1.Краткая характеристика ms Excel.Области применения. Новые возможности.

Microsoft Excel - это программа управления электронными таблицами общего назначения, которая используется для вычислений, организации и анализа деловых данных.

Область применения Excel

• Решение простых задач учета.

• Составление различных бланков.

• Деловая графика, вплоть до создания сложных трехмерных диа­грамм.

• Полный баланс фирмы.

• Разработка разделов бизнес-планов.

• Задачи планирования и прогнозирования.

• Решение задач целеориентирования.

• Решение задач для реализации финансово-экономической страте­гии развития предприятия и т.д.

Новые возможности Microsoft Excel

Разметка страницы. В основном

режиме просмотра мож­но

отрегулировать положение разрывов

страниц, перед тем как выводить лист на

печать.

Построение диаграмм. Пять типов диаграмм, а также пошаговые действия под руководством специального мастера.

Книги совместного использования. Усовершенствования для пользователей, совместно работающих над книгами через локальную сеть или Интернет использованием специального подменю.

Условное форматирование. Форматирование ячейки может за­висть от ее содержимого. Например, если число в ячейке ниже поро­гового значения, оно выводится на синем фоне.

Проверка данных. Команда Проверка контролирует тип данных, вводимых в ячейки листа. Можно оставить пользователю всплывающий комментарий или вызвать нестандартное сообщение об ошибке.

Поворот текста. С помощью средства на вкладке Вы­равнивание можно развернуть текст и обрамление на любой угол.

2.Характеристика основных модулей ms Excel. Основные термины ms Excel.

Наиболее важным модулем является калькуляционный или вычислительный модуль, с помощью которого происходит обра­ботка как числовых, так и текстовых данных в таблицах. Для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обрабо­танных с помощью вычислительного модуля получать диаграммы различных типов.С помощью модуля базы данных в Excel реализован доступ к внешним базам данных. Однако функциональные возможности этого модуля по сравнению со специальными программами СУБД на более низком уровне. Модуль программирования позволяет пользователю не только автоматизировать собственную оболочку программы. В данной вер­сии Ехсеl возможности создания макросов значительно расширены благодаря использованию в ней языка программирования Visual Basic for Applications.

Преимущество этого языка в том, что составленные в Excel мак­росы можно использовать в других прикладных программах фирмы MICROSOFT.

Основные термины.

1.Рабочий лист. Состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Диаграммы сохран-ся и обрабатываются в листах диаграмм. 2. Рабочая книга. По умолчанию состоит из 16 листов; максимально – из 256 листов. Все листы хранятся в одном файле. 3. Контекстное меню. 4. Строка формул. Позволяет вводить формулы и производить вычисления. 5. Сама формула, кот. обязательно начинается со знака = и представляет собой комбинацию матем –х операторов, чисел, ссылок и функций. 6. Ссылка – сновной элемент при выполнении вычислений с использованием неск-х ячеек. Осн. эл-том ссылки явл-ся адрес ячейки. Ссылки бывают абсолютными и относительными. 7. Абсолютная ссылка устан-ся либо посредством задания имени ячейки, либо с пом. указания символа $ в адрес ячейки. Абс. ссылка устан-ся независимо от ссылки ячейки. 8. Адрес. 9. Имя присваивается отдельным ячейкам . Исп-ся в адресах и ссылках на эти ячейки. 10. Относит. ссылка. Исп-ся для указания адреса ячейки относительно позиции ячейки, используемой в формуле. 11. Ярлычки листов. Служит для идентификации листа, а также для копирования, выбора и перемещения. 12. Visual Basic.Представляет собой развитие языка Basic. Причина его создания - несовместимость языков макропрограммирования большинства прикладных программ. 13. OLE-протокол. Связывает внедренные данные с приложением источника.

3. Ввод примечаний. Использование ссылки на ячейки в формулах (примеры относительных, абсолютных и смешанных ссылок). Вставка гиперссылок.

Примечания. Для привлечения внимания пользователей к опред. информации некот. ячейки полезно снабдить текст. или звуковыми примечаниями.

Для выполнения этой процедуры следует:

1. выделить ячейку, для которой будет создано примечание

2. выполнить команду Вставка –Примечание, откроется временное окно диалога.

3. Ввести текст под фамилией пользователя, создающего примечание.

4. Чтобы закончить ввод примечания, щелкнуть на любой ячейке.

