6. Обработка информации в списках. Сортировка строк и столбцов, создание пользовательского порядка сортировки, использование автофильтра для поиска записей

Списком называется таблица с данными, разделенная на столб­цы-поля и строки-записи. В сущности, список представляет собой базy данных. Со списком можно выполнять следующие процедуры:

• Использовать список ячеек в качестве базы данных.

• Сортировать записи по одному или нескольким полям.

• Найти важные записи с помощью фильтров.

• Создавать сводные таблицы.

Создание списка в Excel происходит следующим образом:

1. Открыть новую книгу или новый лист в существующей книге.

2. Создать заголовки для каждого поля в списке, затем выров­нять и отформатировать жирным шрифтом.

3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в со­ответствии с данными, которые в них должны храниться. Это подразумевает наложение числовых форматов (денежных и да­ты), изменение выражения и т.д.

4. Ввести новые записи (т.е. данные) под заголовками. При этом нужно соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаи­мосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым, но не более 65 536 записей.

5. Сохранить книгу.

Для облегчения обработки данных в списке, имеется команда Данные – Форма, предназначенная для добавления, удаления и поиска записей.

При вводе данных в список желательно контролировать тип вводимой информации и свести к минимуму ошибку при вводе. Средство проверки ввода – команда Данные – Проверка – вкл. Параметры. В области Условия проверки выбрать формат значений выделенных ячеек и в дополнительных текстовых полях ввести дополнительные ограничения. При этом можно задать Сообщение для ввода и Сообщение при ошибке.

Сортировка строк и столбцов.

После того, как записи будут организованы в список, можно вос­пользоваться командами меню Данные для перестановки и анализа данных. Команда Сортировка позволяет переставлять записи в дру­гом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются в убывающем, возрастающем или выбранном пользователем порядке.

Порядок:

1.Выделить ячейку в списке, кот. надо сортировать.

2.Данные/Сортировка.

3.Вокне диалога Сортировка диапазона указать или установить а)заголовок столбца, по кот. производится сортировка, б)тип сортировки.

4. ОК

5.При сортировке по нескольким столбцам надо указать :а) поле для первичной сортировки, б)поле вторичной сортировки, в) выбрать столбец для сортировки в последнюю очередь.

6. Отмена сортировки осуществляется сразу же после ее проведения командами Правка/Отменить/Сортировка.

Задание пользовательского порядка сортировки.

Создание пользовательского списка сортировки выполняется так:

1.выполнить команду Сервис – Параметры – вкл. Списки

2.выбрать из перечня Списки значение Новый Список, в поле Элементы списка появляется курсор. Здесь следует ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки.

3.ввести значения в нужном порядке для сортировки и нажать кнопку Добавить. Вводить значения через запятую.

4.закрыть окно диалога Параметры кнопкой ОК.

Сортировка в пользовательском порядке.

1.выделить любую ячейку в списке

2.команда Данные – Сортировка. Открывается окно Сортировка диапазона.

3.выбрать в списке Сортировать По поле для первичной сортировки, и задать вид сортировки. Указанное направление также относится и к пользовательским порядкам сортировки.

4. открыть окно диалога Параметры сортировки кнопкой Параметры. В нём имеется раскрывающийся список с пользовательскими порядками сортировки.

5.выбрать из раскрывающегося списка Сортировка по первому ключу нужный вариант пользовательского порядка сортировки. Пользовательский порядок сортировки может быть указан и для вторичных сортировок.

6.нажать ОК в каждом из окон диалога.

Создание сводных таблиц

Наиболее мощным средством обработки данных в Excel является команда Сводная таблица. В результате её выполнения создастся на­страиваемая таблица для организации полей на -тете в новых сочета­ниях. Методика сводных таблиц позволяет превратить строки в столбцы и наоборот, а также решать многие другие задачи.

Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таб­лиц. который следит за вводом информации, помогает производить вычисления и форматировать таблицу. Сводная таблица создается следующим образом:

1. Выделить любую ячейку в списке, который будет рассматри­ваться с помощью сводной таблипы.

2. Выполнить команду Данные/Сводная таблица. Появится ок­но диалога Мастер сводных таблиц, в котором следует указать источник данных для таблицы. Для этого установить переключа­тель В списке или базе данных Microsoft Excel и нажать кнопку Далее.

3. Поскольку список находился на экране в момент запуска Мас­тера, Excel выделит его, иначе его следует выделить мышью.

4. Нажать кнопку Далее: в следующем окне необходимо указать расположение полей в сводной таблице. Поля перечислены на подвижных кнопках в правой части окна.

5. Определить исходную структуру сводной таблицы перетаски­ванием кнопок с полями в области Строка и Столбец, Страница и Данные. Поля в области Данные будут просуммированы функцией СУММ. Область Страница предназначена для полей. которые необходимо просмотреть более внимательно.

6. Нажать кнопку Далее - открывается последнее окно Мастера сводных таблиц. По умолчанию Excel создает сводную таблицу на новом листе, однако, можно выбрать уже существующий лист и даже указать точное расположение ячеек. Затем нажать кнопку Готово. В книге появится сводная таблица

8. Анализ данных.

Основные встроенные функции Microsoft Excel

Набор встроенных функций Excel предназначен для решения специализированных задач. При помощи хорошо организованных формул и функции можно взглянуть на деловые данные в новом ракурсе.

Функции - это специализированные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления.

Основные встроенные функции делятся на следующие категории:

- математические функции.