Тема 6. Основы работы в табличном редакторе Microsoft Excel

Цель лабораторной работы: ознакомиться с интерфейсом и научиться практическим приемам создания и редактирование простейшего документа в табличном редакторе Microsoft Excel.

1. Интерфейс Miсrosoft Excel

Интерфейс текстового процессора Microsoft Excel представляет собой стандартный оконно-ориентированный интерфейс. Многооконная организация Microsoft Excel позволяет одновременно работать с несколькими документами, каждый из которых расположен в своем окне. Рабочий файл Microsoft Excel (*.xls) называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из листов, имена которых (Лист1, Лист2, …) выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги. Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Для прокручивания ярлыков используются кнопки слева от горизонтальной координатной линейки.

Строка формул

Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами, а строки – цифрами. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца. Например, если ячейка находится на пересечении столбца F и строки 7, то она имеет адрес F7.

Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Активная ячейка выделяется рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в ней мышью. Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо установить указатель мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки. Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на его имени. Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках листов.

2. Создание и сохранение документа

Для создания нового документа в программе Microsoft Excel следует просто загрузить приложение Excel, по умолчанию создается пустой документ на основе стандартного шаблона Normal.dot. Если же необходимо создать новый документ в уже открытом приложении Excel, то следует на панели инструментов Стандартная нажать кнопку Создать или выбрать в строке меню -> и на панели Область задач выбрать необходимый шаблон, по которому будет создан новый документ.

Для открытия существующего документа в программе Microsoft Excel следует выбрать в строке меню -> или на панели инструментов Стандартная нажать кнопку Открыть , и в окне Открытие документа найти искомый документ, выбрать открыть его.

Для сохранения документа в программе Microsoft Excel следует выбрать в строке меню ->. Если сохранение происходит впервые, то программа вызовет диалоговое окно Сохранение документа. Указав диск, папку и в текстовом поле Имя файла - имя документа, щелкните на кнопке Сохранить. Имя должно иметь не более 256 символов и описывать содержание документа. Документ после сохранения при дальнейшей работе необходимо периодически сохранять, чтобы минимизировать потерю данных в случае отключения электроэнергии или возникновения других проблем с системой. В настройках Microsoft Excel существует параметр автосохранение в строке меню Сервис->Параметры вкладка Сохранение флажок автосохранять данные для автовосстановления каждые: необходимо задать интервал времени, через который будет происходить сохранение документа.

В случае если появилась необходимость переименовать или создать резервную копию документа под другим именем, необходимо выбрать в строке меню -> и задать навое имя.