Рекомендації, поради, методики Загальні правила успішного спілкування

   1. Перед початком розмови необхідно з'ясувати: Якої мети заплановано досягти під час спілкування? Що для цього потрібно (які документи)? Хто братиме участь у спілкуванні? Які питання необхідно обговорити? Яким може бути ймовірний результат спілкування?    2. Планування часу, необхідного для проведення розмови. Для цього важливо встановити пріоритети у розмові, щоб не згаяти час на непотрібні, другорядні питання.    3. Врахування особливостей партнера по спілкуванню (культурно-освітніх, національних, вікових, психологічних та професійних якостей). Спілкуватися бажано мовою партнера, тобто використовувати термінологію, форми викладу матеріалу, прийнятні для учасника спілкування.    4. Підкреслення значущості і важливості партнера по спілкуванню. Така повага і увага до нього допоможе у процесі обміну інформацією пізнати загальний рівень його інтелекту, обсяг інформаційного фонду, різноманітні аспекти, що характеризують його як професіонала.    5. Ефективність спілкування представників різних національностей стає набагато вищою, якщо вони знають мову один одного.    6. Досконале знання змісту, предмета й характеру розмови. Вироблення спільного інформаційного поля.    7. Здатність об'єктивно оцінювати свої особистісно-ділові якості, наукову компетенцію обговорюваних проблем. Важливо не переоцінювати і не занижувати свою науково-теоретичну, практичну й психологічну підготовленість.    8. Демонстрація спільних інтересів, цілей, точок зору, близьких особистісних якостей. Найголовнішою вважається демонстрація професійної спорідненості.    9. Інтерес до проблем співрозмовника. Здатність прислухатися до іншої сторони, слухати і чути того, хто говорить. Вони повинні бути явними і виявлятися в уважному його вислуховуванні, формулюванні запитань під час розмови тощо.    10. Доступність і логічність викладу своєї думки, чітке і лаконічне її формулювання з урахуванням темпу мови. Не варто говорити швидше, ніж говорить більшість людей, адже співрозмовник повинен встигнути осмислити інформацію. Ефект виступу залежить не від кількості проголошених цінних ідей, а від кількості засвоєних і прийнятих слухачами.    11. Уміння захищати свої погляди. При цьому не обійтися без ділової критики, яка не має нічого спільного з критикою на емоціях. Приклади емоційної критики: “Ви ні на що не здатний”; “Ви не надійний партнер” та ін. Приклади ділової критики: “Ми переконані, що Ви могли би справитися з цим завданням краще”; “Вам не завжди вдається дотримуватися обіцяного” та ін.    12. Уміння ілюструвати ключові моменти у розмові. Для цього варто застосовувати приклади з реального життя, експресивність мови.    13. Уміння не реагувати на емоції партнера по спілкуванню, стримувати свої емоції. Потрібно наголошувати на потребах, пріоритетах і перевагах, а не на особі (відмежувати особистість від проблеми і всю силу аргументів спрямувати у русло проблеми). Важливо зважати на те, що особа робить, а не на її риси характеру, якості.    14. Здатність партнерів правильно ставити запитання, виявляти активність.в обговоренні проблеми. Зворотний зв'язок при цьому варто базувати на спостереженнях, а не на умовиводах, на конкретній ситуації, а не на абстрактній поведінці, тобто послуговуватися принципом “тут і тепер”. Не слід виправдовуватися, набагато раціональніше виявляти активність, впевненість, готовність сприймати напади.    15. Уміння створювати ефект зовнішньої привабливості (“ефект візуального іміджу”) завдяки доброзичливому погляду, елегантній манері спілкування.    16. Використання “ефекту перших фраз”. Йдеться про енергійний початок розмови.    17. Здатність розпізнавати причини, що зумовлюють втрату інформації (“ефект дисперсії” — розсіювання інформації в міру її віддаленості від відправника).    18. Уміння використовувати контрзасоби щодо недобросовісних прийомів під час розмови. Ефективно використовувати недружелюбні зауваження собі на користь, а на деякі з них взагалі не зважати. Значний ефект справляють на партнера прохання викласти те саме позитивно, говорити спокійно тощо.    19. Дотримання поради з психології переконуючого впливу: “Зрозуміти — ще не означає прийняти інформацію”. Якщо людина зрозуміла все, про що йшлося, це ще не означає, що вона погодилася і прийняла інформацію, оскільки повідомлення може суперечити її переконанням, не задовольняти її потреби, викликати когнітивний або моральний дисонанс, дискомфорт.    20. Використання техніки вирівнювання напруження. У процесі розмови воно нагнітається поступово. Нерідко буває, що у партнерів ще до початку розмови розладналися стосунки. Тому, враховуючи вид напруження, необхідно обрати ефективний спосіб його зняття. З цією метою партнеру можна надати змогу виговоритися (висловити все, що наболіло, без обмежень і переривань). Важливо також вербалізувати його і свій емоційний стан. Якщо напруження сягнуло “точки кипіння”, краще перевести розмову з абстрактної площини на рівень конкретних пропозицій. Знімає напруження застосування позиції “на рівних”, пов'язаної з підкресленням значущості партнера і поваги до нього. її протилежністю є позиція підкорення, яка призводить до нагнітання напруження.    21. Уміння відповідати опоненту. Ефективним у цьому сенсі є прийом “так — але”. Він передбачає, щоб перші слова були стверджувальними незалежно від змісту висловлювання партнера, має вів рацію чи ні (“Справді”, “Правильно”, “Я згоден”, “З цим не можна не погодитися” тощо). Опонент, не дослухавши речення до кінця, відчує приємність від стверджувальних фраз. Завдяки цьому створюється позитивний емоційний фон, який не заважатиме сприйняттю наступних слів, наступного “але”, оскільки воно (“але”) вплітатиметься у позитивну емоційну канву.    22. Уміння вчасно зупинитися. Якщо дискусія стає надто емоційною або один з опонентів застосував недопустиму тактику, що вплинуло на самопочуття, завжди можна ініціювати перерву. Виправданим є цей прийом і тоді, коли стає очевидним приховування інформації. Доцільно переривати розмову і тоді, коли партнери зайшли у глухий кут, зберігаючи шанси, але так, щоб залишилась можливість продовжувати її в майбутньому, якщо в цьому буде потреба.    Отже, будь-який засіб може бути вагомим і ефективним, якщо його застосовувати не механічно, а на основі врахування конкретної ситуації, соціокультурного та етнопсихологічного контексту комунікації. Дотримуючись універсальних технік і правил (вияв поваги до партнера, ставлення до нього як до найвищої цінності та ін.), важливо пам'ятати, що однакових ситуацій спілкування не буває. Іноді дії поза правилами теж можуть забезпечувати необхідний результат спілкування.