32. Примеры электронного документооборота. Автоматизация деловых процессов

1) Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять.

Пример: Отдел через модуль поручений отдает срочный заказ на покупку оборудования. Заявка попадает в библиотеку документов, где обрабатывается, фиксируется и, по заранее заданному маршруту, отправляется начальнику отдела по электронной почте, доступ к которой у него есть на любом устройстве при наличии Интернет подключения. Сообщение содержит в себе ссылку, по которой можно просто перейти на актуальную версию документа на сервере SharePoint. Начальник отдела в командировке, но он может подключиться к системе, рассмотреть и одобрить заказ. Через час задача переходит к менеджеру по поставкам, который должен уточнить цену и наличие товара на складе. Спустя 3 часа заявка одобрена и готова к дальнейшему рассмотрению и переходит к начальнику по бюджету. Начальник по бюджету тоже находится в командировке, но он может подключиться к системе, поэтому, в этот же день заказ подписан. И направлен к бухгалтеру, который готовит счет к оплате. И уже на следующий день начальник отдела оплачивает заказанный товар. А начальник отдела смог проследить выполнение задания каждым сотрудником с помощью модуля контроля исполнения поручений. Весь процесс занял не более трех дней, отдел получил заказанное оборудование и может уже начать с ним работать. Без такой системы обработка заказа заняла бы более недели.

несколько примеров конечных приложений автоматизации документооборота:

• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)

• электронный архив документов

• согласование и утверждение документов

• оформление командировок

• контроль исполнения документов и поручений

автоматизация договорного процесса

2)Автоматизация бизнес-процессов - явление, набирающее все большую популярность на современном рынке. И это абсолютно обосновано - ведь механизмы автоматизации позволяют сократить издержки любого производства, а следовательно - сделать бизнес более эффективным.

Автоматизация бизнес процессов приносит следующие преимущества:

• сокращение сроков исполнения задач;

• уменьшение трудозатрат;

• минимизация неточности информации, обрабатываемой в компании;

• усовершенствование производственного процесса;

• рост эффективности взаимодействия с клиентами;

• оперативность финансовой отчетности и аналитики;

• повышение уровня командной работы.

Как результат - автоматизация бизнес процессов приводит к повышению эффективности работы предприятия в целом.

Автоматизация бизнес процессов может происходить как по частям, так и с помощью внедрения комплексной интегрированной ERP-системы. Преимущества комплексной автоматизации заключаются в том, что ИТ-решение охватывает большинство функций в компании. Клиент получает возможность работы в общей интегрированной системе, объединяющей все бизнес процессы в единое целое. Стандартные системы автоматизации бизнес-процессов в глобальном понимании можно разделить на два больших пласта: первый из них - это дорогие системы для крупных компаний, например, SAP, PeopleSoft, Oracle, Siebel или некоторые продукты Microsoft. Эти системы очень функциональны, есть возможность их гибкой настройки и адаптации практически под любую отрасль бизнеса. Автоматизировать можно солидное количество бизнес-процессов компании: маркетинг, продажи, производство и многие другие. Следует отметить, что стоимость и сроки внедрения, а также цена владения не под силу среднему и мелкому бизнесу.

Второй - это системы, которые по карману среднему и мелкому бизнесу. В качестве примера можно привести 1С и отраслевые системы. Здесь рынок более динамичный, стоимость одного внедрения значительно ниже цен в первой группе. Компании, обращающиеся за разработкой или внедрением системы, четко понимают задачи и добиваются максимальной отдачи т.к. еще не успели открыть тысячи филиалов по стране и серьезно бюрократизироваться. Следовательно, происходящие в них бизнес-процессы могут быть подвержены реинжинирингу без лишнего сопротивления.