Ячейки с примечанием снабжены красной точкой в правом верхнем углу. Чтобы вызвать примечание во время работы с листом, следует навести указатель мыши на ячейку с примечанием и задержать его там до появления всплывающего окна с текстом. Примечания не меняют содержимого ячейки. Для удаления примечания Правка – Очистить – Примечания.

Чтобы просмотреть все примечания в книге следует выполнить команду Вид – Примечания. Когда флажок этой команды установлен, все примечания в листе выводятся во всплывающих окнах.

Команда Примечания также отображает на экране панель инструментов Рецензирования, на которой имеются полезные кнопки для редактирования текста существующего примечания.

Изменить примечание можно с помощью контекстного меню щелчком правой кнопки мыши на ячейке с изменяемым примечанием и выполнением команды Изменить примечание.

.Использование ссылки на ячейки. Формулы могут содержать ссылки на ячейки. Ссылки на ячейки применяются вместе с числами, матем. операциями и т.д. Ссылки на ячейки можно создавать в формулах одним из трех способов: набором имени, с пом. мыши, с пом. клавиатуры.

Вставка гиперссылок. Порядок: 1) Выделить ячейку, в кот. должна находиться гиперссылка .2) Вставка – Гиперссылки или Добавить гиперссылку на стандартной панели инструментов. 3) Откроется окно диалога Добавить гиперссылку, в котором следует выбрать имя файла, открываемого при активизации гиперссылки. Выбор файла можно осуществить через кн. Обзор. 4).ОК. Активизация гиперссылки – щелчок на ячейке, содержащей гиперссылку. Удаление гиперссылки: активизировать ячейку, расположенную рядом с удаляемой, а затем следует воспользоваться клавишами со стрелками, чтобы выделить ячейку с гиперссылкой; Выполнить Правка – Очистить. Отменить удаление можно командой Правка – Отменить очистку.

4. Назначение колонтитулов. Создание колонтитулов. Масштабирование распечатки. Ориентация страницы.

Вставка верхних и нижних колонтитулов. Команда Вид/Колонтитулы предназначена для добавления к листам верхних и нижних колонтиту­лов. В них обычно содержится информация о документе: имя листа и книги, время и дата создания или текущий номер страницы.

1. Выполнить команду Вид / Колонтиту­лы.

2. По умолчанию верхний колонтитул состоит из имени текущего листа. Чтобы его заменить следует щелкнуть на раскрываю­щемся списке Верхний колонтитул.

3. Чтобы изменить нижний колонтитул следует щелкнуть на рас­крывающемся списке Нижний колонтитул.

4. Нажать кнопку Ok. При печати колонтитулы появляются на всех страницах.

Для удаления колонтитулов нужно в каждом из списков выбрать значение Нет-

Для создания собственных колонтитулов следует нажать кнопку Создать верхний колонтитул. Откроется окно диалога Верхний ко­лонтитул. в котором можно задать три части верхнего колонтитула: левую, центральную и правую. Тоже относится и к нижнему колонти­тулу. Для заполнения частей нужно следовать инструкциям данного окна диалога.

Управление ориентацией страницы.

Ориентацией называется направление, в котором лист выводится на печатной странице. Ориентация бывает книжной и альбомной. Команда Файл – параметры страницы – вкл. Страница позволяет установить следующие параметры: ориентация, масштаб (для печати), размер бумаги, качество печати.

Настройка полей страницы.

Вкладка Поля окна диалога Параметры страницы позволяет задавать величину полей в книге. Для центровки листа между полями следует установить флажки Горизонтально или Вертикально.

Масштаб устанавливается в процентах от натуральной величины.

5. Форматирование р.л: форматирование ячеек. Назначение окна диалога Формат/ Ячейки, краткая характеристика вкладок диалогового окна (число, выравнивание, шрифт, границы, вид, защита)

Изменить внешний вид ячеек листа можно выполнением следующей процедуры: выделить нужные ячейки и выполнить Формат – Ячейки. Откроется диалоговое окно Формат ячеек, содержащее шесть вкладок с атрибутами формата.

Изменение выравнивания. Команды Формат – Ячейки – позволяют изменить выравнивание и ориентацию данных в ячейках. Из списка По горизонтали и По вертикали выбрать нужные значения. Группа Ориентация позволяет в выделенных ячейках расположить текст под произвольным углом в пределах полукруга в 180. Предусмотрена кнопка для создания буквенного столбика.

