Работа с запросами. Создание запроса.

Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.

• Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов.

• Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки переключитесь в режим конструктора.

• Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, сохраните фильтр как запрос.

Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, создайте самостоятельно запрос в режиме конструктора.

Создание простого запроса на выборку с помощью мастера

Мастер простого запроса на выборку используется для создания запросов для восстановления данных из полей, определенных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно также суммировать, пересчитывать, вычислять средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Восстанавливаемые записи можно ограничить, установив условие отбора.

1. В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новый запрос выберите мастера Простой запрос.

3.Нажмите кнопку OK.

4.Укажите имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, а затем выберите поля, из которых должны быть восстановлены данные.

5. Если необходимо, укажите дополнительные таблицы или запрос, а затем выберите из них поля, которые должны быть использованы. Повторяйте данные действия до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.

6. Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме конструктора.

Создание перекрестных запросов с помощью мастера

1 В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать.

2 В диалоговом окне Новый запрос выберите мастера Перекрестный запрос.

3 Нажмите кнопку OK.

4 Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме конструктора.

Совет. При помощи мастера сводных таблиц данные перекрестных таблиц можно вывести на экран, не создавая отдельного запроса. С помощью сводной таблицы заголовки строк и столбцов можно изменять таким образом, чтобы разными способами можно было анализировать данные

Поиск повторяющихся значений записей или полей в таблице при помощи мастера запросов

Мастер по созданию запросов на поиск повторяющихся записей позволяет определить, содержит ли таблица повторяющиеся записи, а также определить, какие именно записи имеют одно и то же значение. Например, по совпадающим значениям в поле «Адрес» можно найти повторяющиеся записи, относящиеся к одному поставщику. Повторяющиеся значения в поле «Город» позволяют отобрать всех поставщиков, находящихся в одном городе.

Примечание. В некоторых случаях, несмотря на то, что мастер для поиска повторяющихся значений не был использован, повторяющиеся записи могут быть удалены автоматически.

1.В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать.

2.В диалоговом окне Новый запрос выберите мастера Повторяющиеся записи.

3.Нажмите кнопку OK.

4.Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. Если вместе с полями, содержащими повторяющиеся значения, отображать все остальные поля не требуется, то в запросе будут суммированы все повторяющиеся значения. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

5.Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме конструктора.

Все найденные мастером повторяющиеся значения можно удалить вручную.

Создание запроса на основе фильтра таблицы, запроса или формы

Вместо создания запроса заново в режиме конструктора запросов часто удобнее создать его автоматически, сохранив в виде запроса существующий фильтр таблицы, запроса или формы. Запрос является более гибким средством отбора записей.

1. Откройте фильтр в окне обычного фильтра или расширенного фильтра и нажмите кнопку «Сохранить как запрос» на панели инструментов.

2. Введите имя запроса и нажмите кнопку OK.

В окне базы данных появится значок нового запроса. В этот запрос автоматически включаются все поля из базовой таблицы, поскольку свойство запроса Вывод всех полей (OutputAllFields) автоматически получает значение «Да». При необходимости, пользователь имеет возможность изменить макет этого запроса.

Примечание. Допускается также применение запроса в качестве фильтра. Это делается в тех случаях, когда с формой или таблицей уже сохранен один фильтр, и запрос используется как второй фильтр.