный участок текста — от одного символа (даже пробела) до всего текста. Помимо мыши, для выделения фрагментов текста часто используют клавиатуру. Установив курсор в требуемом месте и удерживая нажатой клавишу Shift, можно выделять текст при помощи клавиш управления курсором. Кроме этого, в Word существуют другие способы выделения фрагментов текста:

• для выделения слова нужно щелкнуть на нем два раза мышью;

• предложения — щелкнуть на любом его слове при нажатой клавише Ctrl;

• одной строки — поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть один раз;

• текущего абзаца — можно использовать один из следующих способов:

  • щелкнуть три раза левой кнопкой мыши;

  • поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть два раза;

• всего текста — можно использовать один из следующих способов:

  • поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть три раза;

  • нажать сочетание клавиш Ctrl+A;

  • нажать кнопку Выделить на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная и выбрать в меню команду Выделить все.

• вертикального фрагмента текста — нажать и удерживать клавишу Alt при выделении мышью;

• нескольких участков текста — нажать и удерживать клавишу Ctrl при выделении мышью.

В Word также существует режим расширяемого выделения, в котором выделять текст можно, нажав клавишу F8:

• один раз для выделения слова, в котором находится курсор;

• два раза для выделения предложения, в котором находится курсор;

• три раза для выделения текущего абзаца;

• четыре раза для выделения всего документа.

Для выключения режима расширяемого выделения нужно нажать клавишу Esc.

Основными командами редактирования являются Вырезать, Копировать и Вставить.

Копировать или перемещать текст можно несколькими способами:

• с помощью кнопок на ленте в группе Буфер обмена на вкладке Главная;

• используя контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на тексте;

• с помощью следующих сочетаний клавиш:

  • Ctrl+X — вырезать;

  • Ctrl+C — копировать;

  • Ctrl+V — вставить;

При работе с документами нередко возникает необходимость обратиться к определенному фрагменту текста. В этом случае очень удобно использовать команду Найти. В Word можно искать как слова и словосочетания, так и специальные символы и форматирование. Например, можно задать для поиска все числа в тексте, все слова, выделенные синим цветом, и т. д.

Чтобы найти данные, необходимо вызвать диалоговое окно Найти и заменить. Сделать это можно несколькими способами:

• воспользоваться сочетанием клавиш Сtrl+F;

• нажать кнопку Найти на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная.

Для выполнения поиска нужно выполнить следующее:

1. вести числовые или текстовые символы, которые необходимо найти, в поле Найти;

2. задать направление поиска в раскрывающемся списке Направление;

3. установить флажок Учитывать регистр, чтобы искать данные с учетом регистра;

4. если значение, введенное в поле поиска, должно полностью совпадать с искомым текстом, то установить флажок Только слово целиком;

5. если требуется выделить в тексте все символы, соответствующие условиям поиска, раскрыть список Выделение при чтении и выбрать команды Выделить все (программа произведет в тексте поиск заданного слова и выделит его цветом).

Часто совместно с поиском используется замена. Она очень помогает, когда в тексте много одинаковых символов, которые нужно заменить. Например, работая над документом, вы ошиблись с датой, которая встречается в нем не один раз. Именно в таких случаях используют замену. Она помогает исправить подобные ошибки автоматически.

Для замены одного или нескольких символов, слова или участка текста необходимо перейти на вкладку Заменить диалогового окна Найти и заменить. Сделать это можно несколькими способами:

• воспользоваться сочетанием клавиш Сtrl+H;

• нажать кнопку Заменить на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная.

Чтобы заменить текст в документе, нужно необходимо:

1. ввести числовые или текстовые символы, которые нужно найти, в поле Найти;

2. ввести в поле Заменить числовые или текстовые символы, которыми нужно заменить существующие данные;

3. нажать кнопку Найти далее. Когда в документе будет выделен текст, который нужно заменить, нажать кнопку Заменить, если замену необходимо продолжить, то нажать кнопку Заменить еще раз, при завершении операции нажать кнопку Закрыть;

4. если нужно будет заменить все данные, соответствующие запросу, то воспользуйтесь кнопкой Заменить все.