Изменение числовых форматов. Для изменения формата число­вых значений в Excel используется команда Формат / Ячейки / вкладка Число / список Числовые форматы.

Существуют следующие стандартные виды числовых форматов: Общий, Числовой, Денежный, Финансовый, Да­та, Время, Процентный, Дробный, Экспоненциальный, Текстовый, Дополнительный, Все форматы

Создание пользовательских числовых форматов является одним из средств, с помощью которого пользователь может создать нестан­дартный числовой формат. Для этого следует выполнить команду Формат / Ячейки / вкладка Число / значение Все форматы из списка Числовые форматы / либо изменить существующий формат, либо создать новый. Или воспользоваться командой Формат / Ячейки / Число / и выбрать нужный формат из списка Тип.

Изменение шрифта и цвета текста.

Команда Формат / Ячейки / вкладка Шрифт позволяет изменять шрифт, начертание, размер и цвет данных в выделенных ячейках. Кроме того можно за­дать подчеркивание и создать специальные эффекты форматирования - подчеркивание, верхние и нижние индексы. Можно также выполнять форматирование отдельных символов в ячейке. Для этого выделить сначала ячейку, а затем – форматируемые символы в строке формул.

Добавление границ к ячейкам. Обведение важных ячеек рамка­ми для выделения конкретной информации на листе можно осущест­вить с помощью команды Формат / Ячейки / вкладка Граница. при этом можно исп-ть для задания рамок область Тип линии.

Добавление заливки к ячейкам. Формат – Ячейки – Вкладка Вид – область Цвет – список Узор. Добавляет фоновую заливку к ячейкам и создает узоры.

Копирование атрибутов формата кн. Формат по образцу. Выделить ячейку, формат кот. надо копировать. Нажать кн. Формат по образцу. Выделить диапазон ячеек, кот должны быть отформатированы с новыми атрибутами. Применить скопированный формат к новому диапазону. для отмены атрибутов формата – Правка – Отменить.

Защите листов.

1. Щелкнуть на ярлычке листа, который требуется защитить.

2- Выполнить команду Сервис / Защита / Защитить лист- По­является окно диалога Защитить лист. В нем есть текстовое поле Пароль и три флажка защиты, определяющие тип защиты.

3. Ввести короткий пароль и нажать кнопку Ok. Регистр букв пароля следует запомнить.

4. Когда Excel попросит повторить пароль, следует его повторить и записать где-то для памяти.

5. Для снятия защиты выполнить команду Сервис / Защита / Снять защиту листа. Защиту можно снять только при зна­нии пароля.

Если какие-то ячейки листа нужно оставить незащищенными, например, для ввода данных, то перед выполнением команды для ус­тановления зашиты следует спять флажок Защищаемая ячейка на вкладке Защита окна диалога Формат ячеек. Защита структуры книги. Защита от изменений структуры книги означает защиту от изменения имен и порядка следования лис­тов. Для этого: 1. Выполнить команду Сервис / Защита / Защитить книгу. В окне диалога Защита книги имеется поле Пароль, куда нужно ввести пароль, можно и не вводить (защита без пароля), и флажок Структуру. При установке этого флажка структуру книги уже изменить нельзя.2. Нажать кнопку Ok.3. Повторить ввод пароля, когда Excel попросит.4. Снять защиту можно командой Сервис / Защита / Снять за­щиту книги.

Установка пароля для доступа к файлу. Этот уровень защи­ты ограничивает доступ к файлу, запрашивая ввод пароля перед от­крытием файла.

1. Создать книгу.

2. Выполнить команду Файл / Сохранить как. Откроется окно диа­лога Сохранение документа, в котором указать имя файла

3. Нажать в окне диалога кнопку Параметры. Появится окно диалога Параметры сохранения. В нем имеются два текстовых поля. Пер­вое из них, Пароль для открытия файла, служит для ограничения доступа к книге. Без знания другого пароля, Пароль разрешения записи, пользователи не смогут сохранить свои изменения в фай­ле.

4. Ввести пароль в поле Пароль для открытия файла и нажать кнопку Ok. Повторить ввод пароля, когда Excel попросит.

5.Для снятия пароля вып-ть ком. Сохранить как, нажать кн. Параметры и удалить пароль из текстового поля.